Btw-aangifte en -suppletie

De Belastingdienst verplicht een ondernemer om periodiek aangifte te doen over de omzet, kosten en de waarde van verhandelde goederen. Dit onderwerp behandelt hoe je de btw-aangifte (of aangifte omzetbelasting), een eventuele suppletie of jaarsuppletie en opgaaf ICP (of ICP-aangifte) met SB kunt verwerken.

SB berekent bij iedere verkoopfactuur of inkoopfactuur die je verwerkt automatisch de btw en voorbelasting en rekent de btw-aangifte op de achtergrond direct door. Dit houdt in dat de btw-aangifte altijd de actuele situatie laat zien en je deze nooit opnieuw hoeft te berekenen. Het aangeven van je omzetbelasting is hiermee daadwerkelijk teruggebracht tot een druk op de knop!

Klik hier voor voorbeelden van btw-scenario's.

Inhoud

Btw-aangifte controleren

Dit onderwerp beschrijft de manier waarop je een btw-aangifte kunt controleren voordat je deze definitief maakt.

Let op

Voordat je met de btw-aangifte kunt werken is het belangrijk om deze functionaliteit éénmalig goed in te richten.

Klik hier voor meer informatie over het inrichten van de btw.

Het volgende is belangrijk om vooraf te weten:

  • SB voegt automatisch alle btw-aangiften toe. Hier hoef je dus niets voor te doen.
  • Voor alle processen waarbij btw wordt berekend, zoals verkoopfacturen, inkoopfacturen en memoriaalboekingen, wordt de btw en eventueel de grondslag automatisch verwerkt in de juiste btw-aangifte. Wij houden hierbij rekening met:
    • De bw-periode: dit bepalen wij op basis van de boekingsdatum en het btw-tijdvak.
    • De juiste btw-sectie: dit bepalen wij onder andere op basis van:

      - Het adres van jouw administratie en dat van een klant of crediteur. Je hoeft voor binnenlandse handel en handel binnen of buiten de EU dus niets speciaals te doen.

      - De btw-regeling, zoals installatieverkoop, intercompany of verleggingsregeling. Ook in deze situaties hoef je zelf niets in de gaten te houden.

      - Bij inkoopfacturen: het btw-nummer bepaalt of deze van een particulier of bedrijf komt.

      - Bij verkoopfacturen: het verkoopproduct bepaalt of en hoe de btw wordt berekend.

    • Als je in een bepaald tijdvak géén intracommunautaire prestaties hebt geleverd, dan hoeft er voor dat tijdvak ook geen opgaaf ICP te hoeven ingestuurd. Om die reden worden ICP-opgaven in SB onderdrukt en verborgen, zolang er nog geen ICP-boekingen zijn gedaan in die periode.
  • Correcties op processen die gevolgen hebben voor de btw of grondslag worden automatisch verwerkt.
    • Valt de boekingsdatum binnen een btw-aangifte die nog niet definitief is gemaakt? Dan wordt het eerder berekende bedrag vervangen door het nieuwe.
    • Valt de boekingsdatum binnen een btw-aangifte die al definitief is gemaakt?

      - Is de totale btw-correctie groter of gelijk aan € 1000,00? Dan wordt automatisch een suppletie op de btw-aangifte toegevoegd.

      - Is de totale btw-correctie kleiner dan € 1000,00? Dan wordt deze automatisch meegenomen in de eerstvolgende btw-aangifte.

      - Voor een correctie kleiner dan € 1000,00 is het mogelijk om toch een suppletie te forceren.

Kortom

  • Je hoeft nooit een btw-aangifte klaar te zetten of na wijzigingen opnieuw te berekenen.
  • Wij berekenen in de meeste gevallen automatisch de juiste btw en boeken deze in de juiste sectie in de juiste aangifteperiode.
  • Wij genereren automatisch wanneer nodig een suppletie.

Let op!

Omdat wij de btw volledig bepalen op basis van de informatie in de verschillende processen kan er nooit een verschil ontstaan tussen de berekende of geboekte btw en de btw-aangifte. Daarom is het niet mogelijk om handmatig te boeken op grootboekrekening 1800: Te betalen btw. Wij hebben deze grootboekrekening geblokkeerd, omdat anders een mogelijkheid zou bestaan om het gesloten systeem in SB te doorbreken, wat zou leiden tot onverklaarbare situaties in de kolommenbalans.

Btw-grootboekrekening

Als AFAS staan wij in voor een juiste btw-berekening en btw-aangifte, zodat jij hier geen omkijken meer naar hebt. Hierbij maken wij gebruik van één btw grootboekrekening (1800: Te betalen btw) waarop de te betalen en te ontvangen btw direct verrekend wordt.

Btw-controles

Omdat bij een aantal processen de btw handmatig kan worden geboekt kan het zijn dat hier (afrondings)verschillen ontstaan. Wij leveren de volgende controle-overzichten mee om deze verschillen snel te achterhalen.

