Betaald ouderschapsverlof

De Wet betaald ouderschapsverlof voor ouders regelt dat ouders deels betaald ouderschapsverlof kunnen opnemen bij de geboorte van hun kind. Beide ouders worden in het eerste levensjaar van het kind voor 9 weken gedeeltelijk doorbetaald. Deze weken komen bovenop de 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof voor de moeder en 6 weken geboorteverlof voor de partner. De wet betaald ouderschapsverlof is per 2 augustus 2022 in werking getreden.

Neem ook eens een kijkje op de gave themapagina!

Beschrijving

De wet betaald ouderschapsverlof voorziet in de onderstaande verlofrechten:

• 9 weken betaald ouderschapsverlof gedurende het eerste jaar na de geboorte
• Het betalingsniveau is vastgesteld op 70% van het dagloon tot maximaal 70% van het maximumdagloon.
• De uitkering voor het betaald ouderschapsverlof dient achteraf, dus na de opname, te worden aangevraagd.
• Verlof dat niet in het eerste jaar is opgenomen kan worden toegevoegd aan de 17 weken onbetaald verlof. Deze kunnen nog steeds tot de 8e verjaardag van het kind worden opgenomen, maar dus zonder betaling.
• De WAZO vergoeding voor opgenomen betaald ouderschapsverlof kan via een UWV bericht vanuit Profit worden aangevraagd.

Let op:

Bovenstaande tabel geeft de huidige wet- en regelgeving weer. De cao kan hierop afwijken.

Voorbereiding

• Betaald ouderschapsverlof inrichten

Opname ouderschapsverlof

Zodra de medewerker een kind heeft vastgelegd als familielid, ontstaat er automatisch saldo voor de verschillende soorten ouderverlof. Het betaald ouderschapsverlof kan worden opgenomen via een verlofaanvraag, verlofreeks en via het rooster. De medewerker stuurt hier zelf een verlofaanvraag of roosterwijziging voor in.

Let op:

Het is mogelijk om beide methodes naast elkaar toe te passen, mits de roosterwijziging en verlofaanvraag niet tegelijkertijd in één verloningsperiode vallen.

Let op:

De standaard AFAS versie van het ouderverlof portaal gaat uit van opname via het verlof.

Opname via verlof

Wil je incidenteel een dag ouderschapsverlof opnemen of bijvoorbeeld een hele week dan kan je eenvoudig een verlofaanvraag of verlofreeks insturen.

Verlofaanvraag:

1. Ga in InSite naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Selecteer het juiste profiel voor de verlofaanvraag.
4. Vul de Begindatum/-tijd en de Einddatum/-tijd.
5. Selecteer het Kind.
6. Onder Verlofsaldo na verlofboeking zie je het resterende saldo in uren en het saldo in weken na de verlofboeking.
7. Geef eventueel een Vervanger op.
8. Klik op: Aanmaken.

Verlofreeks:

1. Ga naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Selecteer het juiste profiel voor de verlofreeks.
4. Geef Begin eerste verlofboeking op.

   Je geeft hier de eerste dag van je verlof op.

5. Geef Eind eerste verlofboeking op.
6. Selecteer het Kind.
7. Onder Repetering geef je het aantal Herhalingen op.

   Je geeft hier aan hoe vaak je het verlof wilt herhalen, bijvoorbeeld 'Elke week' of 'Elke 2 weken'.

8. Selecteer de datum bij Einde verlofreeks.
9. Het Aantal herhalingen vult automatisch.
10. Selecteer eventueel een Vervanger.
11. Onder Saldo en Verlofboekingen zie je wat het effect is op het verlofsaldo en welke boekingen er daadwerkelijk gemaakt gaan worden.
12. Klik op: Aanmaken.

Let op:

Houd er rekening mee dat het mogelijk is om twee verlofboekingen te laten overlappen, zolang aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Beide verlofsoorten hebben dezelfde prioriteit.
• Eén van de boekingen komt voort uit een verlofreeks.

