Workflow

Vous souhaitez exécuter les processus quotidiens de votre organisation sans fautes, avec efficacité et de façon normalisée ? Cela est possible grâce aux workflows !

Le workflow est l'un des éléments les plus puissants de Profit. De nombreux clients utilisent les workflows pour automatiser les processus et diminuer la consommation de papier. Vous pouvez utiliser les workflows fournis par défaut, mais aussi les élaborer vous-même. A cet effet, vous disposez de toute une série d'outils pour adapter totalement le workflow à votre organisation.

Les pièces de dossier peuvent parcourir un workflow. La façon dont elles le font dépend de la configuration du workflow, des tâches et des actions correspondantes.

Qu'il s'agisse de traiter une demande d'information, un ordre de commande d'un client ou une demande de congé, tous ces processus sont présents au sein de votre entreprise. Même l'envoi d'un bouquet de fleurs à un employé qui a son anniversaire est un "processus". Vous voulez exécuter ces processus sans faute ? Quoi de plus ennuyeux, en effet, que de se tromper de jour pour souhaiter son anniversaire à un employé ou d'envoyer de fausses informations à un client ? Cela ne fait pas très sérieux.

Vous pouvez automatiser entièrement les processus et éviter que les messageries débordent et les listes de tâches traînent. Les workflows vous permettent d'avoir une vue d'ensemble et de comprendre toutes les tâches et actions avec lesquelles vous réalisez votre prestation de service, aussi bien interne qu'externe.

Vidéo

Description

Vous pouvez naturellement utiliser les workflows fournis par défaut, mais chaque organisation étant différente, vous pouvez aisément créer et configurer vous-même vos workflows. A vous de déterminer les tâches et actions qui composent chaque processus de votre organisation !

Avantages :

  • Le traitement d'un processus ne dépend pas de l'employé mais des responsabilités. Le départ d'un employé ne vous oblige pas à modifier les workflows, il vous suffit d'attribuer à son successeur la bonne responsabilité. L'attribution de ces responsabilités peut également être dans une grande mesure automatisée.
  • Les employés et utilisateurs externes peuvent émettre des réactions vis-à-vis d'un workflow. Une plateforme de discussion est ainsi créée, avec laquelle vous établissez un dossier sur le traitement du workflow. Cela est très important si vous voulez vérifier ultérieurement pourquoi certaines décisions ont été prises dans le courant du workflow.
  • Si un employé est absent, vous pouvez transférer ou déléguer des tâches à d'autres.

Aperçu schématique des workflows

Exemple

Une demande de congé est un exemple de workflow. Cela correspond schématiquement à ce qui suit :

Ins_Voorbeeld van een workflow

l'employé demande un congé et le chef de service évalue la demande. Si le chef de service rejette la demande de congé, celle-ci est renvoyée à l'employé.

Méthode

  • Préparation d'un workflow

    Avant d'ajouter un workflow, établissez un schéma du processus. Schématisez la structure du processus : quelles tâches et actions sont exécutées par quels employés et dans quel ordre.

  • Elaboration d'un workflow

    La création et la modification d'un workflow s'effectuent à l'aide de l'éditeur de workflow. Cet éditeur permet de créer de manière simple et claire les workflows les plus avancés.

  • Gestion d'un workflow

    Vous pouvez gérer un workflow existant. Vous pouvez, par exemple, ajouter ou supprimer des tâches et des actions. Vous avez aussi la possibilité de changer la destination d'une tâche.

  • Configuration du workflow pour l'utiliser dans InSite ou OutSite

    Pour pouvoir utiliser le nouveau workflow dans InSite ou OutSite, vous devez configurer le type de pièce de dossier.

  • Document avec workflow

    Vous pouvez associer un modèle de document à un workflow. Si un employé envoie un document, celui-ci doit d'abord être évalué, par exemple par le chef de service de l'employé. Si celui-ci approuve le document, il sera publié sur le site.

  • Configuration d'un signal pour démarrer le workflow

    Un signal généré peut démarrer un workflow permettant de planifier directement les actions à la suite du signal.

  • Nettoyage collectif des tâches Pour info

    Vous pouvez nettoyer collectivement des tâches Pour info ouvertes.

  • Consultation de l'historique d'un workflow

    Il vous est possible de consulter l'historique d'une pièce de dossier dans le workflow. De la sorte, vous aurez une idée du temps de parcours de la pièce de dossier et vous pourrez voir chez qui elle se trouve dans le workflow.

Voir aussi :