Apparier une personne / organisation

Si un anonyme, ou visiteur 'inconnu' indique ses coordonnées sur un formulaire, vous ne pouvez pas enregistrer ces données dans un dossier d'une organisation, personne ou personne de contact. En faisant correspondre les données, vous pouvez voir si la personne ou l'organisation est déjà connue en tant qu'organisation ou personne. Dans le cas contraire, vous pouvez créer une nouvelle personne (de contact) ou organisation à l'aide de ces informations.

Vous disposez de l'action de workflow Traiter les données du formulaire pour apparier les personnes à partir du workflow. Lors de la création du workflow, sélectionnez ce champ. Si vous ne le faites pas, vous ne pourrez pas faire correspondre les données.

Vous pouvez utiliser Assortir personne et Assortir organisation uniquement si au minimum le nom de famille de la personne ou le nom de l'organisation est complété. Par conséquent, veillez à ce que ces champs soient obligatoirement complétés sur le formulaire.

Vous pouvez autoriser les affichages Assortir personne et Assortir organisation :

Autoriser les affichages de l'appariement d'une personne / organisation :

1. Allez vers : Généralités / Gestion / Outil d'autorisation.
2. Sélectionnez l''utilisateur (le groupe d'utilisateurs) que vous voulez autoriser.
3. Accédez à l'onglet : Menu.
4. Allez vers : Généralités / Généralités / In & OutSite / Formulaires / Assortir organisation

   et/ou vers Généralités / Généralités / In & OutSite / Formulaires / Assortir personne.

5. Sélectionnez la case à cocher de l'option ou des options de menu.
6. Fermez l' Outil d'autorisation.

Démarrer l'affichage :

Vous pouvez démarrer les affichages (autorisés) via :

1. Allez vers : Généralités /In & OutSite / Formulaire / Assortir personne

   ou Généralités / In & OutSite / Formulaire / Assortir organisation.

   Vous pouvez traiter ces données.

Traiter les données du formulaire :

1. Allez vers : InSite.
2. Ouvrez les propriétés d'une pièce de dossier à laquelle un formulaire est associé.
3. Cliquez sur l'action : Traiter les données du formulaire.

   En fonction du contenu du formulaire, vous pouvez choisir :

   • Assortir personne :

     Cliquez sur le bouton de recherche, derrière Lier à une personne. Vous ouvrez à présent un affichage présentant les correspondances possibles. Si la personne existe déjà, vous sélectionnez la correspondance et reliez le formulaire à cette personne.

     Si la personne n'entraîne aucune correspondance, fermez l'affichage et cliquez sur Nouvelle personne. Vous ajoutez maintenant une nouvelle personne. Les champs qui sont complétés dans le formulaire sont repris et le formulaire est directement repris dans le dossier de cette personne.

   • Assortir organisation :

     Cliquez sur le bouton de recherche, derrière Lier à une organisation. Vous ouvrez à présent un affichage présentant les correspondances possibles. Si l'organisation existe déjà, vous sélectionnez la correspondance et reliez le formulaire à cette organisation.

     Si l'organisation n'entraîne aucune correspondance, fermez l'affichage et cliquez sur Nouvelle organisation. Vous ajoutez maintenant une nouvelle organisation. Les champs qui sont complétés dans le formulaire sont repris et le formulaire est directement repris dans le dossier de cette organisation.

4. Cliquez sur : OK.

   En fonction de votre choix, la personne, l'organisation et/ou la personne de contact sont liées au formulaire. Si vous avez associé une personne à une organisation, la personne de contact est automatiquement intégrée.