Exploitatieoverzichten raadplegen

De exploitatieoverzichten bieden een overzicht van budget en realisatie per grootboekrekening. Deze overzichten bieden veel inzicht in de mate waarin je de budgettaire doelstellingen hebt gehaald of verwacht te gaan halen.

Voor detailinformatie per grootboekrekening kun je de eigenschappen van de budgetten raadplegen.

Beschrijving

Je kunt in de exploitatieoverzichten rekening houden met de mate waarin je verwacht het budget te halen. Dit is alleen van belang voor toekomstige perioden, voor perioden in het verleden leg je namelijk de realisatie (kosten en opbrengsten) al in Small Business vast. Voor toekomstige perioden geef je met een dichtramingspercentage aan, in hoeverre je verwacht dat je het budget haalt:

• Je geeft in de eigenschappen van een budget per periode een dichtramingspercentage op.
• Bij het opvragen van een exploitatieoverzicht bepaal je vanaf welke periode de dichtraming geldt. Tot en met deze periode bevat het overzicht de realisatie, vanaf deze periode de dichtgeraamde bedragen.

Voorbeeld:

Je hebt in dit boekjaar een omzetbudget van € 1.200.000,-. Dit is evenredig verdeeld over de maanden, waardoor per maand 100.000,- gebudgetteerd is. Je bent al zeker van 80% van de gebudgetteerde omzet vanaf oktober. Daarom kun je de maanden oktober t/m december voor dit percentage dichtramen. Je vraagt in september het exploitatieoverzicht op voor het gehele jaar.

Hierin gebruik je de volgende cijfers:

• T/m september ga je uit van de gerealiseerde omzet. Je hebt voor immers al gefactureerd, dus de gerealiseerde bedragen heb je in Small Business vastgelegd.
• Vanaf oktober heb je geen gerealiseerde omzet geboekt in Small Business. Als je over deze maanden een goed beeld wilt krijgen op de exploitatieoverzichten, werk je met de dichtgeraamde bedragen. Hierdoor toont Small Business voor de maanden oktober, november en december (een prognose van) 80.000,- per maand.

De rapporten Exploitatieoverzicht per maand (Profit) en Exploitatieoverzicht (Profit) zijn alleen beschikbaar als het veld Budgetteren in de instellingen is aangevinkt.

Voorbereiding

• Budgetteren aanzetten en instellingen bepalen

  Je schakelt de functionaliteit van budgetten in en je kunt instellen of je wilt budgetteren op kostenplaatsen. Pas nadat je Budgetteren gebruiken hebt aangezet zie je het menu voor de exploitatieoverzichten.

• Budgettering inrichten
• Grootboekrekeningen inrichten

  Je bepaalt per grootboekrekening of Small Business gebudgetteerde bedragen of realisaties moet tonen in de exploitatieoverzichten. Dit is afhankelijk van het veld Exploitatie totaal tijdvak op het tabblad Extra.

Exploitatieoverzichten totaal tijdvak raadplegen

Je kunt een exploitatieoverzicht met totalen van een bepaalde periode raadplegen, bijvoorbeeld een kwartaal of een jaar.

Exploitatieoverzichten totaal tijdvak raadplegen:

1. Ga naar: Small Business / Grootboek / Overzicht / Exploitatie totaal tijdvak.
2. Selecteer de boekjaren en perioden (1 t/m 12) die je met elkaar wilt vergelijken.
3. Vink Dichtraming aan als je bepaalde perioden wilt dichtramen. Vul dan ook de periode in.
4. Vul de overige velden in. Je kunt de niveautotalen gebruiken om groepen van grootboekrekeningen te totaliseren.
5. Klik op: Voltooien.

   Small Business toont een weergave met het exploitatieoverzicht:

   • De regel Exploitatie toont de realisatie. Als je hebt dichtgeraamd toont deze regel het dichtgeraamde bedrag.
   • De kolom Verschil naast de kolom Realisatie toont het verschil tussen de exploitatie en de realisatie. Als je dichtraamt toont deze kolom dus het verschil tussen de realisatie en de verwachtingen (= dichtramingen).
   • De kolom Verschil naast de kolom Budget bevat het verschil tussen de exploitatie en het budget.

Exploitatieoverzichten per periode raadplegen

Je kunt een exploitatieoverzicht met totalen per periode raadplegen. Small Business toont dit in kolommen naast elkaar.

Voorbeeld:

In de eerste 6 maanden van het kalenderjaar is een budget gemaakt voor de kosten. De verwachtingen zijn dat de kosten in de volgende periode(s) met 10% gaan stijgen. Als je een dichtramingspercentage ingeeft in de periodebudgetten creëer je een verwachte werkelijkheid voor de kosten in de komende periode(s). Het voordeel van dichtramen is dat je de werkelijke kosten, de verwachte werkelijke kosten en het budget naast elkaar kunt leggen en kunt vergelijken. In Small Business kun je deze gegevens vergelijken met dezelfde periode(s) in het voorgaande jaar of jaren.

Exploitatieoverzichten per periode raadplegen:

1. Ga naar: Small Business / Grootboek / Overzicht / Exploitatie per periode.
2. Vink Dichtraming aan als je bepaalde perioden wilt dichtramen.

   Vul dan ook de periode in.

   In het veld Dichtraming vanaf periode geef je aan vanaf welke periode je wilt dichtramen. Vanaf de ingestelde periode worden de periodebudgetten verrekend met het opgegeven dichtramingspercentage in de periodebudgetten.

3. Vul de overige velden in.

   Je kunt de niveautotalen gebruiken om groepen van grootboekrekeningen te totaliseren.

4. Vink Tonen gewijzigd budget aan als je het oorspronkelijke en aangepaste budget wilt tonen. De regel Budget toont per periode het aangepaste budget als dit bekend is. Als de periode geen aangepast budget heeft, toont deze regel het oorspronkelijke budget.
5. Vink Tonen verschil aan als je wilt dat Small Business twee verschilregels toont: één met het verschil tussen de exploitatie en het oorspronkelijk budget en één met het verschil tussen de exploitatie en het aangepaste budget. De verschilregels gaan altijd uit van het bedrag in de regel Exploitatie.
6. Vink Tonen index aan als je een indexgetal (percentage) wilt tonen. De berekening hiervan is als volgt:

   Deel het verschil tussen realisatie en budget door het budget. De uitkomst is met 100 vermenigvuldigd.

7. Klik op: Voltooien.

   Small Business toont een weergave met het exploitatieoverzicht:

   De regel Exploitatie toont de realisatie. Als je hebt dichtgeraamd, toont deze regel het dichtgeraamde bedrag.