Vrije inkoopaanvraag inrichten (kosten)
Vrije aanvragen hebben betrekking op items van het type artikelen of kosten die zich lastig in het bestaande assortiment laten inpassen, bijvoorbeeld een speciaal cadeau voor een jubileum.
Een inkoopaanvraag voor een kostensoort is alleen mogelijk bij vrije inkoopaanvragen.
Let op:
Je richt dit onderdeel alleen in voor vrije inkoopaanvragen, niet voor inkoopaanvragen o.b.v. productgroep.
Bij een inkoopaanvraag kunnen budgetregels getoond worden. Deze zijn afkomstig uit Profit Financieel. In Profit Financieel kun je budgetten maken op grond van grootboekrekeningen (eventueel ook gespecificeerd naar verbijzonderingsas/kostenplaats).
- Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor een artikel, dan zie je budgetregels van de grootboekrekening inkoop van de artikelgroep van het artikel.
- Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor kosten, dan zie je budgetregels van de rekening inkoop van de integratiegroep van de kosten.
Ook verplichtingen ter attentie van de rekening Inkoop kunnen getoond worden.
Inrichting van productgroep inkoopaanvragen vind je hier.
Inrichting vrije inkoopaanvraag voor kosten:
1. Grootboekrekening kosten
Voeg de 
Grootboekrekening voor kosten toe.
Je kunt zelf grootboekrekeningen toevoegen aan het rekeningschema.
Grootboekrekening toevoegen:
- Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
- Klik op: Nieuw.
- Vul het rekeningnummer in.
In de Financiële instellingen kun je grenzen bepalen, waarbinnen de rekeningnummers moeten vallen.
Gebruik geen aaneensluitende nummers, maar laat ruimte open zodat je later grootboekrekeningen kunt tussenvoegen. Voor de opbrengstrekeningen gebruik je bijvoorbeeld 8000, 8010, 8020, 8030, etc. Hierdoor kun je later eventueel nog nummer 8025 tussenvoegen.
- Vul een Zoeknaam en Omschrijving in.
Het veld Zoekhulp in de financiële boekingsprogramma's kijkt naar de waarde van de zoeknaam.
- Het Type rekening bepaalt hoe de rekening op de balans of winst- en verliesrekening wordt getoond.
De grootboekrekeningen met type 1 en 2 (Activa en Passiva) vormen samen de balansrekeningen Grootboekrekeningen met type 3 en 4 (Opbrengsten en Kosten) vormen samen de resultatenrekeningen.
Bij de jaarovergang worden alleen de saldi van rekeningen met type 1 en 2 overgenomen als beginbalans voor het nieuwe boekjaar; de saldi van rekeningen met type 3 en 4 worden bij het begin van een nieuw boekjaar op nul gezet op de beginbalans.
- Selecteer Overige bij Soort rekening. De andere types hebben betrekking op opbrengstrekeningen en activarekeningen.
- Vink Handmatig boeken blokkeren aan bij grootboekrekeningen die je alleen gebruikt voor mutaties die automatisch gegenereerd worden vanuit andere onderdelen van Profit.
Het is nog wel mogelijk om mutaties te importeren op grootboekrekeningen waar deze instelling aangevinkt is. Ook al zijn dit directe financiële boekingen.
- Vink Afletterbaar niet aan. Een afletterbare rekening biedt de mogelijkheid om mutaties tegen elkaar weg te strepen. Eventueel kan dit plaatsvinden tegen mutaties van een andere grootboekrekening.
- Met de velden voor de financiële rapportage kun je op een eenvoudige wijze een balans, verlies-en winstrekening en overzicht kengetallen financieel maken. Hierbij kun je ook gegevens vastleggen voor het RGS (Referentie Grootboekschema).
- Klik op: Volgende.
- Vink Btw toestaan aan als bij een boeking op deze rekening een btw-mutatie toegestaan is. Als je dit veld aanvinkt, dan moet je de btw-code verplicht invullen bij een boeking op deze rekening.
Wanneer er bij een boeking op de rekening, waarbij dit veld is aangevinkt, geen btw berekend moet worden, dan vul je een btw-code in voor 0% btw. In de btw/icp-aangifte zal de grondslag voor de btw-berekening te zien zijn, maar er zal geen btw-bedrag berekend worden.
- Bij opbrengst- en kostenrekeningen en activarekeningen vink je dit veld meestal aan, met uitzondering van de kostenrekeningen voor intern verbruik en van btw vrijgestelde kosten (porto, lonen/salarissen, giften etc.).
- Rekeningen waarbij je dit veld nooit mag aanvinken zijn de grootboekrekeningen voor kas en bank, de verzamelrekeningen debiteuren en crediteuren, tussenrekeningen, afschrijvingen, etc.