  Bijvoorbeeld: Stel dat je een verlofreeks hebt ingesteld om iedere woensdag vrij te zijn en je wilt daarnaast een hele week opnemen. In dit geval wordt de woensdag tijdens die week niet dubbel geboekt. De woensdag blijft van kracht voor de verlofreeks en wordt automatisch uitgesloten van de weeklange verlofboeking.

Verlof intrekken of inkorten

Wil je toch liever op een ander moment ouderschapsverlof of wil je de verlofreeks inkorten of intrekken dan kan dit eenvoudig via InSite.

Verlof intrekken

1. Ga in InSite naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Klik op: Verlof intrekken.
4. Klik op de regel die je wilt intrekken.
5. Het overzicht van de verlofaanvraag wordt geopend.
6. Klik op: Intrekken.

Verlofreeks intrekken

1. Ga in InSite naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Klik op: Verlofreeks intrekken.
4. Klik op de regel die je wilt intrekken.
5. Het overzicht van de verlofreeks wordt geopend.
6. Klik op: Intrekken.

Verlofreeks inkorten

1. Ga in InSite naar: Mijn InSite.
2. Klik op: Ouderverlof portaal.
3. Selecteer het profiel Inkorten verlofreeks.

   Het is niet mogelijk om een verlofaanvraag in te korten. Je kunt dan de verlofaanvraag intrekken en een nieuwe verlofaanvraag insturen.

4. Klik op de reeks die je wilt inkorten.
5. Pas de verlofreeks aan.
6. Klik op: Aanmaken.

Bezettingsoverzicht

Het ouderschapsverlof dat de medewerker opneemt via een verlofaanvraag of een verlofreeks is zichtbaar in het bezettingsoverzicht. Ouderschapsverlof dat in het rooster is ingepland wordt niet geïntegreerd naar het bezettingsoverzicht. Iemand die volgens het rooster ouderschapsverlof opneemt wordt als 'Roostervrij' weergegeven.

Nacalculatie

De ouderschapsverlofuren zijn (na inrichting) zichtbaar in de nacalculatie. Je vindt deze uren in de eigenschappen van de medewerker op tabblad Nacalculatie.

Let op:

Door ouderschapsverlof op te nemen als verlofboeking met integratie naar de nacalculatie ontstaat er een fluctuerend salaris. Het gemiddelde salaris wordt gekort met het aantal werkelijk opgenomen uren in de periode.

Let op:

Reeds bestaande verlofboekingen in de toekomst worden na het inrichten van 'Verlofboekingen integreren in nacalculatie' niet automatisch geïntegreerd. Om deze verlofboekingen wel te integreren dien je ze te verwijderen en opnieuw aan te maken.

Opname via het rooster

Wil je voor een langere periode ouderschapsverlof vastleggen, dan kan je hier een roosterwijziging voor insturen. Lees hier meer over de opname via het rooster.

Wanneer je een roosterwijziging voor betaald ouderschapsverlof instuurt, dan wordt dit automatisch een tijdelijke mutatie. Na de einddatum wordt de roosterregel van daarvoor weer toegepast. Wil je vervolgens voor een langere periode onbetaald ouderschapsverlof opnemen? Dan stuur je een nieuwe roosterwijziging in voor onbetaald ouderschapsverlof. Dit zijn twee aparte mutaties/profielen omdat beide een andere geldigheidsduur hebben. Wettelijk betaald verlof is 1 jaar geldig terwijl onbetaald verlof 8 jaar geldig is. Gebruik hiervoor ook het signaal 'Beoordelen opvolging tijdelijk rooster'. Dit signaal attendeert je erop dat het tijdelijke rooster binnenkort eindigt.

Wil je incidenteel een dag of week vrij? Stuur dan een verlofaanvraag in.

