Gestion des documents

Vous diffusez des documents numériques via InSite (pour les employés) et OutSite (pour les visiteurs externes). Vous pouvez créer des documents qui occuperont une place permanente sur votre site, comme un manuel du personnel. Vous avez également la possibilité de créer des documents qui ne seront généralement lus qu'une seule fois, comme des nouvelles et des colonnes. Chaque document est basé sur un modèle de document. Le modèle de document détermine les utilisateurs qui peuvent créer des documents (auteurs) et les employés qui peuvent les lire (lecteurs).

Interne - InSite

Vous diffusez le manuel du personnel, les rapports de réunions, les présentations, les descriptions de processus et d'autres documents pertinents via InSite. Non seulement les gestionnaires du site mais également les employés (autorisés) peuvent publier des documents. Vous indiquez, pour chaque document, pour quelles personnes ou quel service l'information est pertinente, de sorte que les employés ne reçoivent que les informations qui leur sont utiles.

Les employés disposent toujours des informations appropriées. Vous voyez précisément qui n'a pas encore lu certaines informations, et vous pouvez réagir en fonction.

Externe - OutSite

Les visiteurs externes peuvent également lire les informations que vous mettez à leur disposition. Mais un visiteur externe ne peut pas envoyer de document !

Vidéo

Description

Vous publiez les documents sur le site via la gestion de documents. Dans InSite pour les employés, via OutSite pour les clients, les contacts et les visiteurs anonymes, par exemple.

Tous les utilisateurs autorisés peuvent créer des documents. Cet utilisateur est l'auteur.

Vous pouvez lier un workflow à un document.

Vous avez la possibilité de mettre à disposition des aperçus généraux ainsi que des aperçus personnalisés avec des documents. Vous pouvez paramétrer les aperçus personnalisés de telle sorte que le lecteur soit tenu d'approuver le document.

Voici les types de documents que vous pouvez envoyer :

  • Des documents indépendants que vous pouvez afficher ensemble dans un aperçu. Vous ne pouvez pas ouvrir d'autre document depuis un document particulier. Pensez à ce sujet à des communications internes ou à des communiqués de presse.
  • Des documents existant en différentes versions, dont c'est toujours la plus récente qui est affichée. Vous pouvez ouvrir des versions précédentes à partir du dernier document publié. Vous pouvez penser ici à un manuel du personnel ou à un rapport de réunion.
  • Des documents d'un groupe qui existent indépendamment les uns des autres. Vous pouvez ouvrir un autre document depuis un document particulier. Pensez à ce propos à des méthodes de travail de différents processus de l'organisation.

    Exemple :

    Vous avez un modèle de document pour l'envoi de blogs photo. Tout le monde peut envoyer et lire un blog photo. Il n'est pas obligatoire de lire un blog photo, et en principe, un blog photo n'a pas besoin d'être évalué. Toute personne qui envoie un blog photo doit fournir un Titre, un Texte introductif et le Contenu du blog. Tous les blogs photo reposent donc sur une même base.

    En raison des nombreuses fautes d'orthographe rencontrées dans les blogs photo, le service Marketing a décidé de les contrôler avant de les publier. Vous paramétrez cela dans le modèle de document Blogs photo.

    Lorsqu'un utilisateur ajoute un nouveau blog photo, ce dernier parvient automatiquement à un employé du service Marketing que vous avez défini comme évaluateur.

Attention:

Les pages de portail, pages d'aperçu, fichiers externes et fichiers téléchargeables ne sont pas des documents. De même, tous les types de pages basés sur des données de Profit, comme les pièces de dossier et projets, ne sont pas des documents.

Préparation

  • Configuration de la gestion de documents

    Utilisez la gestion de documents pour distribuer des documents via InSite et/ou OutSite. Aucun document perdu ne peut alors 'traîner’ dans l'organisation. Les documents sont basés sur des modèles avec lesquels vous déterminez quels employés sont autorisés à rédiger des documents et quels employés sont autorisés à les lire. Ces documents sont par exemple des bulletins d'information, des procès-verbaux, le règlement du personnel, etc.

Méthode