Verstrekken via OutSite-portal inrichten

Je kunt facturen (alle typen, m.u.v. proforma abonnementsfacturen), verkooporders en pakbonnen verstrekken via de portal in OutSite. De verstrekkingswijze heet Portal + e-mail.

De verkooprelatie ontvangt hierbij een e-mail zonder bijlage, maar met een hyperlink naar de portal. Vanaf de portal kan hij de verkooporder/pakbon/factuur downloaden als pdf en als UBL.

Ook offerteaanvragen kun je via OutSite verstrekken aan inkooprelaties.

Inhoud

OutSite-portal inrichten

Voor OutSite richt je de portal met de juiste pagina's in.

  1. Activeer de typen pagina's.
  2. Voeg de typen pagina's toe in de OutSite-portal, bijvoorbeeld als submenu-items.

Relatieprofiel inrichten

Je stelt in het verkooprelatieprofiel de voorkeur portalsite in waarmee Profit de hyperlinks samenstelt die verstuurd worden. Ook voeg je een berichtsjabloon toe, speciaal voor verstrekken via de portal. Voor het sporadisch verstrekken via de portal met de Output-wizard is dit voldoende.

Als je aan bepaalde verkooprelaties altijd de verkooporders, pakbonnen en facturen alleen wilt verstrekken via de portal, dan voeg je een nieuw verkooprelatieprofiel toe en richt je dat in.

Ook offerteaanvragen aan inkooprelaties via OutSite richt je in. Dit komt globaal overeen met verstrekken aan verkooprelaties.

Voorkeur portal-site inrichten in relatieprofiel

  1. Ga naar:
    • Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel
    • Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
  2. Open de eigenschappen van het (standaard) relatieprofiel.
  3. Ga naar het tabblad: Factureren.
  4. Selecteer bij Voorkeur Portal de OutSite-site waarvan Profit het adres gebruikt om de hyperlink samen te stellen.
  5. Klik op: OK.

Berichtsjabloon voor verstrekken via portal toevoegen

Als je via de portal wilt verstrekken, moet je een bijbehorend berichtsjabloon toevoegen.

Je voegt een berichtsjabloon toe voor facturen (alle, behalve proforma abonnementsfacturen), verkooporders en/of pakbonnen. Dit geldt ook voor offerteaanvragen. Daarin voeg je de hyperlink toe (tag {Link}). Geef in de naam van het berichtsjabloon aan dat het inclusief de hyperlink naar de portal is.

  1. Voeg een berichtsjabloon toe.

Berichtsjabloon koppelen in nieuw verkooprelatieprofiel (optioneel, voor standaard verstrekking via portal)

Je voegt een verkooprelatieprofiel toe als je aan bepaalde verkooprelaties bepaalde rapporten (verkooporder, pakbon, facturen) alleen via portal wilt verstrekken. Dit nieuwe verkooprelatieprofiel richt je in en koppel je dan bij de verkooprelatie.

Voor offerteaanvragen aan inkooprelaties, hoef je niets te koppelen.

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Doorloop de wizard.
  4. Stel de voorkeur portal-site in.
  5. Klik op: OK.
  6. Open de eigenschappen van het nieuwe verkooprelatieprofiel.
  7. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon voor het koppelen van verkooporders of pakbonnen.
  8. Koppel het nieuwe berichtsjabloon bij het veld Verkooporder of Pakbon.
  9. Of ga naar het tabblad: Berichtsjabloon factuur.
  10. Koppel het nieuwe berichtsjabloon bij het veld Verkoopfactuur of bij een van de andere typen factuur.
  11. Klik op: OK.
  12. Vervolgens richt je de verkooprelatie in.

Relatie inrichten (optioneel, voor standaard verstrekking via portal)

Als je de verkooprelatie standaard naar de portal wilt verwijzen, dan stel je bij de verkooprelatie het afwijkende verkooprelatieprofiel in. Ook stel je de verstrekkingswijze in op Portal + e-mail en controleer je of een e-mailadres aanwezig is.

Als je dit niet als standaard wilt instellen, kun je ook handmatig in de Output-wizard voor afwijkende verstrekking via portal en e-mail kiezen.

