Vrije inkoopaanvraag inrichten (kosten)
Vrije aanvragen hebben betrekking op items van het type artikelen of kosten die zich lastig in het bestaande assortiment laten inpassen, bijvoorbeeld een speciaal cadeau voor een jubileum.
Een inkoopaanvraag voor een kostensoort is alleen mogelijk bij vrije inkoopaanvragen.
Let op:
Je richt dit onderdeel alleen in voor vrije inkoopaanvragen, niet voor inkoopaanvragen o.b.v. productgroep.
Bij een inkoopaanvraag kunnen budgetregels getoond worden. Deze zijn afkomstig uit Profit Financieel. In Profit Financieel kun je budgetten maken op grond van grootboekrekeningen (eventueel ook gespecificeerd naar verbijzonderingsas/kostenplaats).
- Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor een artikel, dan zie je budgetregels van de grootboekrekening inkoop van de artikelgroep van het artikel.
- Als je een inkoopaanvraag hebt ingestuurd voor kosten, dan zie je budgetregels van de rekening inkoop van de integratiegroep van de kosten.
Ook verplichtingen ter attentie van de rekening Inkoop kunnen getoond worden.
Inrichting vrije inkoopaanvraag voor kosten:
1. Grootboekrekening kosten
Voeg de 
Grootboekrekening voor kosten toe.
Bijvoorbeeld Marketingkosten (4551).
Type: Kosten, soort overige, btw toestaan met voorkeur 4 (te vorderen hoog). Budgetteren op bedrag, evenredig verdeeld en verplichting bij inkoopboeking (tabblad Extra) verplicht! Niet verbijzonderen (niet op vestiging en niet op afdeling).
Als je de verplichting wilt terugzien op het project, moet de grootboekrekening zijn ingesteld als projectrekening.
2. Integratiegroep (kosten)
Voeg de Integratiegroep (voor kosten!) toe.
Bijvoorbeeld MKS (marketingkosten) en koppel daarin bij Rek. inkoop de grootboekrekening Marketingkosten (4551).
3. Item van type Kosten toevoegen
Voeg het artikel van het type Kosten toe.
Bijvoorbeeld Marketingkosten (marktonderzoek, zoekmachineoptimalisatie, etc.). Koppel deze kosten dan aan de integratiegroep (MKS in ons voorbeeld).
4. Beoordelaars instellen
Stel de beoordelaar(s) in. Je hebt verschillende mogelijkheden. In de meest uitgebreide meegeleverde workflow komen alle mogelijke beoordelaars aan bod. Afhankelijk van welke je inricht, komt de workflowtaak bij de juiste gebruiker terecht. De mogelijkheden zijn:
- handmatig ingestelde beoordelaar of vervanger*
- interne projectleider(s) of vervanger*
- projectbeoordelaars volgens bedrag via procuratieschema
- in de grootboekrekening ingestelde budgethouder
In ons voorbeeld richt je de budgethouder op grootboekrekening Marketing in.
Via de workflow komt de aanvraag o.a. bij de budgethouder. Deze budgethouder heeft ook inzicht in het nog vrij te besteden budget.
Via het profiel kun je de beoordelaar afwijkend instellen.
5. Workflow
Richt de Workflow voor inkoopaanvragen in.
Je kunt deze eventueel kopiëren en aanpassen. Bijvoorbeeld door de volgorde van beoordelaars te wijzigen.
In tegenstelling tot de standaard aansturing van workflows vanuit kenmerkcombinaties in het type dossieritem, wordt bij inkoopaanvragen op een andere manier bepaald welke inkoopaanvraag welke workflow aanstuurt:
- workflows voor vrije inkoopaanvragen koppel je in de profielen en
- workflows voor vaste 'productgroep' inkoopaanvragen koppel je in de boekingslay-outs.
6. Profiel
Voeg het profiel voor aanmaken van deze specifieke vrije inkoopaanvraag toe.
In ons voorbeeld 'Inkoopaanvraag Marketing'. Koppel dit aanmaak-profiel aan het standaard beoordelingsprofiel voor vrije inkoopaanvragen (Beoordelen vrije inkoopaanvraag).
Koppel daarin ook je eigen workflow.
Het is mogelijk bij de veldinstellingen in het profiel een afwijkende standaard beoordelaar in te stellen.
De administratie kan alleen in de kop worden ingesteld. De verbijzonderingen (as 1 /m 5) kunnen alleen in de regels worden ingesteld.
Standaard bevat een inkoopaanvraag één product/dienst. Als de vrije inkoopaanvraag meerdere regels mag hebben, vink je Meerdere regels toegestaan in het aanmaakprofiel aan.
7. Autorisatie
Autoriseer in de juiste rol (Rol: Marketing, bijvoorbeeld) de aanmaken-, tonen- en aanpassen-pagina's met de naam 'Inkoopaanvraag + profielnaam'.
Bijvoorbeeld Aanmaken vrije inkoopaanvraag Inkoopaanvraag Marketing, etc. (pagina's komen direct in de site en worden gepubliceerd, volgens de site-pagina's gegevens).
8. Insite
Richt InSite in.
Voeg de pagina Aanmaken inkoopaanvraag [naam] toe in InSite. Bijvoorbeeld als knop in de pagina Inkoop.
9. Inkooprelatieprofiel voor verplichtingen (optioneel)
Richt een Inkooprelatieprofiel in voor verplichtingen
Dit doe je als je verplichtingen wilt aanmaken op grond van inkooporders die voortvloeien uit inkoopaanvragen.
Koppel dit profiel aan de juiste inkooprelaties. In de inkoopaanvraag wordt dan al getoond of bij de crediteur de verplichting aangemaakt gaat worden of niet. Je kunt het daar dan ook al wijzigen voor de rest van het inkoopproces van de aanvraag.
Zie ook: