E-factuur XRechnung (Duitsland) inrichten

Je kunt verkoopfacturen en creditnota’s naar Duitse verkooprelaties versturen als XRechnung. XRechnung is de Duitse standaard voor e-facturen en is gebaseerd op XML. Deze standaard volgt de Europese e-factuurnorm, maar Duitsland stelt extra eisen aan de inhoud. Profit vult daarvoor extra gegevens in, zoals de Leitweg-ID en de contactgegevens van de verkoper. Ook inkomende XRechnung-facturen in UBL kun je inlezen als inkoop-e-factuur.

Je legt het UBL-formaat vast op de administratie, het verkooprelatieprofiel of de debiteur. De instelling op de debiteur gaat voor op het verkooprelatieprofiel. Het verkooprelatieprofiel gaat voor op de administratie. Profit gebruikt het geldende formaat voor verzending per e-mail en via Peppol.

Voordat je XRechnung e-facturen kunt gebruiken, moet je dit eerst inrichten.

Inhoud

  • Dit ga je inrichten
  • Stap 1: Formaat factuur XRechnung vastleggen
  • Stap 2: Verplichte gegevens administratie controleren
  • Stap 3: Verplichte gegevens verkooprelatie controleren
  • Stap 4: Leitweg-ID vastleggen
Dit ga je inrichten

Je richt XRechnung in door eerst het juiste verkoopfactuurformaat vast te leggen. Dit kan op de administratie, het verkooprelatieprofiel en de debiteur. Je gebruikt hiervoor het veld Formaat factuur. Profit gebruikt automatisch de meest specifieke gevulde instelling.

Daarna controleer je de verplichte gegevens voor XRechnung. De administratie moet een telefoonnummer, een e-mailadres afzender en een volledig adres hebben. Ook de verkooprelatie moet een geldig e-mailadres en een volledig adres hebben

Bij het maken van de order of factuur vul je de Leitweg-ID in het bestaande referentieveld in. Profit gebruikt dit veld als verplichte kopersreferentie in de XRechnung.

Stap 1: Formaat factuur XRechnung vastleggen

Je legt het juiste UBL-formaat van de verkoopfactuur vast. Dit kan op de administratie, het verkooprelatieprofiel en de debiteur. Je gebruikt hiervoor het veld Formaat factuur. Profit gebruikt automatisch de meest specifieke gevulde instelling voor verzending per e-mail en via Peppol.

Je legt het formaat vast bij de administratie, het verkooprelatieprofiel of de debiteur. Profit gebruikt automatisch de meest specifieke instelling. Zo kun je een algemeen formaat instellen en hiervan afwijken voor een specifieke debiteur. De instelling geldt voor e-facturen (verkoopfacturen en creditnota's) die je per e-mail of via Peppol verstuurt.

Laat je alle instellingen leeg, dan bepaalt Profit het ubl-formaat van de factuur automatisch volgens de instellingen voor verstrekking.

Voorbeeld

Je hebt bij de administratie Peppol Bis V3 ingesteld. Bij het verkooprelatieprofiel staat NLCIUS en bij de debiteur XRechnung 3.0.

Profit gebruikt XRechnung 3.0, omdat de instelling bij de debiteur voorgaat.

Maak je het veld bij de debiteur leeg? Dan gebruikt Profit NLCIUS van het verkooprelatieprofiel.

Formaat factuur XRechnung op administratie instellen

Je stelt het standaardformaat voor gestructureerde verkoopfacturen van de administratie in.

  1. Open de administratie.
  2. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad: Verstrekking.
  4. Controleer afzendergegevens bij E-mailadres afzender en Naam afzender voor de e-mailberichten die je vanuit Profit verstuurt.

    Je hebt een e-mailadres nodig voor de UBL. Zonder e-mailadres krijg je een foutmelding.

  5. Selecteer het bankrekeningnummer bij Bankrek. verkoopfactuur waaraan de verkooprelatie de e-factuur moet betalen en geldt alleen voor deze administratie. Je kunt de bankrekening ook vastleggen bij het verkooprelatieprofiel als je meestal factureert vanuit één administratie.
  6. Selecteer XRechnung 3.0 bij Formaat factuur.