  • Controlelijst btw

    Deze weergave toont de geboekte en berekende btw naast elkaar. Hier kan je direct zien of er facturen voorkomen waar mogelijk btw-verschillen in ontstaan zijn.

  • Btw-rondrekening

    Dit rapport toont de grondslagen en de geboekte en berekende btw van alle facturen en overige boekingen. Deze gegevens worden cumulatief en per aangiftetijdvak getoond.

    Klik hier voor meer informatie over de btw-rondrekening.

  • Overige uitgaven / Overige ontvangsten

    Deze weergaven tonen alle bankmutaties die je niet afgeletterd hebt tegen een inkoopfactuur of verkoopfactuur, maar rechtstreeks op een Grootboekrekening. Ook hierbij kan je de Btw handmatig boeken, wat tot verschillen kan leiden.

  • Btw-aangifte

    Wij tonen alle onderliggende informatie vanuit de btw-aangifte.

    Klik hier voor meer informatie over de btw-aangifte.

Btw over privégebruik verwerken

Het komt voor dat je zakelijke middelen (deels) privé gebruikt, zoals een auto of kantoormiddelen. In dat geval moet je de btw over dit privégebruik opgeven in de btw-aangifte. Dit kan je naar eigen inzicht per periode of eens per jaar doen.

  1. Ga naar Memoriaalboekingen.
  2. Klik op Nieuw (N).
  3. Vul de kopgegevens in.
  4. Selecteer Grootboek in de eerste regel.
  5. Selecteer een Grootboekrekening voor btw-privégebruik.

    Dit is 4596: Btw op privé-gebruik auto's of 4594: Privé-gebruike kantoorkosten, of een kopie hiervan.

  6. Vul bij Debet de te betalen btw in.
  7. Selecteer Btw-privé in de tweede regel.
  8. Vul bij Credit hetzelfde bedrag in.
  9. Open de aanvullende velden (Ctrl+p).

    Dit is alleen nodig wanneer je naast de btw ook de grondslag wilt invullen.

  10. Klik op Btw-grondslag vastleggen.
  11. Vul een Btw-grondslag in.

    Vul hier een negatief bedrag in.

  12. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

    De btw wordt verwerkt in sectie 1d van de betreffende periode.

Btw-aangifte verwerken

SB berekent bij iedere verkoopfactuur of inkoopfactuur die je verwerkt automatisch de btw en voorbelasting en rekent de btw-aangifte op de achtergrond door. Dit houdt in dat de btw-aangifte altijd de actuele situatie laat zien en je deze nooit opnieuw hoeft uit te rekenen. Het aangeven van je omzetbelasting is hiermee daadwerkelijk teruggebracht tot een druk op de knop.

Let op

Wanneer het totaal van btw-correcties over perioden waarvan de btw-aangifte al is verzonden lager is dan € 1.000, dan worden deze meegenomen in de eerstvolgende btw-aangifte. Is het totaal hoger, dan ontstaat automatisch een suppletie.

Btw-aangifte controleren:

  1. Ga naar Btw-aangiften.

    Start de rondleiding.

Btw-aangifte verzenden:

Let op

Deze functionaliteit is beschikbaar voor gebruikers met de autorisatierol Accountant.

  1. Ga naar Btw-aangiften.
  2. Open de Btw-aangifte van de periode die je wilt verzenden.
  3. Klik op Aangeven.

    Afhankelijk van je ingestelde werkwijze gebeurt het volgende:

    • Accountancyportal: de btw-aangifte wordt klaargezet in de accountancyportal. De Ondernemer kan deze bekijken en goedkeuren.

      De accountant verzendt de aangifte na goedkeuring naar de Belastingdienst.

    • Digipoort: de btw-aangifte wordt via Digipoort direct naar de Belastingdienst verstuurd.

    Wanneer je omzetbelasting moet betalen dan voegt SB hiervoor automatisch een openstaande post (crediteur) toe, voorzien van het juiste betalingskenmerk.

    Let op

    Het is niet mogelijk om een toekomstige aangifte te verzenden, wanneer nog eerdere perioden verzonden moeten worden.

Btw-aangifte onderdrukken

Soms wil je een Btw-aangifte kunnen onderdrukken. Dit speelt bijvoorbeeld in de volgende situaties:

  • Je begint gedurende een boekjaar met SB, waardoor je de Btw-aangiften voor de eerste perioden al met een ander product hebt gedaan.
  • Je gebruikt de portal van de Belastingdienst.

Je moet in dit geval de brongegevens, zoals Verkoopfacturen en Inkoopfacturen met precies dezelfde bedragen toevoegen als in het andere product. De btw-aangiften worden als gevolg hiervan automatisch toegevoegd in SB. Deze btw-aangiften moet je vervolgens onderdrukken. Dit onderwerp beschrijft hoe dit moet.

