Ajouter les lecteurs et déterminer la durée de validité des documents

Vous déterminez quels employés ou visiteurs sont autorisés à consulter les documents. Vous fixez également le délai maximum en jours pour l'affichage des documents comme étant « à lire » ou « à approuver ».

Ajouter des lecteurs

Vous pouvez approuver tant les visiteurs connectés que les visiteurs anonymes à lire un document. Grâce à des sélections, des groupes d'utilisateurs et des rôles d'autorisation, vous déterminez quelles personnes ont accès au document.

Ajouter des lecteurs :

1. Ouvrez Profit.
2. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Modèle de document.
3. Ouvrez les propriétés du modèle de document.
4. Accédez à l'onglet : Lecteurs.
5. Cliquez sur : Nouveau.
6. Sélectionnez un valeur pour Type.

   Vous pouvez ajouter un niveau de lecteurs sur la base d'une sélection, d'un groupe d'utilisateurs ou d'un rôle. Selon le type sélectionné, vous pouvez ajouter plusieurs éléments de ce type dans l'écran suivant par le biais de la sélection multiple.

7. Sélectionnez un valeur pour Niveau lecteur.

   Si vous sélectionnez Lire, personne ne peut voir le document. Si vous sélectionnez In persoonlijk overzicht, le document arrive dans l'aperçu Documents à lire. Lorsque l'utilisateur a lu le document, il peut le mentionner. Si vous sélectionnez Accusé de lecture, l’utilisateur doit approuver le document.

8. Cliquez sur : Suivant.
9. Sélectionnez les utilisateurs qui peuvent (ou doivent) lire le document.
10. Cliquez sur : Terminer.

Déterminer la durée de validité des documents à lire et à approuver

Les documents sont affichés par défaut dans les aperçus avec les documents à lire et les documents à approuver éventuellement. Ces aperçus peuvent contenir dès lors beaucoup de documents. Ceci est particulièrement ennuyeux pour les nouveaux employés, car tous les documents de ces employés apparaissent comme étant « à lire » ou « à approuver ».

C'est pourquoi vous pouvez fixer une validité maximale. Une fois cette validité expirée, les documents ne figureront plus dans les aperçus mentionnés ci-dessus. Ces documents peuvent cependant toujours être consultés via d'autres aperçus.

Déterminer la durée de validité des documents à lire et à approuver :

1. Ouvrez les propriétés du modèle de document.
2. Accédez à l'onglet : Options.
3. Déterminez la durée d'affichage et d'approbation des documents dans les champs suivants:
   • Afficher les documents à lire pendant (jours)
   • Afficher les documents à approuver pendant (jours)
4. Cliquez sur : OK.