- Als btw toegestaan is, selecteer je eventueel een voorkeur btw-code die bij het boeken automatisch wordt voorgesteld.
- Klik op: Volgende.
- Vink Verzamelrekening niet aan. Je kunt nu ook geen type verzamelrekening invullen.
Op een verzamelrekening kan niet rechtstreeks worden geboekt. Alleen via subrekeningnummers (debiteuren en crediteuren) kan een boeking op deze rekeningen worden gemaakt.
- Klik op: Volgende.
- Klik op: Voltooien.
Bijvoorbeeld Marketingkosten (4551).
Type: Kosten, soort overige, btw toestaan met voorkeur 4 (te vorderen hoog). Budgetteren op bedrag, evenredig verdeeld en verplichting bij inkoopboeking (tabblad Extra) verplicht! Niet verbijzonderen (niet op vestiging en niet op afdeling).
Als je de verplichting wilt terugzien op het project, moet de grootboekrekening zijn ingesteld als projectrekening.
2. Integratiegroep (kosten)
Voeg de Integratiegroep (voor kosten!) toe.
Bijvoorbeeld MKS (marketingkosten) en koppel daarin bij Rek. inkoop de grootboekrekening Marketingkosten (4551).
3. Item van type Kosten toevoegen
Voeg het artikel van het type Kosten toe.
Bijvoorbeeld Marketingkosten (marktonderzoek, zoekmachineoptimalisatie, etc.). Koppel deze kosten dan aan de integratiegroep (MKS in ons voorbeeld).
4. Beoordelaars instellen
Stel de beoordelaar(s) in. Je hebt verschillende mogelijkheden. In de meest uitgebreide meegeleverde workflow komen alle mogelijke beoordelaars aan bod. Afhankelijk van welke je inricht, komt de workflowtaak bij de juiste gebruiker terecht. De mogelijkheden zijn:
- handmatig ingestelde beoordelaar of vervanger*
- interne projectleider(s) of vervanger*
- projectbeoordelaars volgens bedrag via procuratieschema
- in de grootboekrekening ingestelde budgethouder
Je kunt een of meer budgethouders per grootboekrekening instellen. Daarbij kun je ook raadplegen wie in de andere beschikbare administraties budgethouder zijn op de rekening.
- Open de administratie.
- Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
- Open de grootboekrekening.
- Ga naar het tabblad: Budgethouder.
- Voeg een budgethouder voor de grootboekrekening toe.
Per administratie kan een grootboekrekening één budgethouder hebben. Gebruik een weergave met alle administraties om alle budgethouders van een grootboekrekening te zien.
- Als je een budgethouder wilt vervangen door een andere, verwijder je de oude regel en voeg je een nieuwe toe.
In ons voorbeeld richt je de budgethouder op grootboekrekening Marketing in.
Via de workflow komt de aanvraag o.a. bij de budgethouder. Deze budgethouder heeft ook inzicht in het nog vrij te besteden budget.
Via het profiel kun je de beoordelaar afwijkend instellen.
5. Workflow
Richt de Workflow voor inkoopaanvragen in.
Je kunt deze eventueel kopiëren en aanpassen. Bijvoorbeeld door de volgorde van beoordelaars te wijzigen.
In tegenstelling tot de standaard aansturing van workflows vanuit kenmerkcombinaties in het type dossieritem, wordt bij inkoopaanvragen op een andere manier bepaald welke inkoopaanvraag welke workflow aanstuurt:
- workflows voor vrije inkoopaanvragen koppel je in de profielen en
- workflows voor vaste 'productgroep' inkoopaanvragen koppel je in de boekingslay-outs.
6. Profielen
Voeg het profiel voor aanmaken van deze specifieke vrije inkoopaanvraag toe.
In ons voorbeeld 'Inkoopaanvraag Marketing'. Koppel dit aanmaak-profiel aan het standaard beoordelingsprofiel voor vrije inkoopaanvragen (Beoordelen vrije inkoopaanvraag).
Koppel daarin ook je eigen workflow.
Het is mogelijk bij de veldinstellingen in het profiel een afwijkende standaard beoordelaar in te stellen.
De administratie kan alleen in de kop worden ingesteld. De verbijzonderingen (as 1 /m 5) kunnen alleen in de regels worden ingesteld.
Standaard bevat een inkoopaanvraag één product/dienst. Als de vrije inkoopaanvraag meerdere regels mag hebben, vink je Meerdere regels toegestaan in het aanmaakprofiel aan.
Zie ook:
Profielen inrichten voor Vrije aanvraag
Voor bepaalde InSite-pagina's kun je profielen gebruiken; een profiel bepaalt welke velden op een InSite-pagina beschikbaar zijn. Een profiel voor een inkoopaanvraag bepaalt welke gegevens een gebruiker kan of moet invullen bij het indienen van een inkoopaanvraag.
