Verbijzondering beheren
Deze pagina beschrijft hoe je verbijzondering beheert nadat deze is ingericht. Je wijzigt bestaande instellingen, bewaakt de kwaliteit van vastgelegde gegevens door voorkeurinstellingen toe te passen en past de inrichting aan wanneer je organisatie verandert.
|
Inhoud |
Voorkeur verbijzonderingen instellen
Voor verschillende boekingen kun je voorkeur verbijzonderingen instellen.
Voorkeur verbijzonderingen instellen:
- Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
- Ga naar het tabblad: Budget.
- Vul de velden in.
- Ga naar het tabblad: Verdelen.
- Vul de velden in.
- Ga naar het tabblad: Btw.
- Vul de velden in.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Verbijzondering autoriseren via gegevensfilters
Een omgeving kan meerdere verbijzonderingscodes bevatten. Met autorisatiefilters kun je ervoor zorgen dat bepaalde verbijzonderingscodes voor een gebruiker worden uitgesloten. Je gebruikt hiervoor het gegevensfilter Financieel / Verbijzonderingscodes. Als je een filter aan dit gegevensfilter toevoegt en daarmee verbijzonderingscodes uitsluit, kunnen de gebruikers die je voor dit filter autoriseert deze verbijzonderingscode bij het maken van een boeking niet selecteren.
Verbijzonderingscodes autoriseren met gegevensfilters:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Klik op: Onderhoud filters.
- Selecteer Financieel / Verbijzonderingscodes.
- Selecteer hoe je de toegang tot dit gegevensfilter wilt regelen, je kunt kiezen uit:
- Volgens filters: je stelt zelf een filter in waarmee je precies kunt aangeven welke gegevens worden getoond aan de gebruikers die voor het gegevensfilter worden geautoriseerd. Je kunt nu een filter instellen op één of meer velden in het betreffende bestand. De methode voor het instellen van een filter wordt besproken in de help van filters.
- Volledige toegang: als je hiervoor kiest, betekent dit dat de gebruikers die voor het gegevensfilter worden geautoriseerd, alle verbijzonderingscodes kunnen selecteren bij het maken van een boeking.
- Vink Volgens filters aan.
- Klik op: Nieuw.
- Vul de omschrijving in. Deze omschrijving wordt getoond als je gebruikers op dit filter gaat autoriseren.
- Klik op: Voorbeeld, om de werking van het filter te controleren.
Let op:
Als je met de knop Verwijderen een gegevensfilter uit de lijst verwijdert, vervallen automatisch ook de autorisaties die je op dit filter aan de gebruikers hebt toegekend. Als je een filter wijzigt, betekent dit ook dat de autorisatie voor de gebruikers via dit filter direct wordt gewijzigd.
- Vul het filter bijvoorbeeld als volgt in: Code verbijzondering !=01:
Je kunt ook filteren op Verbijzonderingsas of op Omschrijving code verbijzondering.
- Klik op: Opslaan.
Na het toevoegen kun je groepen en/of gebruikers voor dit filter autoriseren. Dit doe je op de volgende manier:
- Ga in de autorisatietool naar Onderhoud groepen of Onderhoud gebruikers en selecteer een groep of een gebruiker.
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Codes verbijzondering / Filters / Financieel / Verbijzonderingscodes / Hoofdkantoor uitgesloten.
- Selecteer het filter en zet dit op Geactiveerd.
Via de knop Filter Wijzigen kun je hier direct het geselecteerde filter aanpassen.
Als je bij het maken van een boeking een verbijzonderingscode kiest waarvoor je niet geautoriseerd bent verschijnt de melding: 'Verbijzonderingscode X van as X mag niet gekozen worden vanwege de autorisatie.'
Verbijzonderingstoewijzingen blokkeren/deblokkeren
Je kunt verbijzonderingstoewijzingen blokkeren zodat je deze (tijdelijk) niet kunt gebruiken. Geblokkeerde toewijzingen kun je ook weer deblokkeren als je deze weer wilt gebruiken.
Je kunt ook bij de betreffende grootboekrekening vastleggen dat je deze niet meer wilt verbijzonderen. In dat geval wijzig je in de eigenschappen van de grootboekrekening op het tabblad Verbijzonderingen naar Niet verbijzonderen (N). De verbijzonderingstoewijzingen worden dan automatisch geblokkeerd.
Verbijzonderingstoewijzingen blokkeren/deblokkeren:
- Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Verbijzonderingstoewijzing.
Je ziet in de weergave alle verbijzonderingstoewijzingen van de huidige administratie.
- Klik op: Huidige administratie en selecteer Alle administraties als je ook de verbijzonderingstoewijzingen uit de andere administraties wilt zien.
Geblokkeerde verbijzonderingstoewijzingen worden standaard niet getoond in de weergave.
- Open de eigenschappen van de verbijzonderingstoewijzing.
- Ga naar het tabblad: Algemeen.
- Vink Geblokkeerd aan om de verbijzonderingstoewijzing te blokkeren.
Je vinkt Geblokkeerd uit om de verbijzonderingstoewijzing te deblokkeren.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Stappen om geblokkeerde regels te tonen of te verbergen
Verbijzonderingstoewijzingen collectief verwijderen
Je kunt verbijzonderingstoewijzingen collectief verwijderen. Deze functionaliteit is voornamelijk bedoeld voor het opschonen van verbijzonderingstoewijzingen. Je kunt deze functionaliteit gebruiken om verbijzonderingstoewijzingen te verwijderen die je ten onrechte hebt vastgelegd.
Let op:
Ook als er boekingen zijn geweest verwijdert Profit deze toewijzingen. Je kunt de toewijzingen ook weer aanmaken. Je kunt deze functionaliteit via de actie-autorisatie uitschakelen om ongeoorloofd gebruik te voorkomen.
Verbijzonderingstoewijzingen collectief verwijderen:
- Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Verbijzonderingstoewijzing.
Je ziet in de weergave alle verbijzonderingstoewijzingen van de huidige administratie.
- Druk op: Ctrl+S als de kolom met selectievakjes niet wordt getoond in de weergave.
- Klik op: Huidige administratie en selecteer Alle administraties als je ook de verbijzonderingstoewijzingen uit de andere administraties wilt zien om collectief te verwijderen.
Geblokkeerde verbijzonderingstoewijzingen worden standaard niet getoond in de weergave. Je kunt deze zichtbaar maken als je ook deze wilt verwijderen.
- Klik op: Acties / Collectief verwijderen.
- Vink de te verwijderen regels aan.
- Klik op: Voltooien.