    Laat het veld leeg als je de instelling van het bovenliggende niveau wilt gebruiken.Deze instelling geldt ook voor Peppol.

  7. Klik op Opslaan en sluiten.
  8. Herhaal dit voor elke administratie die XRechnung gebruikt.

Formaat factuur XRechnung op verkooprelatieprofiel instellen:

Je stelt het factuurformaat in voor verkooprelaties met dit profiel.

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
  2. Open het (standaard) verkooprelatieprofiel.

    Het standaard verkooprelatieprofiel is automatisch van toepassing bij de relaties waar je geen profiel hebt ingesteld.

  3. Ga naar het tabblad: Factureren.
  4. Selecteer XRechnung 3.0 bij Formaat factuur.

    Laat Formaat factuur leeg om de instelling van het bovenliggende niveau te gebruiken. Als die ook leeg is, bepaalt het systeem het formaat automatisch.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Formaat factuur XRechnung op verkooprelatie instellen:

Je stelt het factuurformaat in voor een afzonderlijke debiteur.

  1. Ga naar: 
    • Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie
    • Financieel / Debiteur / Debiteur
  2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
  3. Ga naar het tabblad: Facturering.
  4. Selecteer XRechnung 3.0 bij Formaat factuur.

    Laat het veld leeg als je de instelling van een hoger niveau gebruikt. Is die ook leeg, dan bepaalt het systeem het formaat automatisch.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 2: Verplichte gegevens administratie controleren

Controleer de administratiegegevens die Profit nodig heeft voor XRechnung. Ontbreekt een verplicht gegeven, dan blokkeert Profit de verzending.

De administratie moet een telefoonnummer, een e-mailadres afzender en een volledig adres met postcode en plaats hebben.

Verplichte gegevens XRechnung bij administratie controleren:

  1. Open de administratie.
  2. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Controleer de gegevens van de organisatie die je hebt gekoppeld aan de administratie bij Organisatie/persoon.

    Voor XRechnung moet de administratie een telefoonnummer, een e-mailadres afzender en een volledig adres met postcode en plaats hebben.

    Voor meer informatie over de velden, zie beschrijving bij algemene administratie-instellingen vastleggen.

  5. Klik op Opslaan en sluiten.
  6. Herhaal dit voor elke administratie die XRechnung gebruikt.

Stap 3: Verplichte gegevens verkooprelatie controleren

Controleer de verkooprelatiegegevens die Profit nodig heeft voor XRechnung.

Verplichte gegevens XRechnung verkooprelatie controleren:

  1. Ga naar: 
    • Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie
    • Financieel / Debiteur / Debiteur
  2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Controleer de gegevens bij Communicatiegegevens die Profit nodig heeft voor XRechnung.

    De verkooprelatie moet een geldig e-mailadres hebben en een volledig adres met postcode en plaats hebben.

    Voor meer informatie over de velden, zie beschrijving bij verkooprelatie voor e-facturering inrichten.

  5. Controleer bij Voorkeur contact uit de contactpersonen bij deze organisatie het contact.

    Profit verstuurt de e-mail naar het adres E-mail werk dat is vastgelegd bij het contact.

  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

.

Stap 4: Leitweg-ID vastleggen

Leg de Leitweg-ID vast in het bestaande referentieveld van de order of factuur. Profit gebruikt dit veld als kopersreferentie in de XRechnung.

Let op:

Zorg dat je bij het maken van de order of factuur je de Leitweg-ID in het bestaande referentieveld invult. Profit blokkeert de verzending als de Leitweg-ID ontbreekt. 

Leitweg-ID vastleggen:

  1. Open de order, factuur, creditfactuur.
  2. Vul de Leitweg-ID in bij Opdrachtnummer/referentie.
  3. Controleer of de waarde hoort bij de Duitse afnemer.
  4. Sla de order of factuur op.