Ajout d’une commande de vente pour acompte

Vous pouvez ajouter une commande de vente que vous ne livrez qu’après réception d’un acompte. La description de la procédure à suivre aborde aussi le traitement de l’acompte dans Profit Comptabilité et la génération du bon de livraison et de la facture finale.

Si vous ne voulez livrer des commandes qu’après versement d’un acompte, vous devez d’abord configurer cette fonction.

Ajouter une commande de vente avec acompte :

1. Allez vers : Gestion commerciale / Processus vente / Commande vente.
2. Cliquez sur : Nouveau. 
3. Sélectionnez le lay-out de saisie, par exemple Commande de vente avancée (Profit).
4. Cliquez sur : OK. 
5. Accédez à l'onglet : Généralités.
6. Sélectionnez Versement acompte, livraison après acompte sous Traitement commande si ce n’est pas déjà fait (automatiquement depuis les paramètres logistiques ou depuis la relation de vente). Vous trouvez ces champs dans l’en-tête de la fenêtre de saisie.
7. Ajoutez la ou les lignes de commande.
8. Terminez la ligne.
9. Allez vers : les champs d’acompte. Dans le lay-out de saisie avancé de Profit, ils se trouvent dans l’onglet Verser un acompte.
10. Modifiez éventuellement le Montant versement acompte.

    Si vous avez défini un pourcentage standard d’acompte dans les paramètres logistiques, ce champ contient déjà le montant calculé que la relation de vente doit verser comme acompte. Si vous n’avez défini aucun pourcentage, vous pouvez le définir maintenant. La case à cocher Versement manuel montant acompte est alors sélectionnée automatiquement.

    Si vous saisissez un montant manuellement, le montant de l’acompte ne change plus lorsque le montant des lignes communes de la commande est modifié.

11. Complétez la commande.

Une fois la commande terminée, une référence d’acompte est générée pour Profit Comptabilité. Vous attendez ensuite que la relation de vente ait payé l’acompte et qu’il soit lettré.

Une fois l’acompte reçu et traité dans Profit Comptabilité, la case à cocher Livrable est sélectionnée dans la commande et vous pouvez générer le bon de livraison.

Il est possible de livrer néanmoins une commande bien que l’acompte n’ait pas été versé.

Traitez les extraits de compte

Si Profit Comptabilité est également configuré pour le versement d’un acompte, vous pouvez (faire) traiter les extraits de compte. Dès que l’acompte est reçu, vous y sélectionnez le numéro de commande de vente correspondant.

1. Allez vers : Comptabilité / Saisir / Extrait compte.
2. Sélectionnez la session d’extraits de compte.
3. Cliquez sur l'action : Traiter.
4. Dans la ligne de la relation de vente qui a versé l’acompte, sélectionnez le numéro de commande de vente (la référence du paiement est extraite de la commande de vente).
5. Cliquez sur : Terminer. 
6. Cliquez sur : Oui. 
7. Cliquez sur : Oui. Vous indiquez ainsi que vous voulez saisir la ligne comme paiement d’avance (bien qu’il s’agisse d’un acompte).

Consultation d’un acompte de client

Si le client a versé l’acompte et que les extraits de compte ont été traités, vous pouvez le retrouver en tant que transaction dans les propriétés du client.

1. Allez vers : Comptabilité / Client / Client.
2. Ouvrez les propriétés du client qui devait/doit verser l'acompte.
3. Accédez à l'onglet : Mouvements/Modifications/Transactions (en fonction du contexte).

Vous voyez l’acompte en tant que transaction.

Génération d’un bon de livraison

Dès que l’acompte est associé à la commande, vous pouvez générer le bon de livraison comme d’habitude.

1. Allez vers : Gestion commerciale / Processus vente / Bon livraison.
2. Cliquez sur l'action : Générer bon de livraison.
3. Sélectionnez éventuellement la relation de vente.
4. Fermez l’assistant.

   Vous voyez maintenant le nombre de bons de livraison générés.

5. Cliquez sur : OK. 
6. Cliquez sur l'action : Clôturer.
7. Cliquez sur : Oui. 
8. Cliquez sur : OK.

Générez la facture

Si vous avez généré le bon de livraison et livré la commande, vous pouvez générer la facture. L’acompte est alors automatiquement déduit du montant de la commande.

1. Allez vers : Gestion commerciale / Processus vente / Bon livraison.
2. Cliquez sur l'action : Création facture.

   Le programme vous demande alors si vous voulez convertir le bon de livraison.

3. Cliquez sur : Oui. 

   ou bien

4. Allez vers : Gestion commerciale / Processus vente / Facture.
5. Cliquez sur l'action : Générer factures. Vous générez ainsi toutes les factures.
6. Fermez l’assistant.

Consultation d’une facture avec acompte

Vous pouvez consulter la facture générée, dans laquelle l’acompte a été déduit du montant total de la facture.

1. Allez vers : Gestion commerciale / Processus vente / Facture.
2. Ouvrez les propriétés de la facture.
3. Cliquez sur l'action : Exemple.

Vous voyez en bas que le montant de l’acompte versé a été déduit et que seule la somme restant due est indiquée dans le montant encore à payer.