Dossier

Profit biedt een volledig digitaal dossier voor organisaties, personen, debiteuren en crediteuren, medewerkers en werkgevers, etc. Je beheert alle dossierstukken (we noemen deze 'dossieritems' in Profit) op één centrale plek. Het dossier is toegankelijk via Profit en InSite. Klanten hebben toegang tot hun dossier via OutSite (als je de Klantportal-functionaliteit gebruikt). Het dossier is een uitgelezen kans om je papieren archief op te ruimen en alles te digitaliseren, zodat je er altijd over kunt beschikken.

Het dossier heeft twee toepassingen:

  • Vastleggen van informatie
  • Drager van workflows

Voorbereiding

Dossieritems om informatie vast te leggen

In Profit kun je dossiers bijhouden waarin je allerlei zaken kunt vastleggen. In feite leg je met dossieritems een digitaal archief aan dat je te allen tijde kunt raadplegen, ook via InSite.

Als je een dossieritem vastlegt bij een organisatie wordt deze bij alle relatietypen die bij deze organisatie horen, getoond. Als je een dossieritem vastlegt voor een persoon wordt dit bij alle relatietypen van die persoon zichtbaar. Als je een dossieritem vastlegt bij een contact dan wordt dit getoond bij de organisatie en niet bij de persoon. Als je voor meerdere contacten van een project een dossieritem instuurt, zijn in de weergave Dossier bij het projecten alle contacten zichtbaar.

Let op: 

Uitzondering hierop zijn dossieritems die als vertrouwelijk zijn ingesteld bij het type dossieritem.

Dossieritems kun je vastleggen op verschillende manieren:

  • In Profit, bij een bestemming. Als je bijvoorbeeld een dossieritem bij een organisatie wilt vastleggen, open je de organisatie en leg je het dossieritem vast. Je kunt ook een dossieritem bij meerdere organisaties tegelijk vastleggen.
  • In Profit, via CRM / Dossier / Dossier.
  • In Profit ontstaan automatisch dossieritems als dit is ingericht. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld salarisstroken, jaaropgaven, cursusbevestigingen, facturen, etc automatisch als dossieritem worden opgeslagen.
  • Via InSite of OutSite

    Afhankelijk van de inrichting heb je aparte actieknoppen op verschillende pagina's om dossieritems vast te leggen.

  • Vanuit Microsoft Office via het Profit Communication Center

    Als je bijvoorbeeld een Excel-bestand geopend hebt, dan kun je dit met een muisklik vastleggen als dossieritem in Profit.

  • Via een import of UpdateConnector.
  • Via de AFAS Pocket app.

Bestandstypen die niet toegestaan zijn (denylist):

Bij het insturen van de volgende typen krijg je een melding, omdat deze niet toegestaan zijn. Op deze lijst zie je de meest voorkomende bestandstypen die niet zijn toegestaan.

.ashx

.cshtml

.mhtml

.svgz (compressed svg)

.asmx

.exe

.ps1

.vb

.aspq

.hta

.psd1

.vbe

.axd

.htm

.psm1

.vbhtm

.bat

.html

.shtml

.vbhtml

.cshtm

.js

.stm

.vbs

.cmd

.jse

.svc

.xml

.css

.mhtm

.svg

.xsd

Workflows

Met workflows kun je de dagelijkse processen standaardiseren en feilloos en efficiënt uitvoeren.

Je gebruikt workflows om processen te automatiseren en papiergebruik te verminderen. Naast het gebruik van de standaard meegeleverde workflows kun je ze ook zelf bouwen. Hierdoor kun je de workflow helemaal afstemmen op de organisatie.

Als je een dossieritem aanmaakt waar een workflow aan gekoppeld is (in de inrichting van het type dossieritem) dan ontstaat er automatisch een workflow. In deze help wordt dan vaak simpelweg van een workflow gesproken, niet van een dossieritem dat ook een workflow bevat.

Workflow vastleggen

Het ontstaan van een workflow is afhankelijk van de kenmerkcombinatie(s) bij het type dossieritem:

  • Bij een type dossieritem zonder kenmerkcombinatie zal nooit een workflow ontstaan.
  • Bij een type dossieritem met één gekoppelde workflow zal een workflow ontstaan als het type dossieritem een kenmerkcombinatie heeft. Deze kenmerkcombinatie hoeft geen kenmerken te bevatten.
  • Bij een type dossieritem met meerdere gekoppelde workflows heb je ook meerdere kenmerkcombinaties nodig. Elke kenmerkcombinatie moet een uniek kenmerk (of een combinatie van kenmerken) bevatten.

Wanneer ontstaat een workflow

  • In Profit, bij een bestemming. Als je bijvoorbeeld een dossieritem bij een organisatie wilt vastleggen, open je de organisatie en leg je het dossieritem vast. Je kunt ook een dossieritem bij meerdere organisaties tegelijk vastleggen.
  • In Profit, via CRM / Dossier / Dossier.
  • In Profit ontstaan automatisch dossieritems als dit is ingericht. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld salarisstroken, jaaropgaven, cursusbevestigingen, facturen, etc automatisch als dossieritem worden opgeslagen.
  • Via InSite of OutSite

    Afhankelijk van de inrichting heb je aparte actieknoppen op verschillende pagina's om dossieritems vast te leggen.

    Ook kan een nieuwe workflow worden gestart via een profiel, zoals een indienst-profiel.

  • Vanuit Microsoft Office via het Profit Communication Center

    Als je bijvoorbeeld een Excel-bestand geopend hebt, dan kun je dit met een muisklik vastleggen als dossieritem in Profit.

  • Via een import of UpdateConnector.
  • Via een workflowactie in een workflow waarmee je een nieuwe workflow aanmaakt.
  • Via een document (van de DocumentGenerator) waar een workflow aan gekoppeld is om het document te beoordelen.

Workflow afhandelen

Workflows waarvoor je op enig moment verantwoordelijk bent, komen automatisch in beeld in InSite. Je opent de workflow en bekijkt de taak. Je hebt verschillende acties om iets met de workflow te doen, zoals Afhandelen of Iemand anders (een collega) verantwoordelijk maken. Door een actie uit te voeren wordt de workflow gesloten en meestal verdwijnt deze uit de lijst Mijn taken, omdat de workflow immers naar een volgende/andere stap gaat, en iemand anders verantwoordelijk wordt.

Klanten kunnen workflows insturen of afhandelen via OutSite, bijvoorbeeld via de Klantportal.

Let op:

Tijdens je dagelijkse werkzaamheden zal je workflows veelal aanmaken via InSite of OutSite.

Een workflow ontstaat bij het aanmaken van een dossieritem (waarbij in de inrichting een workflow gekoppeld is). Het maakt niet uit of je dit dossieritem aanmaakt via Profit, InSite, OutSite, een import, een connector.

Werkwijze

Zie ook