Vrije inkoopaanvraag insturen

Gebruik een vrije inkoopaanvraag voor een product (of dienst), dat je niet via een productgroep kunt aanvragen. Vrije aanvragen gebruik je voor items van het type artikel of kosten die je lastig in het bestaande assortiment kunt inpassen, bijvoorbeeld een speciaal cadeau voor een jubileum. Je moet dit eerst inrichten.

Je kunt een vrije inkoopaanvraag gebruiken voor één product/dienst, of meerdere producten/diensten tegelijk. Dit is afhankelijk van de inrichting van het sjabloon.Als je de aanvraag instuurt ontstaat er meteen een dossieritem en een workflow.

Inkoopaanvraag met één regel

Stappen voor een inkoopaanvraag met één product/dienst.

Inkoopaanvraag indienen:

1. Ga naar InSite.

   Je kunt een inkoopaanvraag alleen insturen via InSite, niet via Profit Windows.

2. Start een aanvraag.
3. Vul de aanvraag zo volledig mogelijk in.

   Je ziet alleen items van het type artikel of kosten waarvoor je geautoriseerd hebt (filterautorisatie op item). Als je een artikel selecteert wordt automatisch de gekoppelde artikelgroep ingevuld. Op het moment dat je het artikel verwijderd, wordt ook de gekoppelde artikelgroep verwijderd en kun je weer uit alle artikelen kiezen waarvoor je bent geautoriseerd.

   Bij een nieuwe aanvraag kun je het meegeleverde profiel gebruiken, je ziet dan alle velden. Als je een eigen profiel gebruikt zie je wellicht minder velden en kunnen velden een voorkeurwaarde hebben.

   De instellingen bij Verplichtingen aanmaken en Verplichtingen blokkeren voor betaling worden getoond volgens wat is ingesteld in het geldende inkooprelatieprofiel.

4. Voeg eventueel interne en externe bijlagen toe.
5. Klik op: Aanmaken.

   Gevolgen:

   • Je kunt de inkoopaanvraag niet meer wijzigen. Een beoordelaar kan de aanvraag wel wijzigen, als dit ingericht is.
   • De inkoopaanvraag krijgt de status In aanvraag.
   • Er ontstaat een workflow voor het beoordelen van de inkoopaanvraag.

Inkoopaanvraag met meerdere regels

Stappen voor een inkoopaanvraag met meerdere producten of diensten. Dit is alleen mogelijk als het veld Meerdere regels toegestaan in het aanmaakprofiel is aangevinkt.

Je kunt per inkoopaanvraagregel specifieke verbijzonderingen kiezen. Bij het beoordelen van de aanvraag op basis van procuratie zal Profit dan de afwijkende verbijzonderingen per regel gebruiken, niet de verbijzondering uit de kop van de inkoopaanvraag.

De vrije inkoopvraag wordt als één geheel beoordeeld en kan worden goedgekeurd of afgekeurd. Het is niet mogelijk om afzonderlijke regels goed- of af te keuren. Wel kan de beoordelaar regels verwijderen, als hij de inkoopaanvraag mag aanpassen. Als er geen regels overblijven moet je de inkoopaanvraag via de actie Verwijderen weghalen. Dit komt doordat hij in de workflow zit.

Inkoopaanvraag indienen:

1. Ga naar InSite.

   Je kunt een inkoopaanvraag alleen insturen via InSite, niet via Profit Windows.

2. Start de aanvraag en vul deze in.

   De pagina die je nu invult, bevat de gegevens voor de kopregel (zoals de inkooprelatie) en de eerste regel. De inkooprelatie geldt voor alle inkoopregels van deze aanvraag.

3. Klik op Volgende.
4. Je kunt regels toevoegen en bijlagen raadplegen.
5. Als je alle aanvraagregels hebt aangemaakt, stuur je de inkoopaanvraag in.