Verbijzondering inrichten

Met verbijzonderen geef je financiële mutaties een extra kenmerk, zodat je gerichter kunt rapporteren. Je koppelt kosten en opbrengsten aan verbijzonderingscodes, zoals kostenplaatsen en kostendragers. In Profit werk je daarbij met verbijzonderingsassen. Een verbijzonderingsas is een dwarsdoorsnede die je in de instellingen een eigen naam geeft, bijvoorbeeld Kostenplaats of Kostendrager. Je kunt maximaal vijf assen gebruiken en elke as anders benoemen.

Je richt per grootboekrekening in of je verbijzonderen gebruikt en welke codes je daarop mag boeken. Wil je ook inzicht per hiërarchisch niveau, dan gebruik je een verbijzonderingsstructuur. Daarmee maak je groepen op meerdere niveaus, zoals rayon, regio of business unit. Je gebruikt deze structuur in je eigen rapportages en om analyses mogelijk te maken die vrije velden niet standaard ondersteunen.

Lees op de hoofdpagina Verbijzondering hoe het volledige proces werkt en wanneer je deze inrichting toepast.

Inhoud

Beschrijving

Je beschikt over vijf verbijzonderingsassen die je onafhankelijk van elkaar kunt gebruiken. De vijf verbijzonderingsassen hebben dus geen onderlinge relatie. Hiermee maak je dus maximaal vijf verschillende doorsneden van de omgeving.

Je kunt op verschillende manieren met verbijzonderingen omgaan:

Tijdens het boeken van dagboekmutaties en andere boekingen kun je direct de juiste verbijzonderingscode invullen.
Op de eerste boekingsregel verdeel je tijdens het boeken de boekingsbedragen over meerdere verbijzonderingscodes.
Je laat de bedragen automatisch procentueel verdelen over meerdere verbijzonderingscodes tijdens het afdrukken van verbijzonderingsoverzichten.
Je stelt een verdeelsleutel vast die geboekte bedragen periodiek automatisch herverdeelt over een aantal verbijzonderingscodes in dezelfde as.

Het verbijzonderen van financiële boekingen biedt de volgende voordelen: het aantal grootboekrekeningen vermindert (1), je inzicht wordt vergroot (2) en uitbreiding is geen enkel probleem (3).

Voorbeeld:

Je gebruikt 30 grootboekrekeningen voor het journaliseren van salarissen en het bedrijf heeft twee afdelingen.

Zonder verbijzondering voeg je voor iedere salarisjournaalpost twee grootboekrekeningen toe (4000 Salaris directie, 4001 Salaris personeel etc.). Bij twee afdelingen heb je dus 60 grootboekrekeningen nodig, bij drie afdelingen 90 en bij vier afdelingen (Directie, Verkoop, Administratie en Magazijn bijvoorbeeld) al 120 grootboekrekeningen. Of je gebruikt de grootboekrekeningen 4400 Brandstof, 4401 Verzekering auto, 4402 Wegenbelasting auto, 4403 Onderhoud auto en 4404 Afschrijving auto. De aanschaf van een tweede auto levert dan weer 5 grootboekrekeningen op. Sortering op afdeling of op auto is bij deze manier van verwerking bijna onmogelijk.
Bij verbijzondering gebruik je 30 standaard grootboekrekeningen voor de salarisjournaalposten. Hier voeg je 2 verbijzonderingscodes aan toe. Uitbreiding naar 5 afdelingen betekent dan een uitbreiding met 3 verbijzonderingscodes. In de oude situatie zou dit betekenen 3 x 30 grootboekrekeningen. Uitbreiding van 2 naar 20 auto’s levert 18 x 5 = 90 nieuwe grootboekrekeningen op in plaats van 18 verbijzonderingscodes.

Als je gebruikmaakt van verbijzonderingen heb je altijd inzicht in alle kosten van één verbijzondering (afdeling), alle kosten van een soort (salarissen) en je hebt overzichten waarbij kosten en afdeling bij elkaar zijn gesorteerd (bijvoorbeeld via een draaitabel in Excel).

Stap 1: Aantal verbijzonderingsassen bepalen

Voordat je verbijzonderingscodes toevoegt, stel je eerst de basisinstellingen voor verbijzonderen in. Je bepaalt per omgeving hoeveel verbijzonderingsassen beschikbaar zijn en welke naam elke as krijgt, bijvoorbeeld Kostenplaats of Kostendrager. Standaard zijn twee assen beschikbaar.

Vervolgens stel je per administratie in hoeveel van deze assen je daadwerkelijk gebruikt. Dit kan afwijken van het aantal dat je op omgevingsniveau hebt ingericht. Werk je bijvoorbeeld met één verbijzonderingsas, dan verlaag je eerst het aantal assen in de administratie-instellingen.

Met deze inrichting leg je de structuur vast voor het verbijzonderen. Daarna kun je verbijzonderingscodes toevoegen en gebruiken in je financiële administratie.

Omgevingsinstellingen verbijzondering vastleggen:

Je bepaalt het aantal verbijzonderingsassen en de omschrijvingen van deze assen voor de hele omgeving.

Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen.
Ga naar het tabblad: Verbijzonderen.
Stel het aantal assen in.
Vul de omschrijvingen van de assen in.
De omschrijvingen van de verbijzonderingsassen kun je niet aanpassen per administratie. Houd er rekening mee dat als je op omgevingsniveau vijf assen vastlegt en in een administratie drie assen instelt, automatisch de eerste drie assen worden gebruikt.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Klik op: Ja.
De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.

Stap 2: Administratie-instellingen verbijzondering vastleggen

Per administratie stel je in hoeveel assen je daar gebruikt. Kies je voor één as, dan wordt de eerste as Vestiging gebruikt zoals in de afbeelding hierboven.

Verbijzondering instellen bij de administratie:

Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
Ga naar het tabblad: Boeken algemeen.
Vul het aantal assen in.
Als je niet wilt verbijzonderen in de administratie vul je '0' bij Aantal assen in.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Als de knop Opslaan en sluiten grijs is, controleer dan op de tabbladen of er een verplicht veld nog niet is ingevuld. Vul dan het verplichte veld in.

Aantal assen verlagen:

Als er al in de administratie geboekt is, dan kun je het aantal assen in de administratie-instellingen niet meer verlagen. Mocht je dat toch proberen, dan volgt de melding: Je kunt het aantal assen niet verminderen, er is al geboekt in deze administratie.

Dit is alleen op te lossen door de mutaties in de administratie te verwijderen, dit is uiteraard een ingrijpende stap. Daarna voer je eerst Herberekenen cumulatieven uit en vervolgens verlaag je het aantal assen in de administratie-instellingen.

Stap 3: Verbijzonderingscode toevoegen

Je kunt verbijzonderingscodes op verschillende plekken toevoegen. Na het toevoegen van de verbijzonderingscodes kun je de kostenplaats koppelen aan de grootboekrekeningen.

Code verbijzondering toevoegen:

Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de verbijzonderingsas.
Vul de velden in.
Klik op: Voltooien.

Verbijzonderingscode bij as toevoegen:

Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Verbijzonderingsas.
Open de eigenschappen van een verbijzonderingsas.
Ga naar het tabblad: Codes verbijzondering.
Klik op: Nieuw.
Vul de velden in.
Vul eventueel in het veld Selectiewaarde een waarde in voor deze verbijzonderingscode. In een aantal verbijzonderingsoverzichten kun je selecteren op de Selectiewaarde.
Vink Aantallen bijhouden aan als je wilt dat naast bedragen ook aantallen worden bijgehouden bij de verbijzonderingscode. Tijdens het boeken geef je dan zowel het bedrag als het aantal in.
Klik op: Voltooien.

Verbijzonderingscodes importeren:

Wil je liever importeren? Er zijn ook er kant-en-klare importsjablonen en -definities die met name gericht zijn op implementaties, je vindt deze op de Klantportal.

Volg hiervoor de stappen van het importeren via bestaande importdefinitie.

Stap 4: Grootboekrekening inrichten voor verbijzonderen

Je geeft per grootboekrekening aan of je mutaties wilt verbijzonderen. Zo ja, dan moet je bij het boeken op deze rekening verplicht een verbijzonderingscode invullen. Je koppelt in de eigenschappen van de grootboekrekening de verbijzonderingscodes waarop geboekt mag worden; andere verbijzonderingscodes zijn tijdens het boeken niet beschikbaar. Deze koppeling heet een verbijzonderingstoewijzing.

Je kunt kostenplaatsen op twee manieren koppelen aan grootboekrekeningen: via de eigenschappen van de grootboekrekening of via de weergave met verbijzonderingstoewijzingen.

Het is niet mogelijk om activa te verbijzonderen op meerdere kostenplaatsen voor het journaliseren.

Verbijzondering koppelen aan grootboekrekening:

Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Open de eigenschappen van de grootboekrekening.
Ga naar het tabblad: Verbijzonderingen.
Selecteer per verbijzonderingsas de gewenste verbijzonderingsmethode:
- Handmatig bij boeking (op bedrag): Je selecteert bij het boeken de gewenste verbijzonderingscode(s). Je kunt het regelbedrag uitsplitsen over meerdere verbijzonderingscodes.
- Automatisch (percentueel): Bij het boeken verdeelt Profit automatisch het regelbedrag over de verbijzonderingscodes die aan de rekening zijn gekoppeld.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 5: Verbijzonderingscodes toewijzen aan rekeningen

Met een verbijzonderingstoewijzing leg je per administratie vast welke verbijzonderingscodes je gebruikt bij een grootboekrekening. Je koppelt één of meerdere verbijzonderingscodes aan een specifieke grootboekrekening. Hiermee bepaal je wat er gebeurt wanneer je op deze grootboekrekening boekt. Je stelt in of verbijzonderen niet is toegestaan, optioneel is of verplicht is. Ook leg je vast welke verbijzonderingscodes zijn toegestaan.

Met deze inrichting zorg je dat kosten en opbrengsten direct aan de juiste verbijzonderingscodes worden gekoppeld. Dit voorkomt extra grootboekrekeningen en ondersteunt consistente financiële rapportages.

Je kunt verbijzonderingscodes op twee manieren koppelen aan grootboekrekeningen: via de eigenschappen van de grootboekrekening of via de weergave met verbijzonderingstoewijzingen.

Verbijzonderingstoewijzing toevoegen via grootboekrekening:

Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
Open de eigenschappen van de grootboekrekening.
Ga naar het tabblad: Verbijzonderingstoewijzing.
Klik op: Nieuw.
Vink de verbijzonderingscodes aan.
Klik op: Voltooien.
Klik op: Ja. De toewijzing wordt aangemaakt.
Bij grootboekrekeningen die automatisch (percentueel) worden verdeeld, open je nu de eigenschappen van de koppeling en vul je een percentage in.

Verbijzonderingstoewijzing toevoegen via weergave:

Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Verbijzonderingstoewijzing.
Klik op: Nieuw.
Vink de gewenste regels aan.
Klik op: Voltooien.
Klik op: Ja. De toewijzingen worden aangemaakt.
Bij grootboekrekeningen die automatisch (percentueel) worden verdeeld, open je nu de eigenschappen van de koppeling en vul je een percentage in.

Verbijzondering autoriseren via gegevensfilters (Optioneel)

Een omgeving kan meerdere verbijzonderingscodes bevatten. Met autorisatiefilters kun je ervoor zorgen dat bepaalde verbijzonderingscodes voor een gebruiker worden uitgesloten. Je gebruikt hiervoor het gegevensfilter Financieel / Verbijzonderingscodes. Als je een filter aan dit gegevensfilter toevoegt en daarmee verbijzonderingscodes uitsluit, kunnen de gebruikers die je voor dit filter autoriseert deze verbijzonderingscode bij het maken van een boeking niet selecteren.