Let op:

Maak je gebruik van een verdeling tussen betaald en onbetaald verlof om de uitbetaling gelijk te houden? Houd er dan rekening mee dat er een gemiddelde van betaald en onbetaald wordt uitbetaald voor een periode. Hierdoor kan het voorkomen dat je de melding krijgt dat het niet mogelijk is om ouderschapsverlof op te nemen voor de volledige periode. Je lost dit op door twee losse regels aan te maken, de eerste met betaald ouderschapsverlof en de tweede met onbetaald ouderschapsverlof.

Ouderschapsverlof corrigeren

Wil je het ouderschapsverlof saldo corrigeren omdat er bijvoorbeeld al een deel is opgemaakt bij een andere werkgever? Dan kan je het saldo corrigeren door middel van een Verlofcorrectie.

Restsaldo overhevelen

Verlof dat niet in het eerste jaar is opgenomen kan worden toegevoegd aan de 17 weken onbetaald verlof of betaald ouderschapsverlof aanvullend (indien beschikbaar). Het restsaldo van betaald ouderschapsverlof wordt dan overgeheveld naar onbetaald ouderschapsverlof of het aanvullend verlof. Het restsaldo van betaald ouderschapsverlof (9 weken) moet 1 jaar na de geboortedatum worden overgeheveld naar onbetaald ouderschapsverlof (17 weken). Profit genereert hiervoor een verlofcorrectie. Als de medewerker geen betaald ouderschapsverlof heeft opgenomen wordt het in totaal 26 weken onbetaald ouderschapsverlof. Als een medewerker in dienst komt na het eerste levensjaar en voor het 8e jaar, dan krijgt de medewerker slechts 17 weken verlof. Profit gaat er vanuit dat al het betaalde ouderschapsverlof is genoten. Als dit niet het geval is moet er handmatige correctie worden gedaan om het saldo onbetaald ouderschapsverlof te verhogen.

Voorbeeld restsaldo overhevelen

Let op:

Zorg er wel voor dat je 'Restsaldo betaald ouderschapsverlof overhevelen naar onbetaald ouderschapsverlof' of 'Restsaldo overhevelen naar aanvullend betaald ouderschapsverlof' hebt aangevinkt in de eigenschappen van de verlofsoort.

Betaald ouderschapsverlof bij adoptie

Profit houdt bij de berekening van het betaald ouderschapsverlof rekening met de geboortedatum van het kind, waarbij je tot een jaar na de geboortedatum kunt opnemen.

Als er sprake is van adoptie, dan boek je het verlof handmatig via een verlofcorrectie of voeg je hiervoor een verzuimmelding toe. Adoptie- en pleegverlof valt namelijk onder de WAZO en wordt dan ook gemeld bij het UWV. Dit loopt dus niet via de OSV.

Voor ouderschapsverlof geldt dezelfde werkwijze. Je boekt daarom het verlof bij de betreffende medewerkers handmatig op. Dit kan op 2 manieren:

1. Je voegt het kind toe met een geboortedatum die korter is dan 1 jaar, want dan heeft deze recht op betaald ouderschapsverlof. Het saldo betaald ouderschapsverlof verloopt wel na 1 jaar.
2. Voeg een nieuwe type verlof toe (periodeverlof). Deze koppel je aan de arbeidsvoorwaarde. Daarna gebruik je deze als betaald ouderschapsverlof en boek je zelf het saldo op. Je kan dan wel alleen het verlof opnemen via de 'normale' manier van verlof opnemen en dus niet via het rooster.

Actuele gegevens

Op tabblad Ouderverlof saldo in de eigenschappen van de medewerker is het door middel van de kolommen Actueel opgenomen en Actueel saldo inzichtelijk gemaakt wat het actuele ouderverlofsaldi is.

Deze gegevens worden elke dag bijgewerkt door Actuele gegevens vernieuwen en worden berekend aan de hand van de som van het totaal van de verlofboekingen t/m vandaag - 1 dag. Vervolgens wordt het aantal verlofuren gedeeld door het aantal uren per week (geldende rooster medewerker). zie onderstaand voorbeeld.

