E-mailen en afdrukken rapporten inrichten

Je kunt rapporten, zoals offertes en facturen, aan de relaties verzenden via e-mail of afgedrukt op papier. Facturen kun je bovendien verstrekken als e-factuur, een bestandsformaat dat de ontvangende partij direct in haar software kan inlezen. Bij het verstrekken houdt Small Business rekening met de voorkeur van de relatie.

Beschrijving

Je kunt een rapport verzenden via o.a. de acties Output, E-mailen, Afdrukken in de weergaven.

Als je rapporten wilt e-mailen moet je dit eerst inrichten met o.a. berichtsjablonen en deze koppelen in het debiteurprofiel. Welke rapporten je bij welk onderdeel van het ordertraject wilt gebruiken, stel je ook in in het debiteurprofiel.

Per debiteur stel je bij Voorkeur verstrekkingswijze in hoe deze de rapporten bij voorkeur wenst te ontvangen: als afdruk, per e-mail als pdf en/of per e-factuur (als het een factuur betreft). Daarbij stel je ook de algemene contactpersoon in aan wie de rapporten gericht kunnen worden. Per specifiek rapporttype kun je een afwijkende verstrekkingswijze en contact instellen.

Je stelt dus bijvoorbeeld in dat je in het algemeen de rapporten per e-mail als pdf naar de Binnendienst van de firma X stuurt. Voor de balie-/directfacturen stel je in dat deze als e-factuur naar de Financiële administratie van firma X worden verstuurd.

De Output-wizard houdt automatisch rekening met de Voorkeur verstrekkingswijze die jest instelt bij de debiteur.

Als je een rapport verstrekt aan de relatie volgens zijn voorkeur verstrekkingswijze, dan is dat rapport Volledig verwerkt. Als de relatie 'E-mail pdf' als voorkeur heeft, en je mailt een offerte naar deze relatie via de actie E-mailen of Output, dan is de regel volledig verwerkt. Als je de regel afdrukt via de actie Afdrukken, dus niet. Uitzondering hierop is dat bij verstrekken via de Output-wizard het veld Volledig verwerkt altijd op Ja wordt gezet. Ook worden de velden Afgedrukt , Gemaild en Dossier op Ja gezet.