Rekeningoverzichten

Een rekeningoverzicht is een overzicht van alle openstaande posten van een debiteur. Je kunt rekeningoverzichten e-mailen of afdrukken.

Je begint met het aanmaken van een run, deze bevat de debiteuren en de openstaande posten waarvoor je rekeningoverzichten wilt afdrukken. Je kunt de run nog bewerken, zodat je alleen de juiste debiteuren en openstaande posten afdrukt.

Als je de run voor het eerst afdrukt, wordt deze definitief. Hierna kun je de run niet meer wijzigen of verwijderen, wel kun je deze nogmaals afdrukken. De definitieve runs vormen de historie van afgedrukte rekeningoverzichten.

Voorbereiding

• Verstrekking via E-mail inrichten

Rapport rekeningoverzicht in verkooprelatieprofiel koppelen/controleren

Aan iedere debiteur is een verkooprelatieprofiel gekoppeld. Je koppelt in het (standaard) verkooprelatieprofiel de rapporten die je verzendt aan de relatie, waaronder het rapport voor het rekeningoverzicht. Als je het rekeningoverzicht e-mailt dan koppel je ook de berichtsjabloon voor het rekeningoverzicht.

Rapport en berichtsjabloon rekeningoverzicht in verkooprelatieprofiel koppelen/controleren:

1. Ga naar: Small Business / Inrichting / Financieel / Debiteurprofiel.
2. Open de eigenschappen van het Standaard verkooprelatieprofiel. Dit profiel is automatisch van toepassing bij relaties waar geen profiel is ingesteld.
3. Ga naar het tabblad: Rapport.

   

4. Controleer of bij Rekeningoverzicht het rapport Rekeningoverzicht debiteur (Profit) is gekoppeld.
5. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon.
6. Selecteer de berichtsjabloon bij Rekeningoverzicht als je rekeningoverzichten verstrekt via e-mail. Deze berichtsjabloon is het e-mailbericht, eventueel gepersonaliseerd met velden (tags), die je verstuurt samen met het rekeningoverzicht als pdf-bestand in de bijlage. Voeg eerst de berichtsjabloon toe als je dit nog niet gedaan hebt.

   

7. Klik op: OK.

Zie ook:

• Rapport koppelen/controleren in In-/Verkooprelatieprofiel
• Berichtsjabloon koppelen in In-/Verkooprelatieprofiel

Rekeningoverzichten toevoegen

Je verzamelt eerst de gewenste debiteuren en openstaande posten. Als er al een run aanwezig is die nog niet definitief is afgedrukt, zal deze worden vervangen door de nieuwe run.

Debiteuren en openstaande posten selecteren:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Rekeningoverzicht.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de Peildatum in.

   Facturen die op de peildatum vervallen zijn, gaan mee in het rekeningoverzicht. Credit facturen worden altijd getoond, ongeacht wat de peildatum is.

4. Vink Niet-vervallen facturen ook meenemen aan om alle openstaande facturen mee te nemen.
5. Klik op: Volgende.

   Small Business toont een weergave met alle geselecteerde debiteuren.

6. Vink de debiteuren uit waarvoor je geen rekeningoverzicht wilt afdrukken (bijvoorbeeld omdat het saldo negatief is).
7. Klik op: Voltooien.

   Let op:

   Small Business plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Zie ook

• Incasso-, betaal, aanmaningsopdrachten en rekeningoverzichten controleren, ophalen en afhandelen via wachtrij

Rekeningoverzichten controleren en bewerken

Controleer of de af te drukken run de gewenste openstaande posten bevat, voordat je de rekeningenoverzichten afdrukt of per e-mail verzendt.

Rekeningoverzichten controleren en bewerken:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Rekeningoverzicht.
2. Open de eigenschappen van de run.

   Je kunt de selectiecriteria van de run niet aanpassen.

   Controleer de debiteuren en facturen in de run. Vink het veld Geselecteerd uit als je geen rekeningoverzicht afdrukken voor de debiteur of factuur.

Rekeningoverzichten afdrukken en/of e-mailen

Je e-mailt de rekeningoverzichten of je drukt deze af. Je kunt een run meerdere keren e-mailen/afdrukken.

Let op: 

Als je de run voor het eerst afdrukt, wordt deze definitief. Hierna kun je de run niet meer wijzigen of verwijderen, wel kun je deze nogmaals afdrukken.

Rekeningoverzichten e-mailen en/of afdrukken:

1. Ga naar: Small Business / Debiteur / Rekeningoverzicht.

   Wees voorzichtig bij het e-mailen/afdrukken van een oudere run. Deze bevat alle openstaande posten die je hebt geselecteerd toen je de run genereerde. Het kan zijn dat deze openstaande posten inmiddels betaald zijn.

2. Klik op de actie: Definitief maken en afdrukken/e-mailen.
3. Klik op Ja bij de melding..
4. Vink Alleen nog niet verwerkte rek.overz. verwerken. aan als je regels wilt verwerken die nog niet gemaild of afgedrukt zijn.
5. Selecteer een andere printer, als je vanaf een andere printer wilt printen.
6. Selecteer een andere printerlade, als je uit een andere printerlade wilt printen.
7. Vink Afwijkend verstrekken aan als je alle regels op dezelfde manier wilt e-mailen of afdrukken en dus geen rekening wilt houden met de Voorkeur verstrekkingswijze die bij de inkoop-/verkooprelaties is ingesteld.
   1. Selecteer de afwijkende verstrekkingswijze die voor alle geselecteerde regels hetzelfde zal zijn, namelijk: Afdrukken, Afdrukken + e-mail PDF of E-mail PDF. Bij facturen heb je ook nog de optie E-mail e-factuur + PDF.
   2. Selecteer een afwijkend rapport (anders dan in het verkoop-/inkooprelatieprofiel staat ingesteld).
   3. Selecteer een berichtsjabloon als je als afwijkende verstrekkingswijze een van de e-mail-opties hebt geselecteerd.
8. Klik op: Volgende.
9. Je ziet nu een overzicht van de relaties die je een overzicht stuurt en de verstrekkingswijze..
10. Controleer eventueel het afdrukvoorbeeld of e-mailvoorbeeld.
11. Klik op: Voltooien.

Let op:

Small Business plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.