Offertes massaal e-mailen en/of afdrukken via Output-actie

Via de Output-wizard kun je meerdere offertes e-mailen of afdrukken op basis van een selectie.

De Output-wizard kan rekening houden met de voorkeur verstrekkingswijze per relatie (e-mailen, afdrukken). Je kunt hier ook van afwijken door juist alle regels op één manier te verstrekken. Bijvoorbeeld allemaal e-mailen of allemaal afdrukken. Of voor allemaal een afwijkend rapport, en bij e-mailen een afwijkend berichtsjabloon, selecteren.

In de Output-wizard kun je aangeven of je alleen 'niet-verwerkte' regels wilt e-mailen/afdrukken of de hele selectie. Na het uitvoeren via de Output-wizard hebben de regels altijd de status Volledig verwerkt.

Tenslotte kun je het rapport al of niet in het dossier van de relaties op laten slaan.

Je moet, als je deze functie volledig wilt benutten, eerst de voorkeur verstrekkingswijze per relatie, de e-mailinstellingen en eventueel de boekingslay-outs en weergaven inrichten en instellen.

Offerte(s) massaal e-mailen en/of afdrukken via de Output-actie:

1. Ga naar: Small Business / Facturering / Offerte.
2. Selecteer de offerte(s).
3. Klik op de actie: Output.
4. Je kunt aangeven dat je alleen nog niet verwerkte offertes wilt verwerken.

   Let op:

   Normaal is een document (zoals een offerte) volledig verwerkt als dit verstrekt is op de manier die bij de Voorkeur verstrekkingswijze bij de relatie staat ingesteld. Als je de regel via de Output-wizard verwerkt via Afwijkend verstrekken, wordt de regel echter ook als Volledig verwerkt aangevinkt.

5. Selecteer eventueel een andere printer en printerlade.
6. Vink Afwijkend verstrekken aan, als je alle regels op dezelfde manier wilt e-mailen of afdrukken en dus geen rekening wilt houden met de Voorkeur verstrekkingswijze die bij de verkoop-/inkooprelaties is ingesteld.
   1. Selecteer de afwijkende verstrekkingswijze die voor alle geselecteerde regels hetzelfde zal zijn, namelijk o.a.: Afdrukken, Afdrukken + e-mail PDF of E-mail PDF. Bij facturen heb je ook nog de optie E-mail e-factuur + PDF.
   2. Selecteer een afwijkend rapport (anders dan in het verkoop-/inkooprelatieprofiel is vastgelegd).
   3. Selecteer een berichtsjabloon, als je als afwijkende verstrekkingswijze een van de e-mailopties heeft geselecteerd.
7. Vink Opslaan in dossier aan, als je de verzonden rapporten wilt opslaan in het dossier van de relatie(s).
8. Selecteer bij Sortering de manier van sorteren voor afdrukken.
9. Vink Aflopend aan om de rapporten van hoog naar laag te sorteren.
10. Klik op: Volgende.

    Je ziet nu een overzicht van welke regels op welke manier verzonden zullen worden.

    1. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze Afdrukken en klik op de actie Afdrukvoorbeeld om het rapport te controleren.
    2. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze E-mailen en klik op de actie E-mail voorbeeld.
    3. Sluit het voorbeeld.
11. Klik op: Voltooien.
12. Klik op: OK bij de melding dat de verwerking gereed is.

    De velden Afgedrukt, Dossier, Gemaild en Voll. verw. zijn aangevinkt als je de corresponderende verstrekking hebt gedaan. Deze velden zijn alleen zichtbaar als je deze aan de weergave hebt toegevoegd.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Bij de meeste rapporten moet je de afdruktaak afhandelen om het rapport af te drukken.

    Als het rapport niet wordt afgedrukt, kijk dan eerst of je de taak nog moet afhandelen..

Zie ook:

• Controleren verzonden e-mailberichten