Medewerkers met mutaties verwijderen of anonimiseren (stappenplan)

Je verwijdert een medewerker door eerst alle gegevens op de tabbladen van de medewerker te verwijderen. Daarna kun je de medewerker zelf verwijderen. Geeft Profit bij het verwijderen aan dat er nog verwijzingen zijn? Dan kun je de medewerker niet handmatig verwijderen. Profit heeft in de database koppelingen vastgelegd die je niet ongedaan kunt maken. In dit geval blokkeer je de medewerker.

Let op:

Is de medewerker verwerkt via de salarisverwerkingscockpit? Verwijder dan eerst de voorlopige verwerking met de actie Verwijderen verwerking in de salarisverwerkingscockpit. Profit verwijdert hiermee niet de loonmutaties voor deze periode. Is de medewerker al verwerkt én geaccordeerd in een salarisverwerking? Dan kun je de medewerker niet meer verwijderen.

Verwijderen of anonimiseren van medewerkers conform de AVG-wetgeving (GDPR)

Je kunt personen, medewerkers en inkoop- en verkooprelaties (van het type persoon) met mutaties verwijderen of anonimiseren. Hiermee voldoe je aan de wetgeving van de AVG (GDPR). Deze wet houdt in dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan het doel waarvoor je de gegevens hebt verzameld. De voorwaarde voor het verwijderen van medewerkers met mutaties is dat de medewerker minstens 7 jaar (NL) / 5 jaar (BE) uit dienst is. Je kunt ook pro forma medewerkers via deze functie verwijderen. Profit gebruikt de wachtrij om de medewerkers te verwijderen.

Verwijderen versus anonimiseren

Er is een duidelijk verschil tussen gegevens verwijderen en gegevens anonimiseren:

  • Verwijderen

    Profit verwijdert de gegevens volledig uit de database. Wanneer je medewerkers verwijdert, verwijdert Profit meestal automatisch de bijbehorende dossieritems. Dit geldt vooral voor dossieritems die aan slechts één bestemming gekoppeld zijn. Profit verwijdert bijvoorbeeld automatisch loonstroken, verzuimmeldingen en aantekeningen in het dossier.

  • Anonimiseren

    In plaats van de dossieritems volledig te verwijderen, koppelt Profit ze aan een anonieme medewerker. Hierdoor verdwijnt de oorspronkelijke medewerker uit de gegevens, terwijl het dossieritem behouden blijft. Dit gebruikt Profit bijvoorbeeld bij zelfgemaakte typen dossieritems die aan meerdere bestemmingen zijn gekoppeld. In zulke gevallen kan Profit niet automatisch bepalen of het item verwijderd moet worden, omdat het zowel aan de medewerker als aan de onderliggende persoon gekoppeld kan zijn (de bestemming). Daarom zet Profit deze items over naar de anonieme medewerker. Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken, levert Profit de archiefmedewerker mee.

Inhoud
Raadpleeg specifieke gegevens

Profit verwijdert medewerkers als volgt:

  • Bestaan er bij de medewerker geen gebruikersgegevens of andere specifieke gegevens? Dan verwijder je de medewerker samen met de bijbehorende persoon.
  • Bestaan er bij de medewerker wél gebruikersgegevens? Dan verwijder je alleen de specifieke medewerkergegevens. Je verwijdert daarna handmatig de gebruikersgegevens, eventuele andere specifieke gegevens en de persoon.

Controleer daarom eerst welke specifieke gegevens er bij de te verwijderen medewerkers aanwezig zijn. Het kan gaan om gegevens van de medewerker of van de gebruiker. In uitzonderlijke gevallen fungeert de medewerker ook als debiteur of cliënt IB. Ook dan verwijdert Profit bij het verwijderen van de medewerker de overige gegevens niet.

Raadpleeg de gegevens van de medewerker:

In dit voorbeeld controleer je welke personen als medewerker geregistreerd staan, en die je kunt verwijderen omdat ze meer dan 7 jaar (NL) / 5 jaar (BE) uit dienst zijn:

  1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
  2. Open de gewijzigde weergave Personen, waarin ook de datum uit dienst zichtbaar is.

    Hier zie je de personen en welke specifieke gegevens per persoon zijn toegevoegd. Bij de meesten zie je dat ze behalve persoon ook Medewerker én Gebruiker zijn. Kees ter Haren is alleen medewerker.

  3. Klik op CTRL + Shift + B om de geblokkeerde personen te tonen. Als je hierna nog geen geblokkeerde personen kunt raadplegen, ben je hiervoor niet geautoriseerd.
  4. Filter bij Uit dienst op 7 jaar (NL) of 5 jaar (BE) geleden. Je ziet de medewerkers die je kunt verwijderen.

