Vacaturebeheer

Je voegt een vacature toe en publiceert deze als document op InSite en OutSite zodat de sollicitant op de vacature kan solliciteren.

Je kunt de vacature aanmaken in InSite of in Profit. In dit helpartikel behandelen we InSite en Profit, maar we adviseren om dit proces volledig in InSite te implementeren en te gebruiken voor een ultieme gebruikerservaring.

Inhoud

Vacature aanmaken in InSite

Je kunt een nieuwe vacature aanmaken in InSite. Je koppelt de sollicitanten in Profit of in InSite aan de vacature. In het tweede geval moet je dan wel eerst de sollicitatie aanmaken, vervolgens selecteer je de sollicitant. Ook wordt er dan een workflow gestart.

Vacature aanmaken:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Klik op: Vacature aanvragen.

  4. Geef een Omschrijving op.
  5. Vul de Begindatum en eventueel de Einddatum vacature in.

    Na de einddatum sluit Profit de vacature en kun je de binnengekomen sollicitaties gaan beoordelen. Bij Sollicitant Self Service worden vacatures automatisch gesloten: de vacature wordt verwijderd uit overzichten en solliciteren is niet meer mogelijk.

  6. Selecteer Reden vacature.
  7. Selecteer de medewerker bij Hoofdverantwoordelijke. De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.
  8. Selecteer de Werkgever waarvoor de vacature geldt.
  9. Selecteer de Functie waarvoor de vacature is.
  10. Selecteer de Organisatorische eenheid waarvoor je een nieuwe medewerker wilt werven.
  11. Selecteer het Onboarden profiel.

  12. Selecteer bij Werkniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen. Je kunt hier kiezen uit dezelfde waarden als bij Opleidingsniveau, maar dit hoeft niet. Een sollicitant kan bijvoorbeeld wel het werkniveau bereikt hebben, maar niet het opleidingsniveau hebben. Je kunt hier bij het beoordelen van de sollicitanten een analyse voor raadplegen. Je kunt de waarden hiervoor zelf uitbreiden bij Opleidings/werkniveau.

    Als de sollicitant in dienst komt, neemt Profit de waarde hier en bij Opleidingsniveau niet over naar de medewerker.

  13. Selecteer bij Werkervaring het aantal jaar ervaring waar de sollicitant aan moet voldoen.
  14. Selecteer bij Opleidingsniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen.
  15. Selecteer de Verantwoordelijke(n).

    Als je in het profiel het veld Verantwoordelijke een vaste waarde geeft, dan voegt Profit deze toe als verantwoordelijke.

  16. Voeg eventueel Criteria toe aan de vacature. Deze criteria worden gebruikt voor het uitsturen van een Job alert.

  17. Selecteer onder Beoordelingscriteria bij vacature de beoordelingscriteria waarop de sollicitant beoordeeld moet worden. Je kunt hier de beoordelingscriteria selecteren die je in Profit hebt vastgelegd bij de vacature.
  18. Vul de Vacaturekenmerken.

    Bij Aantal uren p/wk vul je het aantal uren per week in voor de vacature.

    Bij Contracttype geef je aan om wat voor type contract het gaat.

  19. Klik op: Aanmaken.

    Zodra je terugkomt in het overzicht met de vacatures vind je de nieuwe vacature met de status Open.

Vacature publiceren in InSite

Je voegt de al aangemaakte vacature toe als document voor InSite en OutSite. Hiermee publiceer je de vacature zodat sollicitanten in InSite en OutSite kunnen solliciteren. Dit doe je in het kader van Sollicitant Self Service.

Dit document is in feite de uiteindelijke 'advertentie'. Het gaat hier niet om de velden, maar om de tekst en de lay-out van de vacature. Je baseert het document op de vacature zelf, bijvoorbeeld 'Docent Profit', die je al hebt toegevoegd in Profit/InSite. Je kunt per vacature maar één document-pagina aanmaken.

Het document voeg je toe op dezelfde manier als andere documenten via Documentmanagement. Het documentsjabloon is gekoppeld aan de standaard vacaturegegevens. Als het documentsjabloon voor InSite is, maak je het aan via InSite. Als het documentsjabloon voor zowel InSite als OutSite is, kun je zowel via InSite als via OutSite de vacature als document aanmaken.

Vacature aanmaken als document in InSite en OutSite:

  1. Open InSite of OutSite (afhankelijk waar je de vacature wilt publiceren).
  2. Klik op: HRM en vervolgens op: Werving en selectie.
  3. Klik op: Vacature publiceren.
  4. Klik op: Nieuw Document.
  5. Selecteer bij Gegeven de vacature zelf.

  6. Klik op: Document bewerken.
  7. Je ziet nu de groeperingen van velden ingevuld met de gegevens uit de vacature Docent Profit.
  8. Verwijder groeperingen of voeg eventueel groeperingen toe, bijvoorbeeld met vrije velden (op tabbladen). Dit doe je in de sjabloonpagina.
  9. Klik op: <Voeg hier de introductie in>.

    Vervolgens zie je de mogelijkheid om tekst te bewerken.

  10. Voeg de wervende tekst van de vacature toe.
  11. Klik op: Concept publiceren om het document te tonen op InSite en OutSite zodat geïnteresseerden kunnen solliciteren. Als je het document niet direct publiceert, maar alleen aanmaakt, kun je het onderhouden en alsnog publiceren via het overzicht Mijn ingestuurde documenten.

