Workflowactie voor Documentgenerator

Bij eigen en meegeleverde typen dossieritem kun je documenten genereren via de workflow en deze omzetten naar PDF. Dit zijn de mogelijkheden:

• Document genereren bij een Afhandel-actie en eventueel automatisch omzetten naar PDF.

  Bij andere acties, zoals Ter info of Delegeren, kun je geen document genereren.

• Alle documenten in één keer omzetten naar PDF.
• Een bericht verzenden met alle dossierbijlagen (documenten en andere bestanden) als bijlage bij het bericht.
• Alle documenten digitaal ondertekenen.

  Let op:

  Alle bijlagen kunnen per e-mail verstuurd worden door het veld Alle dossierbijlagen als e-mailbijlage verzenden bij een actie aan te vinken. Hierop geldt één uitzondering: een bijlage die gegenereerd is via de instelling Document afdrukken en vastleggen in dossier zal niet verzonden worden per e-mail.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem en open de workflow.
3. Klik op een Afhandel-actie en koppel het document. Vul eventueel een afwijkende naam in voor het document.

   

   Let op:

   Kun je hier geen document selecteren? Kijk dan naar type van het document, dit moet corresponderen met de workflow. Zie verder de toelichting onder Welk document kun je gebruiken als basis in een bepaalde workflow.

   Bij sommige negatieve typen dossieritem (zoals Wet verbetering Poortwachter) kun je geen document selecteren.

4. Als je Alle bijlagen converteren naar PDF aanvinkt, worden alle documenten bij het type dossieritem geconverteerd naar PDF.

   Deze instelling geldt ook voor Word-documenten die je handmatig hebt toegevoegd als bijlage.

   De instelling Alle bijlagen converteren naar PDF is niet afhankelijk van de actie Document als bijlage genereren. Daarom kun je in een aparte actie altijd alle documenten naar PDF converteren. Dit kan bijvoorbeeld in één van de laatste acties van de workflow, zodat je zeker weet dat alle bijlagen zijn omgezet naar PDF.Je kunt een e-mail verzenden op basis van een berichtsjabloon en hierbij bepaal je of de bijlagen bij het dossieritem worden meegestuurd met het e-mailbericht. Gebruik dit in combinatie met de instelling Alle bijlagen converteren naar PDF als je alleen PDF-documenten wilt meesturen als bijlage.

   Als je in één actie zowel een bijlage genereert als alle bijlagen converteert naar PDF, dan zal Profit eerst de bijlage genereren en daarna alle bijlagen converteren naar PDF.

   

5. Per taak bepaal je de instellingen voor het aanpassen van bijlagen.

   Bij het aanmaken van een nieuw dossieritem genereert Profit de documenten op basis van type dossieritem, workflow en profiel. De gebruiker kan dit niet beïnvloeden. Wel kan de gebruiker de Word-documenten achteraf bewerken of verwijderen onder de volgende voorwaarden. Een PDF kun je alleen nog verwijderen.

   • Als een dossieritem bij een eigen type dossieritem in een workflow zit, geldt de instelling Bijlage aanpassen van de taak. Dit leg je vast in de workflow-editor. Ook moet het veld Bestand koppelen op het tabblad Algemeen aangevinkt zijn. Dit veld hoeft niet aangevinkt te zijn voor het automatisch genereren van documenten, maar moet wel aangevinkt zijn voor het wijzigen of verwijderen van documenten.
   • Als een dossieritem bij een meegeleverd type dossieritem in een workflow zit, geldt de instelling Aanpassen bij beoordelen toegestaan van het beoordelingsprofiel. De instelling Bijlage aanpassen van de workflowtaak wordt genegeerd.
   • Als een dossieritem niet meer in de workflow zit, geldt de instelling Bewerken (op het tabblad Algemeen van het type dossieritem).
   • Controleer of een aanmaken- of beoordelen profiel gebruikt wordt voor het dossieritem. Als er een context wordt gebruikt met het veld Bijlage, dan moet dit veld zichtbaar en wijzigbaar zijn.

Profit kan automatisch een Word-document genereren en dit eventueel omzetten naar PDF. Je kunt als gebruiker niet zelf bepalen welk document gegenereerd wordt en wanneer, dit is afhankelijk van de inrichting. Wel kun je achteraf een Word-document wijzigen of een bestand verwijderen, als dit toegestaan is.

Het genereren van een Word-document gebeurt op de servers van AFAS Online, hiervoor heb je het PCC niet nodig. Voor het aanpassen van een Word-bijlage bij een dossieritem heb je het PCC wel nodig.