Controleer de te verwijderen medewerkers:

In dit voorbeeld zie je een medewerker die behalve medewerker ook gebruiker is (Harko Nieuwland) en een persoon die alleen medewerker is (Kees ter Haaren). Controleer bij de medewerkers of er geen bijzondere reden bestaat om ze te bewaren. Verwijder de medewerkers alleen als je zeker weet dat dat veilig is, verwijderen is onherroepelijk.

  1. Open de eigenschappen van de te verwijderen persoon (medewerker).
  2. Ga naar het tabblad: Koppelingen.
  3. Open de medewerkergegevens.
  4. Raadpleeg het dossier.

    Zijn er zaken in het dossier die op dit moment nog lopende zijn?

  5. Raadpleeg de overige gegevens.
  6. Vink op het vrije tabblad het veld Niet verwijderen aan als het dossier medewerkergegevens bevat die je wilt bewaren.
  7. Vul in het veld Doel niet verwijderen de reden in waarom je de medewerkergegevens behoudt. Dit kan bij een AVG-controle (GDPR) worden opgevraagd.

    Je kunt ook het veld Geblokkeerd in de medewerkereigenschappen uitvinken, maar dit kan ongewenste gevolgen hebben.

  8. Klik op: Opslaan en sluiten.
  9. Als je zeker weet dat je de medewerker wilt verwijderen, blokkeer je ook de gekoppelde persoon. Het blokkeren van een medewerker / inkooprelatie of verkooprelatie van het type persoon, blokkeert namelijk niet automatisch de persoon.
  10. Klik op de actie: Persoon.
    • Vink Geblokkeerd aan.
    • Klik op OK bij de melding.
  11. Sla de gegevens op.
  12. Raadpleeg/wijzig alle medewerkers die hiervoor in aanmerking komen.

Verwijderen medewerkers en pro-forma medewerkers

Let op:

Verwijderen van medewerkergegevens is onherroepelijk. Denk goed na voordat je gegevens van medewerkers verwijdert.

In dit voorbeeld verwijder je Harko Nieuwland en Kees ter Haaren.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen medewerkers.
  2. Selecteer bij Vervangen door de anonieme medewerker (archiefmedewerker) die je hebt toegevoegd en waaraan je de niet te verwijderen gegevens wilt koppelen.
  3. Klik op: Volgende.

    Je ziet nu de medewerkers die je kunt verwijderen. Deze medewerkers zijn minstens 7 jaar (NL) of 5 jaar (BE) uit dienst. Je ziet het aantal jaren dat ze uit dienst zijn.

    In de weergave staat het veld Niet verwijderen als je dit hebt toegevoegd. Op basis daarvan haal je medewerkers die je niet wilt verwijderen uit de selectie.

  4. Filter op de medewerkers die je wilt verwijderen.
  5. Selecteer de medewerker(s).

    In dit voorbeeld zijn dit Harko Nieuwland en Kees ter haren.

  6. Klik op: Volgende.
  7. Selecteer eventueel de pro forma medewerkers die je wilt verwijderen.
  8. Klik op: Voltooien.
  9. Klik op OK bij de melding.

    De taak komt in de wachtrij terecht.

  10. Vervolgens kun je de anonieme medewerker raadplegen en daar eventueel nog gegevens verwijderen.
Verwijderen persoonsgegevens van medewerkers
  1. Bekijk welke specifieke persoonsgegevens van de verwijderde medewerker(s) je nog moet verwijderen.

    Na het verwijderen van de medewerkergegevens verwijdert Profit de datum uit dienst. Filter op de naam of op Datum gewijzigd.

    Profit verwijdert een medewerker die ook als sollicitant geregistreerd was volledig, inclusief de medewerker-, sollicitant- en persoonsgegevens.

  2. Als een persoon naast medewerker ook andere specifieke gegevens heeft (bijvoorbeeld als gebruiker of verkooprelatie), verwijder je deze gegevens.
  3. Verwijder nu de gebruiker en andere specifieke gegevens (sollicitant, inkoop-/verkooprelatie, etc).
  4. Verwijder de persoon als laatste.
    • Als de persoon nog gekoppeld is aan de gebruiker, dan zet je de gebruiker om naar een systeemgebruiker. Hierna is de koppeling tussen gebruiker en persoon weg en kan je beide verwijderen.
    • Profit toont een persoon pas in het overzicht van de te verwijderen personen als alle koppeling weg zijn.
Zie ook