Verbijzonderingscodes autoriseren met gegevensfilters:

Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
Klik op: Onderhoud filters.
Selecteer Financieel / Verbijzonderingscodes.
Selecteer hoe je de toegang tot dit gegevensfilter wilt regelen, je kunt kiezen uit:
- Volgens filters: je stelt zelf een filter in waarmee je precies kunt aangeven welke gegevens worden getoond aan de gebruikers die voor het gegevensfilter worden geautoriseerd. Je kunt nu een filter instellen op één of meer velden in het betreffende bestand. De methode voor het instellen van een filter wordt besproken in de help van filters.
- Volledige toegang: als je hiervoor kiest, betekent dit dat de gebruikers die voor het gegevensfilter worden geautoriseerd, alle verbijzonderingscodes kunnen selecteren bij het maken van een boeking.
Vink Volgens filters aan.
Klik op: Nieuw.
Vul de omschrijving in. Deze omschrijving wordt getoond als je gebruikers op dit filter gaat autoriseren.
Klik op: Voorbeeld, om de werking van het filter te controleren.
Let op:

Als je met de knop Verwijderen een gegevensfilter uit de lijst verwijdert, vervallen automatisch ook de autorisaties die je op dit filter aan de gebruikers hebt toegekend. Als je een filter wijzigt, betekent dit ook dat de autorisatie voor de gebruikers via dit filter direct wordt gewijzigd.
Vul het filter bijvoorbeeld als volgt in: Code verbijzondering !=01:

Je kunt ook filteren op Verbijzonderingsas of op Omschrijving code verbijzondering.
Klik op: Opslaan.
Na het toevoegen kun je groepen en/of gebruikers voor dit filter autoriseren. Dit doe je op de volgende manier:
Ga in de autorisatietool naar Onderhoud groepen of Onderhoud gebruikers en selecteer een groep of een gebruiker.
Ga naar het tabblad: Autorisatie.
Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Codes verbijzondering / Filters / Financieel / Verbijzonderingscodes / Hoofdkantoor uitgesloten.
Selecteer het filter en zet dit op Geactiveerd.

Via de knop Filter Wijzigen kun je hier direct het geselecteerde filter aanpassen.

Als je bij het maken van een boeking een verbijzonderingscode kiest waarvoor je niet geautoriseerd bent verschijnt de melding: 'Verbijzonderingscode X van as X mag niet gekozen worden vanwege de autorisatie.'

Aanvullende inrichting verbijzondering

Je kunt de verbijzondering verder verfijnen met aanvullende inrichting. Deze inrichting is niet verplicht voor de werking, deze helpt je om invoer en verdeling beter te sturen.

Je kunt dit uitbreiden met:

Verbijzonderingsafhankelijkheden
Leg vast welke verbijzonderingswaarden je met elkaar combineert. Hiermee voorkom je ongeldige combinaties bij vastlegging.
Verbijzondering doorverdelen
Verdeel kosten automatisch van de ene verbijzonderingscode naar een andere. Dit heeft vaak betrekking op indirecte kosten.
Verbijzonderingsstructuur
Richt een hiërarchie in binnen verbijzonderingen. Hiermee kun je totalen en rapportages op verschillende niveaus raadplegen.
Verbijzondering journalisering per project inrichten
Leg vast hoe je verbijzondering toepast binnen projecten. Hiermee stuur je kosten en opbrengsten binnen projecten gerichter op de juiste verbijzondering.
Niet-terugvorderbare btw inrichten
Richt pro rata in om btw op kosten met gemengd gebruik automatisch te verdelen via verbijzonderingscodes. Hiermee berekent Profit welk deel van de voorbelasting je mag verrekenen.

Direct naar