Let op:

Profit moet over de juiste gegevens beschikken voor het genereren van het document. Als Profit bijvoorbeeld een document met organisatievelden moet genereren, dan moet er ook een organisatie als bestemming geselecteerd zijn.

Als je geen bestemming hebt geselecteerd, of het verkeerde type, dan verschijnt de volgende melding: Het genereren van het document is niet gelukt. De benodigde gegevens ontbreken. Als deze melding verschijnt, kun je niet verder met de workflow. Selecteer de juiste bestemming of kijk of de inrichting moet worden aangepast.

Document aanpassen in InSite:

In InSite kun je een Word-document aanpassen via het potloodje, als aanpassen op basis van de inrichting toegestaan is. Als je een bijlage wilt verwijderen, moet je het dossieritem eerst bewerken. Zie het uitgebreide artikel over de inrichting en de voorwaarden.

Een document nogmaals genereren:

De workflow kan op verschillende momenten een Word-document genereren en omzetten naar PDF. Je bepaalt in de inrichting per document onder welke naam het document wordt opgeslagen.

Profit kijkt of een gegenereerd document al aanwezig is bij het dossieritem op basis van de naam van het document. Als een dossieritem al een gegenereerd document bevat onder dezelfde naam als een nieuw document, zal Profit kijken of het oude document overschreven kan worden. Hierbij gelden de volgende regels:

• Een ongewijzigd en gegenereerd DOCX-document zal worden overschreven door een nieuw gegenereerd DOCX-document met dezelfde naam.
• Een genereerd document dat is geconverteerd naar PDF, wordt niet overschreven.
• Een gegenereerd DOCX-document dat door een gebruiker gewijzigd is, wordt niet overschreven door een nieuw gegenereerd DOCX-document met dezelfde naam.

Enkele voorbeelden:

• Oud DOCX-document is niet gewijzigd

  Aan het type dossieritem Klantcontact is een document gekoppeld met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi. Je maakt een profiel voor dit type dossieritem en dit profiel bevat ook een document met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi.

  

  Als je in InSite een nieuw dossieritem aanmaakt op basis van het profiel, dan maakt Profit een nieuw dossieritem aan met het genereerde document Algemene voorwaarden EnYoi.docx.

  Op basis van het profiel genereert Profit nogmaals een document met de naam Algemene voorwaarden EnYoi.docx. Aangezien het eerste document niet gewijzigd is, wordt dit overschreven door het tweede document. Hierdoor heeft het dossieritem één bijlage:

  

• DOCX-document geconverteerd naar PDF

  Dezelfde situatie als hierboven, maar bij het type dossieritem is het veld Document opslaan als PDF aangevinkt. Hierdoor is het originele en ongewijzigde DOCX-bestand niet meer aanwezig, dit is immers geconverteerd. Een geconverteerd document wordt niet overschreven, ook al heeft dit dezelfde naam. Er ontstaan twee bijlagen:

  

  Als bij zowel het type dossieritem als het profiel het veld Document opslaan als PDF aangevinkt is, dan ontstaan er twee PDF-bijlagen met dezelfde naam.

• DOCX-document is gewijzigd

  Aan het type dossieritem Klantcontact is een document gekoppeld met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi. In de workflow is een actie Aanbieding aanwezig die een document genereert met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi.

  Bij het aanmaken van het dossieritem ontstaat de bijlage Algemene voorwaarden EnYoi.docx.

  Je past dit document aan en slaat het opnieuw op bij het dossieritem.

  Vervolgens klik je op de actie Aanbieding. Het originele document bevat wijzigingen en wordt beschermd tegen overschrijven. Hierdoor kan het nieuwe document niet worden aangemaakt.

  

• Eigen document heeft dezelfde naam als de te genereren bijlage

  In de workflow is een actie Aanbieding aanwezig die een document genereert met de omschrijving Algemene voorwaarden EnYoi.

  Je hebt het document Algemene voorwaarden EnYoi.docx op je harde schijf staan en je voegt dit toe aan een dossieritem.

  Vervolgens klik je op de actie Aanbieding. Profit moet een nieuw document genereren met de naam Algemene voorwaarden EnYoi.docx, maar er bestaat al een eigen bijlage met die naam. De eigen bijlage zal niet worden overschreven, dus de actie kan niet worden uitgevoerd.

Zie ook:

• Alle toepassingen van de Documentgenerator