HRM/Payroll inrichten voor Flex-branche

Onderdeel van de Flex-functionaliteit specifiek in HRM/Payroll is de fasetelling. Er zijn drie á vier fases voor kandidaten, afhankelijk van de geldende cao (ABU of NBBU). Een kandidaat heeft bepaalde rechten op grond van de fase waarin hij zich bevindt. De cao's hebben elk een iets afwijkende telling van weken en contracten. Profit levert signalen mee die signaleren dat een kandidaat op het punt staat in een volgende fase te vallen. Je ontvangt als verantwoordelijke workflowtaken vanuit deze signalen. Vervolgens kun je er dan voor kiezen de kandidaat een fase op te laten schuiven en het contract van de kandidaat te verlengen of niet.

Lees de beschrijving van de cao's:

Hier de uitleg cao's

Er zijn voor de uitzendbranche twee cao's van toepassing. Afhankelijk van je inrichting, stelt Profit de juiste fase voor.

De cao's zijn de ABU en de NBBU. Hieronder vind je een beschrijving van de bijbehorende regels.

Bij de werkgever kun je instellen op grond waarvan de fase geteld wordt.

ABU

Fase A:
Duur:
- 78 weken als de medewerker al op 3 januari 2022 in dienst is. Bij een onderbreking van 6 maanden start de telling van gewerkte weken weer bij 0. Hier geldt in 2022 de overgangsregeling dat de werkgever de nieuwe korte of deze langere termijn mag aanhouden. De overgangsregeling geldt tot maximaal 2 januari 2023. Uitzendkrachten die op die datum 52 of meer weken hebben gewerkt in Fase A/1-2, stromen automatisch door naar Fase B/3. Uitzendovereenkomsten (contracten) met een looptijd langer dan 3 januari 2023 worden aangemerkt als het eerste contract in Fase B/3.
- 52 weken voor medewerkers die na 3 januari 2022 in dienst komen.
Fase B:
Duur:
- 4 jaar en 6 contracten, als de medewerker al op 3 januari 2022 in dienst is. Hier geldt in 2022 de overgangsregeling dat de werkgever de nieuwe korte of deze langere termijn mag aanhouden. De overgangsregeling geldt tot maximaal 2 januari 2023. Uitzendkrachten die op deze datum al drie jaar lang uitzendovereenkomsten in Fase B/3 hebben gehad, stromen op die datum door naar Fase C/4.
  Uitzondering:
  
  Een uitzendkracht met een uitzendovereenkomst voor bepaalde tijd in Fase B/3 die al op 3 januari 2022 in dienst was, en daarin een einddatum heeft van ná 2 januari 2023, mag met die uitzendovereenkomst nog in Fase B/3 blijven.
- 3 jaar en 6 contracten maximaal voor medewerkers die na 3 januari 2022 in dienst komen.
Overig:
- Fase B blijft van kracht als de betreffende kandidaat niet meer dan 3 jaar heeft gewerkt in fase B en/of niet meer dan zes detacheringen overeenkomsten voor bepaalde tijd in fase B zijn overeengekomen.
- In fase B is de kandidaat altijd werkzaam op basis van een detacheringsovereenkomst voor bepaalde tijd.
- Bij een onderbreking van 6 maanden start de telling van gewerkte weken weer bij 0, en begint de kandidaat weer in fase A.
Fase C: Een kandidaat in fase C is altijd werkzaam op basis van een detacheringsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
- Als er een onderbreking van zes maanden of meer is, dan begint de betreffende kandidaat weer opnieuw in fase A.
- Heeft de kandidaat een onderbreking van minder dan zes maanden geen contract, dan valt de kandidaat terug naar fase B.
Er zijn verschillende situaties mogelijk met betrekking tot verlof, werk, etc.

NBBU

Fase 1-2:
Duur:
- 78 weken als de medewerker al op 3 januari 2022 in dienst is. Hier geldt in 2022 de overgangsregeling dat de werkgever de nieuwe korte of deze langere termijn mag aanhouden. De overgangsregeling geldt tot maximaal 2 januari 2023. Uitzendkrachten die op die datum 52 of meer weken hebben gewerkt in Fase A/1-2, stromen automatisch door naar Fase B/3. Uitzendovereenkomsten (contracten) met een looptijd langer dan 3 januari 2023 worden aangemerkt als het eerste contract in Fase B/3.
- 52 weken voor medewerkers die na 3 januari 2022 in dienst komen.
Overig:
- Uitzendbeding van toepassing.
- Na een onderbreking van 6 maanden begint de kandidaat weer in fase 1-2 met 0 weken.
- Je hebt de keuze uit: Fase 1-2 met uitzendbeding, Fase 1-2 zonder uitzendbeding en Fase 1-2 zonder uitzendbeding, met uitsluiting van loondoorbetalingsverplichting
Fase 3:
Duur:
- 4 jaar of 6 contracten maximaal, als de medewerker al op 3 januari 2022 in dienst is. Hier geldt in 2022 de overgangsregeling dat de werkgever de nieuwe korte of deze langere termijn mag aanhouden. De overgangsregeling geldt tot maximaal 2 januari 2023.
- 3 jaar of 6 contracten maximaal voor medewerkers die na 3 januari 2022 in dienst komen. Uitzendkrachten die op deze datum al drie jaar lang uitzendovereenkomsten in Fase B/3 hebben gehad, stromen op die datum door naar Fase C/4.
  Uitzondering:
  
  Een uitzendkracht met een uitzendovereenkomst voor bepaalde tijd in Fase B/3 die al op 3 januari 2022 in dienst was, en daarin een einddatum heeft van ná 2 januari 2023, mag met die uitzendovereenkomst nog in Fase B/3 blijven.
Overig:
- Uitzendovereenkomst voor bepaalde tijd - moet aangegaan zijn voor een bepaalde kalenderperiode (vooraf gedefineerde periode) of voor de duur van een project zijn.
- Bij elke uitzendovereenkomst kunnen kandidaat en werkgever de periode weer opnieuw bepalen.
- In fase 3 kan de werkgever geen uitzendbeding opleggen aan de kandidaat.
Fase 4: Vast contract

Terminologie:

Gewerkte weken

Op basis van de gewerkte weken van de kandidaat moet bepaald worden of de kandidaat in de juiste fase zit. Zit de kandidaat niet in de goede fase, dan moet het contract van de kandidaat worden aangepast.

De onderbrekingstermijn voor de fasetelling berekent Profit aan de hand van geboekte uren - zijn er in een week uren geboekt, dan telt die week als gewerkte week. In het veld Aantal gewerkte weken op het tabblad Fasetelling kun je het arbeidsverleden van de kandidaat vastleggen. Profit telt dit op bij het aantal gewerkte weken. Heeft de kandidaat 6 maanden (26 weken) niet gewerkt, dan begint de telling voor de kandidaat opnieuw bij 0 weken.

Profit kijkt dus niet naar de eind- en begindatums van contracten.

Kalenderweken

Het aantal kalenderweken in fase B is van belang voor de fasetelling. Een kandidaat moet na de in kalenderweken getelde termijn of na 6 contracten in fase B over naar Fase C. Profit neemt de begindatum van het eerste fase B contract en telt daarbij op het aantal kalenderweken tot de huidige (systeem)datum. Als er een onderbreking zit in deze contracten, van 6 maanden of meer, dan start Profit de telling opnieuw. Is de onderbreking korter, dan mag de telling gewoon doorlopen en de onderbreking mag worden meegeteld. Deze telling doet Profit alleen voor een kandidaat die in de actuele fase B zitten.

In HRM/Payroll richt je o.a. de werkgever, fase-workflow, loonschalen en integratie van de nacalculatie (declaraties bij Flex) en de salarisverwerking in.

Inhoud

Periodetabel HRM/Payroll voor Flex toevoegen

Je voegt een periodetabel toe volgens welke de verloning van de declaraties in Hrm/Payroll moet verlopen, voor declaratieverloning dus. Deze periode is doorgaans 'week'. 4-weken en maand zijn eventueel ook mogelijk. (De andere opties zijn alleen bij type verloning 'periodeverwerking', bijvoorbeeld bij detachering, in te stellen).

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
Klik op: Nieuw.
Vul bij Omschrijving de periode en eventueel het type verloning zodat je dit herkent als je meerdere periodetabellen hanteert. Dus bijvoorbeeld Week declaratieverloning.
Selecteer HRM/Payroll bij Product/module. Het gaat namelijk om de periodetabel voor de verloning.
Selecteer Week bij Type periodetabel voor declaratieverloning. 4 weken is ook mogelijk.
Vul bij boekjaar het nieuwe jaar in.
Selecteer Declaratieverwerking bij Type salarisverwerking.
Klik op: Voltooien.

Werkgever inrichten (Flex)

Je richt je Flex-werkgever(s) in.

Een werkgever met declaratieverloning moet het veld Nacalculatie integreren naar Payroll aan hebben staan.
Niet aan mag staan:
Verwerkingsgroep betaling

Werkgever declaratieverloning toevoegen:

Ga naar:
Klik op: Nieuw.
Vul de naam en het adres.
Klik op: Volgende.
Selecteer de Sluitingsdagentabel zoals je die voor Flex hebt ingericht.
Selecteer bij Periodiek in periode in welke periode de periodiek moet worden uitbetaald, in de huidige of in de volgende.
Selecteer Salarisverwerkingsplan automatisch verlengen.
Selecteer bij Periodetabel de HRM/Payroll-periodetabel die je voor declaratieverloning hebt toegevoegd.
Selecteer bij Plannen bij het kopje Betaaldatum een van de opties of je het uitbetalen wilt inplannen of niet:
- Ja, betaling op specifieke datum.
- Nee, betaaldatum gelijk aan betaalbestand.
Als je a. hebt geselecteerd, kies je bij Dag de dag in de eerstvolgende week waarop moet worden uitbetaald.
Selecteer bij Methode fasetelling de ABU of NBBU methode en of de volgende fase dan aanbreekt op basis van de geboekte uren of op basis van het contract van de medewerker.
Selecteer het Ontrafelprofiel voor de urenontrafelaar.
Voltooi de stappen. Raadpleeg de Payroll helppagina's voor de overige velden en over het toevoegen van een werkgever bij Periodeverloning.
- Journalisering werkgever inrichten (o.a. met betrekking tot verbijzonderen)

In de eigenschappen van de werkgever vind je extra instellingen:

In het tabblad Voorkeurwaarde Flex vind je instellingen bij de werkgever specifiek voor de Flex:

Salarisverwerkingsplan perioderegel toevoegen

Je onderhoudt per werkgever het salarisverwerkingsplan in Profit.

Het salarisverwerkingsplan is normaal (bij periodeverwerking/Payroll bij ERP) de 'motor' achter de salarisverwerking. Bij Flex-declaratieverwerking maakt je voor het verwerken en verlonen gebruik van de Declaratiecockpit. Daarnaast gebruik je het salarisverwerkingsplan voor de periodes die je verloont, dus week 1, week 2, etc.

Voor iedere periode, waarin je declaraties verwerkt, voeg je een regel toe aan het salarisverwerkingsplan. Dit noemen we een perioderegel. In de perioderegel is ook de periodetabel HRM/Payroll die je voor declaratieverloning hebt toegevoegd, gekoppeld.

Je voegt de eerste keer een salarisverwerkingsplan met een regel toe. Dit geldt dus voor periodeverloning maar ook voor declaratieverloning.

Als je werkt met een weekverloning zijn er dus 53 regels in het salarisverwerkingsplan. Bij de 4 weken verloning heb je er 13.

In de perioderegel kun je ook de uitbetaling van de reserveringen van het vakantiegeld, flexibel budget en het kort verzuim laten doen.

Dit is beschreven bij Payroll.

Je kunt de salarisverwerkingsplannen bij een werkgever ook importeren.

Werkweek raadplegen/inrichten

Profit telt iedere gewerkte week. Een week wordt al als 'gewerkt' aangemerkt als er één uur in is gewerkt. Het is daarbij van belang wanneer de week start.

Ingestelde periodetabel raadplegen:

Wanneer een week begint en eindigt hangt af van de periodetabel die is ingesteld in Profit Projecten.

Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
Ga naar het tabblad: Projecten.

Het gaat om het veld Periodetabel.

Instellingen van de ingestelde periodetabel raadplegen:

Je kunt raadplegen wat in de periodetabel staat ingesteld wat betreft o.a. de eerste dag van de week.

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
Open de eigenschappen van de periodetabel die bij projecten stond ingesteld.

Integratie nacalculatie met salarisverwerking

Je kunt inrichten dat de declaraties die de kandidaat boekt, via de salarisverwerking uitbetaald worden.

Dit richt je in via de integratie van de nacalculatie met de salarisverwerking.

Zie ook:

Integratie nacalculatie en salarisverwerking

Looncomponent koppelen aan kosten via Integratie Payroll

In de Flex heb je kosten en werksoorten die je gebruikt in de nacalculatie. Daarvan maak je een declaratie die je verloont en factureert.

In Profit Projecten gebruik je ook urensoorten bij de nacalculatie, maar bij Flex koppel je deze aan je werksoorten om het boeken van nacalculatie te vereenvoudigen. Dit koppelen doe je in het veld Voorkeur urensoort (via Projecten / Project / Urensoort / eigenschappen urensoort, tabblad Algemeen).

Wat de verloning betreft, moet je ook de looncomponenten inrichten die bij de werksoorten en kosten en urensoorten horen. Dit doe je via de actie Integratie Payroll.

Integratie Payroll inrichten:

Ga naar:
- werksoorten: Projecten / Item / Werksoort / selecteer werksoort / klik op Acties / Integratie Payroll.
- urensoorten: Projecten / Project / Urensoort / selecteer urensoort / klik op Acties /Integratie Payroll.
- kosten: Projecten / Item / Kosten / selecteer kosten / klik op Acties /Integratie Payroll.
Vervolgens zie je bij het integreren van Payroll via het koppelen van de looncomponent dit scherm:

De regels zijn per cao.
Zoek de looncomponent door bij Nummer component te zoeken naar de juiste term met het stamnummer dat is vermeld.
Selecteer een bedrag-parameter bij Parameter bedrag.
In de eigenschappen van de looncomponent die je moet inrichten, vind je op het tabblad Toelichting van de looncomponent in de cao, meer info over het instellen van de looncomponent.

Direct naar