Demander plus d'informations au candidat (workflow)
Dès qu'un candidat a postulé, la candidature parcourt le workflow standard Candidature. L'utilisateur qui est indiqué comme Responsable de l'offre d'emploi dans l'offre d'emploi peut demander des informations au candidat. Cela doit se passer dans la mesure du possible via le portail de candidature.
La communication entre vous-même et les candidats peut être organisée de deux manières : soit uniquement via e-mail, soit via e-mail avec votre réaction dans le portail. Si vous envoyez votre requête via e-mail et que le candidat vous renvoie un e-mail avec les données supplémentaires, en tant qu'employé HR, vous devrez encore ajouter vous-même les données dans Profit.
Pour éviter de devoir traiter les informations manuellement en tant qu'employé HR, utilisez la combinaison 'e-mail + réaction dans le portail'. Ainsi, vous ne faites pas qu'envoyer un e-mail, mais vous veillez à ce que le candidat se rende dans le portail de candidature pour réagir à la réaction que vous avez ajoutée.
La combinaison 'e-mail + réaction dans le portail' fonctionne comme suit dans le workflow :
- Vous attirez l'attention du candidat par un e-mail (avec le texte correct et général) sur la demande du portail de candidature. Vous ajoutez vous-même un modèle de message que vous liez à l'action.
Exemple :
Nous aimerions encore recevoir des informations supplémentaires. Connectez-vous ici pour voir quelles sont les données dont nous avons besoin exactement et ajoutez les informations demandées.
- La réaction lors de l'exécution de l'action permet d'indiquer ce qui manque encore. (A condition d'avoir configuré la réaction comme 'Obligatoire pour InSite' dans le workflow).
Exemple :
Cher Jean, merci de bien vouloir ajouter votre CV. De préférence comme fichier PDF. Merci d'avance.
- Le candidat peut ensuite se connecter au portail de candidature et compléter ses données.
- Une fois que le candidat a entré ses coordonnées, la candidature réapparaît dans la liste de tâches et vous pouvez consulter les données.
Demander plus de données au candidat via le workflow :
- Allez vers : InSite.
- Allez vers : Mon InSite.
- Ouvrez la tâche sous Mes tâches.
- Cliquez sur : Verzoek om extra informatie si plus de données sont requises.
La réaction a été rendue obligatoire dans l'action du workflow.
Vous ajoutez maintenant une réaction que vous voulez aussi montrer en externe, sur le portail, au candidat :
- Définissez la réaction.
- Sélectionnez Externe et interne dans Réaction visible.
La réaction est ainsi visible dans le portail de candidature dans OutSite et dans InSite.
Attention:
Si vous ne voulez pas que la réaction (et ainsi toute la pièce de dossier) soit visible en interne dans InSite pour un employé qui postule, vous devez adapter l'autorisation sur le type de pièce de dossier Sollicitatie.
- Cliquez sur : Confirmer.
Le candidat reçoit maintenant, via le workflow, un e-mail l'invitant à se connecter au portail de candidature (si vous avez défini cela comme texte dans le modèle de message qui est lié à l'action du workflow). Cet e-mail est basé sur le modèle de message Action du workflow.
Le modèle de message doit être relié à l'action et il est important de paramétrer l'envoi du message lorsque l'action est lancée. L'action est reliée aux utilisateurs de la tâche (du portail).
Dans le portail de candidature, le candidat peut consulter cette réaction et compléter les données.
Dès que le candidat a ajouté les informations comme réaction, la tâche arrive comme pièce de dossier dans votre liste des tâches dans InSite.
Consultez les informations ajoutées :
- Allez vers : InSite.
- Allez vers : Mon InSite.
- Ouvrez la tâche sous Mes tâches. La tâche a toujours le statut Evaluer candidat.
- Ouvrez la nouvelle réaction avec les informations demandées.
- Exécutez une des actions :
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