  1. Ga naar Btw-aangiften.
  2. Open de gewenste Btw-aangifte.

    Wanneer je de btw-aangiften van meerdere perioden ineens wilt onderdrukken, selecteer deze aangiften dan in de weergave.

  3. Klik op de Meer-knop rechtsboven.
  4. Klik op de actie Onderdrukken.
  5. Klik op Definitief maken.
    • Deze btw-aangifte wordt niet verzonden naar de Belastingdienst.
    • Van deze btw-aangifte ontstaat een openstaande post (crediteur) met een positief bedrag als je btw moet betalen of een negatief bedrag wanneer je btw terugkrijgt.
    • Later kan je de bankmutatie van de Belastingdienst afletteren tegen de bijbehorende openstaande post van een aangifte. Omdat de brongegevens hetzelfde zijn zal de openstaande post hetzelfde bedrag hebben als de bankmutatie.
    • De btw-aangiften van de volgende periode wordt vrijgegeven voor verzending.

    Let op

    Wij raden aan om zo snel mogelijk over te stappen op het doen van aangiften met SB. Dit voorkomt onnodige handmatige handelingen en vermindert de foutkans.

Btw-suppletie verwerken

Soms ontvang je na het verzenden van een btw-aangifte van een bepaalde periode nog een Inkoop- of Verkoopfactuur. In dat geval moet je een suppletie doen om dit te corrigeren. Wanneer het bedrag kleiner is dan € 1.000 worden de facturen meegenomen in de eerstvolgende btw-periode. Wanneer het bedrag groter is dan € 1.000 dan moet je over de betreffende periode een suppletie toevoegen.

Suppleties kun je niet automatisch betalen in SB. Je ontvangt voor de suppletieaangifte een aanslag van de Belastingdienst; In het geval van een suppletie verzoekt de Belastingdienst expliciet om niet de betaling van het bedrag zelf te initiëren. De Belastingdienst kan suppletiebedragen ook verrekenen met andere te betalen of te ontvangen bedragen.

Let op:

Btw-suppleties kunnen ook worden verwerkt wanneer je gebruik maakt van een Gebroken boekjaar.

Btw-correctie kleiner dan € 1.000

  1. Open de eerste Btw-aangifte met status Definitief te maken.

    Wanneer de correctie kleiner of gelijk is aan € 1.000 zie je hiervan een melding.

  2. Open de sectie waar de correctie betrekking op heeft om de details te raadplegen.

  3. Klik op Definitief maken om deze correcties met de huidige btw-aangifte mee te sturen.

Btw-correctie groter dan € 1.000

  1. Open de eerste Btw-aangifte met status Definitief te maken.

    Wanneer de correctie groter is dan € 1.000 zie je hiervan een melding.

  2. Klik op Suppleties aanmaken om deze toe te voegen voor iedere periode waar correcties op bestaan.
  3. Open de toegevoegde Suppletie(s) en verzend deze.
  4. Open opnieuw de Btw-aangifte van de huidige periode en verzend deze.

Suppleties over meerdere perioden verwerken

Wanneer je een suppletie over Q1 hebt van minder dan € 1000 en over Q2 van meer dan € 1000, dan wordt in de btw-aangifte over Q3 aangegeven dat je een suppletie moet toevoegen, omdat de grens van 1000 is overschreden. Voeg je deze toe, dan ontstaan 2 losse suppleties op Q3. Dit is momenteel de standaard werkwijze van SB.

Stel dat je de suppletie van Q1 niet los wilt versturen, omdat je dit een te klein bedrag vindt. Verwijder dan niet de suppletie van Q1, want dan wordt ook de suppletie van Q2 verwijderd.

  1. Maak eerst alle suppleties van meer dan € 1000 definitief. Deze suppleties moeten los aangegeven worden.
  2. Verwijder daarna de suppleties van minder dan € 1000. Deze suppleties worden dan aan de eerstvolgende btw-aangifte toegevoegd..

Btw-aangifte afkeuren

Het kan voorkomen dat een Btw-aangifte, die naar de accountancyportal is verstuurd, niet correct is en gecorrigeerd moet worden.

Let op:

Gebruik voor een incorrecte Btw-aangifte NIET de actie Verwijderen. Deze actie zet de Btw-aangifte namelijk niet opnieuw open in SB. Wanneer je dit toch doet kan dit alleen door AFAS Support worden opgelost.

Gebruik in dit geval ALTIJD de actie Afkeuren. Deze actie zet de Btw-aangifte opnieuw open in SB.

  1. Open de gewenste Btw-aangifte in de Accountancyportal.
  2. Keur deze Btw-aangifte af.

    De Btw-aangifte wordt vrijgegeven in de betreffende administratie in SB en krijgt daar opnieuw de status Definitief te maken.

  3. Open de foutieve Aangifteregel.
  4. Corrigeer de Bron van deze Aangifteregel.
  5. Klik op Definitief maken.
  6. Keur de Btw-aangifte goed in de Accountancyportal.