Document avec workflow

Vous pouvez lier un modèle de document à un workflow. Si un employé envoie un document, celui-ci doit d'abord être évalué, par exemple par son supérieur hiérarchique. Si celui-ci approuve le document, il sera publié sur le site.

Description

Utilisez la gestion de documents pour distribuer des documents via InSite et/ou OutSite. Aucun document perdu ne peut alors 'traîner’ dans l'organisation. Les documents sont basés sur des modèles avec lesquels vous déterminez quels employés sont autorisés à rédiger des documents et quels employés sont autorisés à les lire. Ces documents sont par exemple des bulletins d'information, des procès-verbaux, le règlement du personnel, etc.

Ajouter évaluateur

Vous pouvez déterminer que certains utilisateurs doivent évaluer un document. Vous liez ces évaluateurs dans le workflow comme 'Evaluateurs de workflow'.

Ajouter évaluateurs :

1. Ouvrez Profit.
2. Ouvrez les propriétés du modèle de document.
3. Accédez à l'onglet : Evaluateurs.
4. Cliquez sur : Nouveau.
5. Sélectionnez un valeur pour Type.

   Vous pouvez ajouter des évaluateurs sur la base d'une sélection, d'un groupe d'utilisateurs ou d'un rôle. Selon le type sélectionné, vous pouvez ajouter plusieurs éléments de ce type dans l'écran suivant par le biais de la sélection multiple.

6. Cliquez sur : Suivant.
7. Sélectionnez les utilisateurs qui évaluent le document.
8. Cliquez sur : Terminer.
9. Cliquez sur : OK.

   Si vous créez vous-même un modèle de document, tout comme lorsque vous créez un type propre de pièce de dossier, vous devez activer le modèle de document dans les propriétés du site via Généralités / In & OutSite / Site / propriétés site / onglet Modèle document.

Configurer le workflow Évaluation de document

Vous disposez en standard du workflow Document (Profit) pour l'évaluation de documents. Si vous voulez l'utiliser, ajoutez un nouveau workflow basé sur le workflow existant.

Vous pouvez également indiquer dans le workflow si l'utilisateur est autorisé à modifier le document. Vous pouvez définir cette action supplémentaire par tâche.

Ajouter le workflow :

1. Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
2. Ouvrez les propriétés du type de pièce de dossier. Évaluation de document (Profit).
3. Accédez à l'onglet : Workflows.
4. Ajoutez un workflow.

Configurer un workflow :

Le Workflow Editor s’ouvre automatiquement.

1. Cliquez sur : Commencer.
2. Le workflow standard se présente comme suit :

   

   Double-cliquez sur Refuser pour voir la totalité du workflow (s'il n’est pas encore visible).

   Lorsque l'auteur publie un document, un workflow est lancé. La pièce de dossier correspondante apparaît dans la tâche Evaluer document.

3. Cliquez sur la tâche : Evaluer document.

   Vous voyez maintenant que cette tâche est destinée aux utilisateurs Evaluateurs document. Tous les utilisateurs qui sont définis comme évaluateurs dans le modèle de document peuvent effectuer cette tâche de workflow.

   Vous pouvez alors définir, par tâche, si Document modifiable est pour les utilisateurs.

4. Cliquez sur la tâche : Document rejeté.

   Par l’action Rejeter, une tâche est attribuée à l'auteur du document, le rôle de base d'expéditeur est lié à cette tâche :

   

   L’expéditeur peut réévaluer le document ou le déléguer.

5. Par l’action Approuver, le document quitte le workflow et le document est publié.
6. Cliquez sur : Publier.
7. Liez ce workflow à un modèle de document.

Voir aussi

• Construire un workflow

Lier un modèle de document au workflow

Vous liez le workflow au modèle de document pour que tous les documents que vous créez à partir du modèle de document utilisent le workflow.

Lier un modèle de document au workflow :

1. Ouvrez Profit.
2. Allez vers : Généralités / In & OutSite / Modèle de document.
3. Ouvrez les propriétés du modèle de document.

   Vous pouvez également d’abord ajouter un modèle de document.

4. Sélectionnez un valeur pour Workflow.
5. Cliquez sur : OK.

Si vous avez ajouté un modèle de document, vous devez maintenant l’activer.

Contrôle de l'autorisation des auteurs :

Tous les employés ayant accès à InSite sont autorisés à envoyer des documents de ce type.

1. Accédez à l'onglet : Auteurs.
2. Si la ligne ci-dessous n'est pas présente, ajoutez-la :