En ajoutant un employé, vous créez automatiquement une personne dans CRM. Il arrive souvent qu'un utilisateur soit également présent dans l'outil d'autorisation pour cette personne.
En ce qui concerne le fonctionnement des workflows, il est nécessaire que cet employé soit lié à l'utilisateur. Si ce n’est pas le cas, un message d'erreur s'affiche lors du transfert d'un workflow : Aucun utilisateur n'est lié à la tâche suivante.
Exemple :
Jan van den Berg entre en service en tant que nouvel employé.
- L'employé des ressources humaines l'ajoute comme employé, de sorte qu'il est également ajouté comme personne dans CRM.
- L'administrateur de l'application ajoute Jan van den Berg en tant qu'utilisateur, de sorte qu'il est une nouvelle fois ajouté comme personne.
Vous devez ensuite fusionner ces deux personnes en une seule reliée à l'Employé et à l'Utilisateur.
Lien de l'employé à l'utilisateur :
- Allez vers : RH / Employé / Employé.
- Ouvrez les propriétés de l'employé.
- Allez vers : Actions (F8) / Personne.
Ouvrez à présent les propriétés de la personne. En haut de l'écran, vous pouvez voir le nom et le numéro.
- Accédez à l'onglet : Liens.
Sur cet onglet, vous voyez que cette personne a été liée à un employé. Un lien doit également exister ici vers l'utilisateur.
L'illustration ci-dessous indique que la personne est correctement liée :
- Cliquez sur : OK.
- Allez vers : CRM / Organisat./personne / Organisat./personne.
- Filtre le nom (ou une partie du nom) de la personne.
Vous devez à présent voir, en guise de résultat, deux personnes ayant le même nom mais des codes différents. Vous devez les fusionner. Si des données (le nom ou le numéro de téléphone, par exemple) sont présentes à la fois dans la source et dans la cible, Profit donne la priorité aux valeurs de la cible lors de la fusion. Toutes les données et associations de la source qui n’existent pas encore dans la cible y sont transférées.
Fusionner :
- Allez vers : CRM / Organisat./personne / Fusionner.
- Cliquez sur : Nouveau.
- Sélectionnez la source .
- Sélectionnez la cible.
- Choisissez un mode de fusion :
- D : Fusion directe : utilisez cette option lorsque vous souhaitez fusionner une seule source avec une seule cible.
- L : Liste de fusion : cette option permet de fusionner un ensemble de données. Vous pouvez exécuter cette action en mode différé ; le soir, par exemple. Si vous sélectionnez cette option, choisissez les lignes que vous souhaitez fusionner quand vous procéderez réellement à la fusion et cliquez sur l'action Fusionner. Les organisations et les personnes sont alors fusionnées.
- Cliquez sur : Terminer.
Si vous avez choisi le mode de fusion direct, la source et la cible sont maintenant fusionnées. Si des erreurs sont constatées, un message vous en informe. Corrigez les erreurs et relancez la fusion.
Si vous avez opté pour la liste de fusion, vous constatez qu'une nouvelle ligne présentant la source et la cible apparaît dans l'affichage.
- Cliquez sur : Nouveau.
Vous pouvez maintenant ajouter d'autres lignes.
- Sélectionnez ces lignes.
- Cliquez sur l'action : Fusionner.
Un message s'affiche. Si vous avez sélectionné de nombreuses lignes, la fusion peut prendre un certain temps.
- Cliquez sur : OK.
Les données sont fusionnées.
Voir aussi
Champs repris pendant la fusion de personnes
Plus d'informations : vérification de la destination d'une tâche.