E-factuur (verkoop) e-mailen
Je kunt een factuur verstrekken als e-factuur. Dit wil zeggen dat de verkooprelatie/debiteur via e-mail twee bestanden ontvangt: een pdf-bestand en een UBL-bestand.
De verkooprelatie/debiteur kan de e-verkoopfactuur direct als inkoopfactuur inlezen in zijn financiële administratie en verwerken. Dit bespaart de verkooprelatie veel tijd doordat hij de factuurgegevens niet handmatig over hoeft te nemen. De verkooprelatie is niet verplicht een e-factuur te accepteren. Dit moet je eerst overleggen en inrichten.
Je kunt veel e-facturen massaal tegelijk verstrekken via de Output-wizard of één e-factuur verstrekken via de actie E-mailen.
Na het uitvoeren van de actie E-mailen zet Profit de status van de verstrekte factuur alleen op Volledig verwerkt als dat ook de verstrekkingswijze is van de verkooprelatie. Profit kijkt hierbij eerst naar de verstrekkingswijze voor facturen op het tabblad Digitaal. Als daar geen verstrekkingswijze is ingesteld, kijkt Profit naar de verstrekkingswijze op het tabblad Algemeen. Als je gekozen hebt voor de actie Output wordt de status van de facturen altijd op Volledig verwerkt gezet.
Let op:
Profit verstuurt de e-mail naar het adres E-mail werk dat is vastgelegd bij het contact voor de factuur. Heeft het contact geen adres E-mail werk of is er helemaal geen contact geselecteerd, dan wordt het adres E-mail werk van de betreffende organisatie/persoon gebruikt. Is er ook geen adres E-mail werk aanwezig bij de organisatie/persoon, dan meldt Profit dat er geen geldig e-mailadres is gevonden.
Automatisch massaal e-facturen versturen:
- Zie: Facturen massaal verstrekken via Output-wizard (ook e-facturen)
Profit zal de facturen als e-facturen mailen aan de verkooprelaties die dit als voorkeur verstrekkingswijze hebben. Of aan alle verkooprelaties als je afwijkend verstrekt.
Bepaling contact e-mailadres
De volgorde bepaling van het contact e-mailadres van de factuur in het UBL/XML-bestand is:
- afwijkend contactpersoon van de verkoopfactuur
- contact projectfactuur bij het project
- verstrekking contact (tabblad digitaal bij verkooprelatie)
- verkooprelatie voorkeur contact
- verkooprelatie
Dit geldt voor de verstrekkingswijzen waarbij een UBL/XML-bestand wordt verstrekt:
- U (E-mail PDF + factuur als E-factuur)
- F (eVerbinding (UBL))
- O (Portal + e-mail)
Handmatig één e-verkoopfactuur e-mailen (pdf- en UBL-bestand):
- Ga naar:
- Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur
- Abonnementen / Facturering / Pro forma facturen
- Projecten / Facturering / Facturen
- Projecten / Facturering / Factuurtermijn
- CRM / Cursusmanagement / Facturering / Facturen
- Selecteer de regel die je wilt e-mailen.
Alleen als de verkooprelatie van de regel 'pdf + e-factuur' als voorkeur verstrekkingswijze heeft zal Profit een e-factuur versturen. Anders ontvangt hij alleen een pdf-bestand.
- Klik op: Meer acties / E-mailen.
Je ziet een voorbeeld van het e-mailbericht dat Profit gaat verzenden. De inhoud van het e-mailbericht wordt bepaald via de berichtsjabloon en het verkooprelatieprofiel.
Je verstuurt de factuur naar het e-mailadres van de ingestelde contactpersoon in de eigenschappen van de verkooprelatie/debiteur. De contactpersoon kan ingesteld zijn op het tabblad Algemeen, of per type verstrekking. Het opgegeven e-mailadres moet voldoen aan het vereiste formaat.
Je ziet twee bijlagen bij Bijlage, de geselecteerde verkoopfactuur als pdf-bestand en als UBL-bestand (e-factuur). Bij alle andere verstrekkingswijzen e-mail je via dezelfde actie alleen één bijlage, het pdf-bestand.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Je ziet een melding van het aantal dat per e-mail verzonden is, namelijk één.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Je kunt de verzonden e-mailberichten controleren.
Zie ook