Checklist aanmaningsopdracht

Als facturen vervallen zijn en toch niet zichtbaar zijn bij het toevoegen van aanmaningen, dan kun je deze checklist nalopen.

1. Aantal dagen in aanmaningsset

De instellingen van de Aanmaningsset kun je controleren via Financieel / Beheer / Instellingen, tabblad Aanmanen. Let hierbij op de volgende instellingen:

Aantal dagen in de aanmaningsregel

Het aantal dagen in de eerste aanmaningsregel geeft het aantal dagen aan na het vervallen van de factuur. Als een debiteur een openstaande post heeft met een factuurdatum van 01-01-2016, de betalingsvoorwaarde is 30 dagen en het aantal dagen in aanmaningsregel 1 is 30, zal de 1e aanmaning ook 30 dagen na de vervaldatum plaatsvinden, dus op (01-01-2016 + 30 dagen + 30 dagen) = 01-03-2016.

Als in de eigenschappen van de aanmaningsset het veld Aanmanen o.b.v. vorige datum aanmaning i.p.v. factuurdatum aangevinkt is, en de tweede aanmaningsregel is 45 dagen, dan zal de tweede aanmaning 75 dagen na de vervaldatum plaatsvinden. In het voorbeeld dus op (01-01-2016 + 30 dagen + 45 dagen) = 14-04-2016.

2. Debiteurenincasso

Als je bij de debiteur hebt vastgelegd dat je openstaande posten incasseert, dan kun je voor deze debiteur geen aanmaningen toevoegen. Controleer het veld Automatisch incasseren in de eigenschappen van de debiteur, tabblad Betaling.

Echter, als bij de debiteur vastgelegd is dat er geïncasseerd moet worden terwijl op factuurniveau NIET geïncasseerd wordt, dan krijgt de desbetreffende factuur WEL een aanmaning. 

3. Geen aanmaning voor de debiteur

Controleer het veld Aanmaning verzenden in de eigenschappen van de debiteur, tabblad Betaling.

4. Geen aanmaning voor de factuur

Controleer de eigenschappen van de factuur via Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten.

5. Factuurincasso

Controleer de eigenschappen van de factuur via Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten, veld Automatisch incasseren. Dit veld moet uitgevinkt zijn.

6. Einde aanmaningsset

De aanmaningsset heeft enkele regels, elke regel heeft een eigen ouderdom in dagen. Als je een aanmaning hebt toegevoegd op basis van de laatste aanmaningssetregel, volgt er geen nieuwe aanmaning meer.

7. Creditnota

Als er nog te verrekenen credit nota's staan dan kan het zijn dat een openstaande post niet aangemaand wordt.

Voorbeeld: Een factuur van € 100,00 is vervallen, als er op dat moment een creditnota aanwezig is van € 100,00 of hoger dan vindt geen afdruk van een aanmaning plaats.

8. Opnieuw versturen aanmaning

Als je een aanmaning opnieuw wilt versturen (e-mailen), bijvoorbeeld omdat je erachter bent gekomen dat het e-mailadres van de klant niet juist was, dan kun je in de eigenschappen van de factuur het veld Aantal aanmaningen met 1 verlagen (Let op! Vul in dit veld geen negatieve waarde in). Je kunt dit veld aanpassen eigenschappen van de factuur in de aanmaningsopdracht op het tabblad Facturen of via Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten, tabblad Algemeen. Zie ook: Aanmaningen via openstaande posten raadplegen