Bij inkooprelaties stel je alleen de voorkeur verstrekkingswijze in.

  1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie.
  2. Open de eigenschappen van de verkooprelatie.
  3. Controleer of bij de verkooprelatie het e-mailadres werk is ingevuld.
  4. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  5. Koppel bij Profiel het nieuwe verkooprelatieprofiel.
  6. Selecteer bij Voorkeur verstrekkingswijze de optie Portal + e-mail als je alle mogelijke rapporten via de portal wilt verstrekken.

    Waar verstrekken via de portal niet mogelijk is, zal een e-mail met pdf verstrekt worden.

  7. Ga naar het tabblad: Digitaal als je voor een specifiek rapport (verkooporder, pakbon en/of factuurtype) de verstrekkingswijze Portal + e-mail in wilt stellen.
    1. Klik op: Onderhouden.
    2. Stel per rapport (verkooporder, pakbon en/of factuur) de verstrekkingswijze Portal + e-mail in.
  8. Klik op: OK.

Inkooprelatie instellen:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoop / Inkooprelatie.
  2. Open de eigenschappen van de inkooprelatie.
  3. Controleer of bij de inkooprelatie het e-mailadres werk is ingevuld.
  4. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  5. Selecteer bij Voorkeur verstrekkingswijze de optie Portal + e-mail als je alle mogelijke rapporten via de portal wilt verstrekken.

    Waar verstrekken via de portal niet mogelijk is, zal een e-mail met pdf verstrekt worden.

  6. Ga naar het tabblad: Digitaal. Op dit moment kun je alleen offerteaanvragen verstrekken, maar je stelt daarvoor het rapport Inkoopofferte in voor de verstrekkingswijze Portal + e-mail.
  7. Klik op: Onderhouden.
  8. Stel voor Inkoopofferte de verstrekkingswijze Portal + e-mail in.
  9. Klik op: OK.

Zie ook:

Boekingslay-out inrichten (optioneel, voor standaard verstrekking via portal)

Als je verkooporders, pakbonnen en facturen via de OutSite-portal wilt verstrekken, moeten ze in het dossier zijn opgenomen. In de betreffende boekingslay-outs kun je instellen dat ze altijd worden opgeslagen in het dossier zodra je op Voltooien klikt.

Je kunt ook voor bepaalde verkooprelaties een afwijkende boekingslay-out toevoegen waarin je het instelt.

Als je dit niet als standaard wilt instellen, kun je ook handmatig in de Output-wizard voor opslaan in het dossier kiezen.

Boekingslay-out instellen voor altijd opslaan in dossier:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Open de eigenschappen van de boekingslay-out voor verkooporders, pakbonnen of facturen of voeg een nieuwe toe.
  3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.

  4. Selecteer Altijd bij Order in dossier opslaan. Profit slaat de order dan altijd op in het dossier van de verkooprelatie bij het voltooien van een order. Hier heb je geen omkijken meer naar.

    Je kunt eventueel ook Vraag stellen selecteren. Dan stelt Profit de vraag of je de order in het dossier van de betreffende verkooprelatie wilt plaatsen. Als je dit selecteert voor het verstrekken via de OutSite-portal moet je precies weten welke verkooprelatie via de portal verstrekt wordt. Dit is voor dit doel een minder betrouwbare methode.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
  6. Doe dit voor alle betrokken boekingslay-outs.

Zie ook:

Direct naar

  1. E-mailen en afdrukken rapporten inrichten
  2. Menukeuzen wachtrij autoriseren
  3. Rapporten wijzigen/toevoegen
  4. Autorisatie
  5. Rapport voor factuurlay-out wijzigen/toevoegen
  6. E-mailen rapporten inrichten
  7. Verkooprelatie inrichten voor e-mailen en afdrukken
  8. Inkooprelatie inrichten voor e-mailen en afdrukken
  9. Weergave wijzigen voor verwerking
  10. E-mail en afdrukken in boekingslay-out inrichten
  11. Berichtenhistorie raadplegen en opschonen
  12. Bijlagen verstrekken
  13. Rapporten e-mailen en afdrukken (gebruik)
  14. Verzonden e-mail raadplegen