Persoon

Als je een persoon toevoegt stel je eerst vast om wat voor type persoon het gaat. Een inkoop- of verkooprelatie kun je direct vastleggen via de daarvoor bestemde functies. Er ontstaat automatisch een gekoppelde persoon. Je kunt personen ook als zodanig vastleggen, dan heb je nog geen koppeling naar een inkoop- of verkooprelatie.

Video

Beschrijving

Je kunt organisaties en personen op twee manieren toevoegen:

1. via organisatie (of persoon) waarbij je de type-gegevens later toevoegt
2. via het juiste type organisatie of persoon

De eerste manier start bij de functie Organisatie of Persoon. Op deze manier voeg je organisaties en personen toe, zonder gebruik te maken van een van de specifieke typen. De doelgroep van mogelijke nieuwe klanten, bestaat uit dit soort organisaties zonder type.

Je benadert deze organisaties en personen bijvoorbeeld in het kader van marketingacties, maar je gebruikt deze nog niet in andere processen in Small Business. Zodra je aan een organisatie een offerte toevoegt, zet je de organisatie om naar een verkooprelatie. Dit betekent dat je op het moment dat een organisatie 'zonder type' om een offerte vraagt, je extra gegevens moet invullen. Op dat moment wordt de organisatie een verkooprelatie met de status Prospect.

De tweede manier om een organisatie of persoon toe te voegen, start bij het specifieke type. Als je een Verkooprelatie of Inkooprelatie toevoegt, voegt Small Business automatisch een organisatie toe. Als je een Medewerker toevoegt, voegt Small Business automatisch een persoon toe.

Voorbeeld: 

Een nieuwe klant heeft iets bij je gekocht. Een klant is een verkooprelatie en die voeg je toe via menufunctie Verkooprelatie in Profit Ordermanagement of Small Business. Je vult via de wizard eerst de organisatiegegevens in en vervolgens de aanvullende gegevens van het type Verkooprelatie.

Een contactpersoon bij een organisatie voeg je toe bij een organisatie. Als je een contactpersoon toevoegt, wordt deze als persoon geregistreerd.

Afhankelijk van het type persoon dat je toevoegt, moet je specifieke velden invullen. Je kunt instellen dat je deze velden direct wilt invullen bij het toevoegen van een persoon (zie Instellingen organisatie en personen). Als je ze niet in de wizard toont, dan kun je deze later alsnog via de eigenschappen invullen.

Werkwijze

• Persoon toevoegen
• Persoon blokkeren

Persoon toevoegen

Deze specifieke aanvullende velden kun je direct tonen bij het toevoegen van een persoon. Als je de aanvullende velden niet in de wizard toont, kun je ze na het toevoegen van de persoon, invullen in de eigenschappen.

Als je het type persoon niet weet voeg je de persoon toe via de onderstaande procedure.

Bij het toevoegen van een persoon, ongeacht op welke manier dat gebeurt, wordt altijd een regel aangemaakt voor de persoon in de Opt-In tabel. In deze tabel kun je nakijken of de persoon toestemming heeft gegeven voor het versturen van e-mailing.

Persoon toevoegen:

1. Ga naar: Small Business / CRM / Organisatie/persoon.
2. Klik op: Nieuw. 

   Small Business start de wizard voor het toevoegen van een persoon.

3. Selecteer Persoon.
4. Klik op: Volgende. 

   Je vult nu de algemene persoonsgegevens in.

5. Vul bij het veld Naam de uitgebreide persoonsnaam met aanhef in.

   Let op: 

   Houd de volgende invulmethode aan: de heer of mevrouw, voorletters met punten, voorvoegsel met kleine letters, achternaam met hoofdletter.

   Op deze manier verdeelt Small Business de invoer direct over de invoervelden, nadat je op de Tab-knop of Enter drukt. Als je dit goed doet, bespaar je veel tijd.

   Dus: 'mevr G. van Enter-Hovink' of 'dhr C. Ansink'.

   Voorbeeld: Snelinvoer persoon België

   In België is het voorvoegsel onderdeel van de achternaam. Dit heeft gevolgen voor de sortering op achternaam omdat Profit tijdens het toevoegen van een persoon het voorvoegsel afsplitst van de achternaam. Als je nu in een Belgische administratie (in de eigenschappen van de administratie heeft het veld Land wetgeving de waarde BE) een persoon aanmaakt met de naam 'Coen van den Kadrie' wordt de achternaam 'van den Kadrie'. Als het voorvoegsel met een hoofdletter begint, bijvoorbeeld 'Karin Van der Meijden', wordt de achternaam 'Van der Meijden'.

6. Vul de Zoeknaam in.
7. Controleer de velden Voorletters, Voornaam, Voorvoegsel, Achternaam en Roepnaam en pas deze eventueel aan.
8. Vink Geboortenaam apart vastleggen aan om de geboortenaam te registreren.
9. Klik rechts naast het veld Adres op de zoekknop om een adres toe te voegen.

   Let op: 

   Small Business controleert op dubbele invoer: je krijgt een melding als de database al een persoon bevat met dezelfde naam of hetzelfde adres.

   De afhandeling hiervan verloopt hetzelfde als bij organisaties.

10. Vul de telefoon- en e-mailvelden waar mogelijk. Je kunt hier ook de gegevens van het werk noteren.
11. Vink eventueel Vul aanvullende velden persoon in aan, als je  optie kunt selecteren.
12. Klik op: Volgende. 
13. Vul de Titulatuur/correspondentie-velden in.
    • Titel/aanhef: Kies de aanhef waarmee de persoon aangesproken/aangeschreven moet worden. Standaard wordt de Algemene aanhef ('de heer' en mevrouw) voorgesteld. Je kunt hier ook een aanhef op grond van een titel selecteren.
    • Tweede titel: Bij een dubbele titel kun je bovendien dit veld gebruiken.
    • Correspondentie: Laat dit veld leeg als de persoon geen correspondentie wenst te ontvangen;
    • Voorkeurmedium
14. Vul de extra communicatiegegevens in.
15. Klik op: Volgende. 
16. Vul de Persoonsgegevens in en eventuele opmerkingen.
17. Klik op: Voltooien.

Zie ook

• Controle dubbele invoer organisatie of persoon
• Organisaties en personen blokkeren
• Organisaties of personen wijzigen