Rekenvoorbeeld:

Medewerker Jan van den Brandts is op 25-03-2022 vader geworden van een zoon. Na het registreren van zijn zoon is direct het Ouderverlof saldo zichtbaar in de eigenschappen van de medewerker. Jan heeft recht op 9 weken Betaald ouderschapsverlof.

Jan neemt van 01-04-2022 tot en met 31-12-2022 iedere maandag 8 uur betaald ouderschapsverlof op. Hij opent de eigenschappen van de ouderschapsverlof overeenkomst en ziet op tabblad Opnamen alle opnamen van 01-04-2022 tot en met 31-12-2022. Omdat ouderschapsverlof altijd achteraf wordt opgenomen, wordt het saldo berekend tot en met gisteren.

In totaal heeft hij tot en met 27-11-2022 256 uur ouderschapsverlof opgenomen. Jan heeft een werkweek van 40 uur. De berekening is dan als volgt: 256 / 40 = 6,4. Jan heeft op dat moment 6,4 weken opgenomen. Op tabblad Ouderverlof saldo zijn de kolommen Actueel opgenomen en Actueel saldo zichtbaar.

Let op:

Zijn de sluitingsdagen niet verwerkt op tabblad Opnamen, wijzig dan de verlof prioritering via: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof en zorg dat Feestdag boven Ouderschapsverlof staat.

Betaald ouderschapsverlof aanvullend

Wanneer je, naast het wettelijk betaald ouderschapsverlof, een cao/werkgeversregeling hebt voor betaald ouderschapsverlof kan je gebruik maken van verloftype Betaald ouderschapsverlof aanvullend (NL). Let er wel op dat je dit hebt ingericht voordat medewerkers ervan kunnen genieten.

Opnemen

Het aanvullend betaald ouderschapsverlof wordt opgenomen via het verlof. De medewerker stuurt hiervoor een verlofaanvraag in. Ten opzichte van het wettelijk betaald ouderschapsverlof is het voor betaald ouderschapsverlof aanvullend niet mogelijk om dit via het rooster op te nemen.

Overhevelen

Het restsaldo van het basisverloftype 'Betaald ouderschapsverlof (NL)' mag bij het verstrijken van de looptijd worden overgeheveld naar het basisverloftype 'Betaald ouderschapsverlof aanvullend (NL)'. Dit kan worden aangegeven middels het vinkveld Restsaldo overhevelen naar aanvullend betaald ouderschapsverlof in de eigenschappen van het type verlof Betaald ouderschapsverlof (NL).

Het restsaldo van 'Betaald ouderschapsverlof aanvullend (NL)' kan vervolgens weer worden overgeheveld naar 'Onbetaald ouderschapsverlof (NL)'. Dit kan worden aangegeven middels het vinkveld Restsaldo overhevelen naar onbetaald ouderschapsverlof. Je geeft dit aan in de eigenschappen van type verlof Betaald ouderschapsverlof aanvullend (NL).

Betaald ouderschapsverlof aanvullend niet declarabel bij het UWV

Bij het UWV mag alleen het wettelijk betaald ouderschapsverlof worden gedeclareerd binnen de spelregels van de wet. Dat betekent maximaal 9 weken en opgenomen binnen het 1e levensjaar van het kind. Aanvullend betaald ouderschapsverlof komt daarmee nooit in aanmerking voor declaratie bij het UWV, omdat ofwel de 9 weken wettelijk dan al zijn opgenomen en gedeclareerd ofwel het 1e levensjaar van het kind is verstreken.

Wordt in het 1e levensjaar 6 weken wettelijk en 3 weken betaald ouderschapsverlof aanvullend opgenomen, dan wordt alleen de 6 weken wettelijk meegeteld in het te declareren aantal weken.

WAZO aanvraag

Het betaald ouderschapsverlof is een WAZO-uitkering van 70% van het dagloon en wordt na opname van het verlof (in delen) aangevraagd en betaald. Het is mogelijk om de WAZO-aanvraag te versturen via een UWV-bericht vanuit Profit.