Let op:
Je richt dit onderdeel alleen in voor vrije inkoopaanvragen, niet voor inkoopaanvragen o.b.v. productgroep.
Volg ook de overige inrichting voor vrije inkoopaanvragen.
Voor inkoopaanvragen zijn er twee typen profielen, namelijk een aanmaakprofiel en een beoordelingsprofiel. Een aanmaakprofiel bevat alle velden die je bij een nieuwe vrije inkoopaanvraag kunt vullen. Je kunt voor elke soort aanvraag een apart aanmaakprofiel met specifieke instellingen toevoegen. Als een medewerker een nieuwe vrije inkoopaanvraag doet, selecteert hij eerst een 'aanmaakprofiel' (bijvoorbeeld 'Aanvraag hotelovernachting').
Aanmaakprofiel aanmaken:
Als je genoeg hebt aan één aanmaakprofiel, wijzig je het meegeleverde profiel Aanmaken vrije inkoopaanvraag. Volg de onderstaande stappen als je een nieuw profiel nodig hebt.
- Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
- Klik op: Nieuw.
- Vul een naam in die zinvol is voor de aanvragers, want de naam wordt getoond bij het invullen van een inkoopaanvraag.
- Selecteer Inkoopaanvraag bij Type.
- Selecteer Aanmaken bij Soort.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer de workflow. Dit is een workflow van het type dossieritem Inkoopaanvraag.
- Selecteer een beoordelingsprofiel.
- Klik op: Voltooien.
- Open de eigenschappen van het nieuwe aanmaakprofiel.
- Maak je eigen contexten aan en wijzig de veldinstellingen. Hiermee bepaal je welke velden de gebruiker moet vullen in de aanvraag, de voorkeurwaarden, etc.
Verplichte velden moeten altijd een waarde hebben. Wil je een verplicht veld onzichtbaar maken? Leg dan een voorkeurwaarde vast bij het verplichte veld en vink daarna Zichtbaar uit.
De administratie kan alleen in de kop worden ingesteld. De verbijzonderingen (as 1 /m 5) kunnen alleen in de regels worden ingesteld.
- Bij een nieuw profiel ontstaan ook nieuwe InSite-pagina's. Autoriseer deze pagina's.
Beoordelingsprofiel aanmaken:
Als je genoeg hebt aan één beoordelingsprofiel, wijzig je het meegeleverde profiel Beoordelen vrije inkoopaanvraag. Volg de onderstaande stappen als je een nieuw profiel nodig hebt.
- Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer Inkoopaanvraag bij Type.
- Selecteer Beoordelen bij Soort.
- Klik op: Voltooien.
- Open de eigenschappen van het nieuwe aanmaakprofiel.
- Als je Aanpassen bij beoordelen toegestaan aanvinkt, kan de beoordelaar de gegevens van de inkoopaanvraag wijzigen bij het beoordelen van de workflow. Dit is alleen mogelijk, als wijzigen ook is toegestaan op basis van de workflow.
- Maak je eigen contexten aan en wijzig de veldinstellingen. Hiermee bepaal je welke velden de gebruiker moet vullen in de aanvraag, de voorkeurwaarden, etc.
- Bij een nieuw profiel ontstaan ook nieuwe InSite-pagina's. Autoriseer deze pagina's.
Vrije inrichting:
Je kunt extra velden toevoegen aan inkoopaanvragen en inkoopaanvraagregels. De vrije velden zijn beschikbaar in de boekingslay-outs en de profielen voor inkoopaanvragen.
Zie ook:
7. Autorisatie
Autoriseer in de juiste rol (Rol: Marketing, bijvoorbeeld) de aanmaken-, tonen- en aanpassen-pagina's met de naam 'Inkoopaanvraag + profielnaam'.
Bijvoorbeeld Aanmaken vrije inkoopaanvraag Inkoopaanvraag Marketing, etc. (pagina's komen direct in de site en worden gepubliceerd, volgens de site-pagina's gegevens).
8. Insite
Richt InSite in.
Voeg de pagina Aanmaken inkoopaanvraag [naam] toe in InSite. Bijvoorbeeld als knop in de pagina Inkoop.
9. Inkooprelatieprofiel voor verplichtingen (optioneel)
Richt een Inkooprelatieprofiel in voor verplichtingen
Dit doe je als je verplichtingen wilt aanmaken op grond van inkooporders die voortvloeien uit inkoopaanvragen.
Koppel dit profiel aan de juiste inkooprelaties. In de inkoopaanvraag wordt dan al getoond of bij de crediteur de verplichting aangemaakt gaat worden of niet. Je kunt het daar dan ook al wijzigen voor de rest van het inkoopproces van de aanvraag.
Zie ook:
