Dossieritems importeren

Je kunt nieuwe dossieritems vanuit een extern bestand importeren in Profit via CRM / Beheer / Import CRM / Dossier nieuw. Je kunt geen mutatie-import op dossieritems doen.

Let op:

De gebruiker die een nieuw dossieritem instuurt via een connector of importeert, moet rechten hebben op InSite, Profit of OutSite. Dit geldt ook voor bewerkingen die op bestaande workflows/dossieritems gedaan worden. Leg dit vast in de Autorisatie tool, eigenschappen gebruiker.

Beperkingen bij het importeren van dossieritems:

• De gebruiker kan alleen typen importeren waarvoor hij geautoriseerd is.
• Per import kun je alleen dossieritems van één bepaald type dossieritem importeren. Dit is nodig omdat heel veel afhankelijk is van het type, bijvoorbeeld welke vrije velden er bij horen.
• Het importeren van dossieritems van typen waarbij geen enkele bestemming mogelijk is, wordt niet ondersteund.
• Reacties bij een dossieritem kun je niet importeren.
• Bij een type dossieritem kan de optie Keuze verstrekkingswijze (uitgaande post) aangevinkt zijn. Dit veld wordt genegeerd tijdens de import, er ontstaan geen uitgaande berichten of documenten.
• Als je dossieritems importeert die via massaal insturen aan meerdere organisaties/personen zijn gekoppeld, wordt per bestemming een dossieritem aangemaakt (en niet één dossieritem gekoppeld aan alle bestemmingen).
• Instuurder (optioneel): Als het importbestand deze waarde niet bevat, zal Profit de gebruiker nemen die de import uitvoert.
• Instuurdatum (optioneel): Als het importbestand deze waarde niet bevat, zal Profit de huidige datum/tijd gebruiken.

Voorbereiding

Belangrijke aandachtspunten:

1. Het importeren van dossieritems wordt per type dossieritem uitgevoerd.

   Je moet mappen maken per type dossieritem. In deze mappen zet je alle documenten die bij het dossieritem ingestuurd kunnen worden.

   Voorbeeld: 

   Alle sollicitatiebrieven en CV’s vallen onder de omschrijving 'Documenten (sollicitatie)' in het dossier van de medewerker. Er bestaat dus een dossieritem 'Documenten (sollicitatie)' en een map 'Documenten sollicitatie'. In deze map staan van alle medewerkers de bijbehorende documenten.

   De benaming van deze documenten is ook zeer belangrijk.

2. Het is handig - maar niet verplicht - als de namen beginnen met het persoons- of organisatienummer.

   Dit is niet hetzelfde als het medewerker of debiteurnummer! Je vindt de juiste nummer via CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon. Je kunt bijvoorbeeld een analyse maken die deze nummers ophaalt.

   Als je voor een medewerker twee documenten wilt toevoegen met dezelfde naam (bijvoorbeeld een sollicitatiebrief en een cv) dan mogen deze documenten niet dezelfde naam hebben.

3. Maak in Excel een lijst van alle documentnamen per dossieritem en gebruik dit als bron voor de import! De consultant kan je helpen met het instellen van het juiste pad. Als alternatief voor het handmatig invoeren in Excel kun je, nadat je alle documenten met de juiste benaming op de goede plek hebt opgeslagen Extend Office gebruiken

Type dossieritem en profiel kiezen

Het proces begint met het selecteren van het type dossieritem waarvoor je dossieritems wilt importeren.

Je kunt naast het selecteren van een type dossieritem ook een aanmaakprofiel van een vrij type dossieritem selecteren (niet verplicht). Dit biedt de volgende mogelijkheden:

• Het aanmaakprofiel met bijbehorende aanpassen- en tonenpagina worden gebruikt.
• Als aan het aanmaakprofiel ook een beoordeelprofiel is gekoppeld, dan zal dit ook worden toegepast.
• Als aan het aanmaakprofiel een document (van de DocumentGenerator) gekoppeld is, dan zal dit document automatisch worden gegenereerd.

  Let op:

  De veldinstellingen van het aanmaakprofiel worden niet toegepast.

Bijlage importeren

Als je een bijlage wilt importeren bij een dossieritem moet je in de eigenschappen van het type dossieritem (CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem) op het tabblad Algemeen het veld Bestand koppelen aanvinken.

Bij een dossieritem zijn meerdere bijlagen toegestaan, maar je kunt maar één bijlage importeren. Met de UpdateConnector KnSubject kun je dossieritems met meerdere bijlagen toevoegen.

Wil je een dossieritem met een bijlage importeren, neem dan in het importbestand de bestandslocatie op. Gebruik hierbij NIET de notatie C:\Import\Te importeren bijlage.pdf, maar WEL:

\\client\C$\Import\Te importeren bijlage.pdf

Zie ook:

• Uitgebreid voorbeeld van het importeren van foto's/bestanden
• Bestandslocatie openen vanuit Profit

Dossier extra

• Alle koppelingen op basis van inrichting type dossieritem (zie hieronder)

  Afhankelijk van de inrichting van het type dossieritem zijn velden optioneel, verplicht of niet zichtbaar. Dit geldt voor:

• Opties bij dossieritem (begindatum, einddatum, tekst, afgehandeld enz.)

  Deze velden zullen niet zichtbaar of optioneel zijn afhankelijk of de optie aanstaat bij het type. Deze velden zijn nooit verplicht.

• Bestemming

  Organisatie/persoon-id en contactpersoon-id zullen optioneel, verplicht en niet zichtbaar zijn afhankelijk van de instellingen bij het type dossieritem volgens dezelfde regels waarbij deze velden in de wizard optioneel, verplicht of niet zichtbaar zijn.

  De betreft-velden zijn zichtbaar of te koppelen afhankelijk van dezelfde instellingen. Als velden in de import zijn aangevinkt die niet correct zijn vergeleken met de organisatie/persoon in de omgeving, zal de import niet slagen. Bijvoorbeeld het betreft-veld voor medewerker staat aan terwijl de gekoppelde organisatie/persoon geen medewerker is. De optie Eén van deze verplicht wordt opgevat als [optioneel].

  Je kunt bij het importeren van dossieritems in het veld Organisatie/persoon kiezen voor Vaste waarde. Vervolgens kun je een Organisatie/persoon selecteren in een zoekvenster.

• Dossier/extra

  Koppelingen met de extra dossiers (project, cursus, enz.) zijn optioneel, verplicht of niet zichtbaar afhankelijk van de instellingen bij het type dossieritem.

• Kenmerken

  Kenmerken zijn zichtbaar als bij het type dossieritem de optie Kenmerken gebruiken aanstaat.

  Afhankelijk van de kenmerken die gevuld zijn, kan een dossieritem na het importeren automatisch in een workflow komen.

• Vrije velden

  Vrije velden zijn zichtbaar als het type dossieritem geschikt is voor vrije inrichting en als er vrije velden aan het type dossieritem gekoppeld zijn.

Bestemming

• Alle CRM-bestemmingen moeten worden bepaald via de id's van persoon/organisatie en contact. Het is dus niet mogelijk om te werken met de id’s van bijvoorbeeld verkooprelaties of medewerkers. Dit in tegenstelling tot de UpdateConnector waarin hiervoor een transferfield aanwezig is.

Kenmerken

• Afhankelijk van de kenmerken die gevuld zijn kan een dossieritem na importeren automatisch in de workflow komen.

Vrije velden

• Vrije velden worden bepaald vanuit het type dossieritem. Afhankelijk van het gekozen type dossieritem zijn de gekoppelde vrije velden beschikbaar.