Wil je de vacature op OutSite publiceren?

  1. Ga dan naar: Sitebeheer / Nieuw / Document (als sitebeheerder).
  2. Selecteer de naam van het documentsjabloon dat je voor de vacature hebt toegevoegd.

    Bijvoorbeeld Vacaturebeschrijving. Je ziet alleen het documentsjabloon waar je voor geautoriseerd bent als auteur.Vervolgens doorloop je bovenstaande stappen.

Vacatures raadplegen in InSite

Je kunt vacatures raadplegen in InSite.

  1. Ga naar: Werving en selectie.
  2. Ga naar de Vacaturebank. InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is. Je ziet de openstaande en vervulde vacatures.
  3. Open een vacature.

    Je ziet de eigenschappen van de vacature.

    Bij Sollicitanten zie je ook de sollicitanten op de vacature.

  4. Ga weer terug naar het startscherm van Werving & selectie en klik op: Vacature publicaties.

    Je ziet de vacatures die daadwerkelijk via de externe vacaturesite worden aangeboden.

Vacatures aanpassen in InSite

Je kunt de eigenschappen van de vacature aanpassen in InSite.

Je kunt in InSite geen sollicitanten handmatig koppelen aan een vacature. Dit doe je via de workflow bij Sollicitant Self Service. Sollicitanten kun je in Profit wel handmatig aan de vacature koppelen.

Vacature aanpassen in InSite:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Ga naar: Vacaturebank.

    InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is. Je ziet de openstaande en vervulde vacatures.

  4. Selecteer een vacature.
  5. Klik op: Aanpassen.
  6. Wijzig de Contactpersoon als je wilt dat een andere gebruiker de sollicitatiegegevens beoordeelt.
  7. Wijzig de Hoofdverantwoordelijke. De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.
  8. Wijzig bij Status de status handmatig, bijvoorbeeld naar Teruggetrokken. Normaal zal de status bij Sollicitant Self Service wijzigen door een stap in de workflow.
  9. Wijzig de verantwoordelijke(n) van de vacature.
  10. Nadat je de juiste gegevens hebt gewijzigd klik je op: Aanpassen.

Vacature aanmaken in Profit

Maak kennis met vacaturebeheer in Profit, waarin we ingaan om het aanmaken van vacatures. In dit artikel behandelen we het proces in Profit, maar we adviseren om dit proces volledig in InSite te implementeren en te gebruiken voor een ultieme gebruikerservaring.

Een vacature heeft altijd betrekking op een bepaalde werkgever, functie en organisatorische eenheid. Een nieuwe vacature krijgt altijd de status Open. Als je meerdere vacatures voor dezelfde functie hebt, moet je elke vacature apart toevoegen in Profit.

Je kunt vacatures ook importeren.

Vacature toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de Begindatum in.
  4. Selecteer de Werkgever.
  5. Vul de Omschrijving in. Elke vacature moet een unieke omschrijving hebben.
  6. Selecteer Reden vacature.
  7. Selecteer de medewerker die hoofdverantwoordelijk is voor het wervingsproces en de contactpersoon. Je kunt deze velden naar eigen inzicht vullen.

    De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.

  8. Selecteer het Sollicitatieprofiel.
  9. Selecteer het Onboarden profiel.
  10. Klik op: Volgende.
  11. Selecteer bij Werkniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen. Je kunt hier kiezen uit dezelfde waarden als bij Opleidingsniveau, maar dit hoeft niet. Een sollicitant kan bijvoorbeeld wel het werkniveau bereikt hebben, maar niet het opleidingsniveau hebben. Je kunt hier bij het beoordelen van de sollicitanten een analyse voor raadplegen.
  12. Selecteer bij Werkervaring het aantal jaar ervaring waar de sollicitant aan moet voldoen.
  13. Selecteer bij Opleidingsniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen.
  14. Selecteer de functie en de organisatorische eenheid waarvoor je een nieuwe medewerker wilt werven.
  15. Vink Vacature automatisch afsluiten aan, als je de vacature wilt afsluiten wanneer je een bepaald aantal sollicitanten in dienst hebt genomen voor deze functie.
    1. Vul het aantal in waarbij de vacature moet worden afgesloten.
    2. Selecteer de status waarin de vacature moet worden gezet bij het afsluiten.
  16. Klik op: Voltooien.

Vacature koppelen aan sollicitant in Profit

Je kunt een reeds vastgelegde vacature koppelen aan een sollicitant. Hierdoor ontstaat een sollicitatie.

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Selecteer de vacature.
  3. Klik op: Acties /Sollicitant koppelen.
  4. Selecteer de sollicitant.
  5. Vul de overige velden in.
  6. Klik op: Voltooien.

Vacature afhandelen in Profit

Als de vacature vervuld is, handel je deze af. De sollicitatieprocedure eindigt hiermee.

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Open de eigenschappen van de vacature.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Selecteer Vervuld bij Status vacature.
  5. Ga naar het tabblad: Vervuld.
  6. Vul de datum in waarop de vacature vervuld is en selecteer de betreffende sollicitant.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Vacature raadplegen in Profit

Je beschikt onder andere over weergaven en een rapport.

Weergaven:

  • HRM / Werving en selectie / Vacature.
  • HRM / Organisatie / Werkgever, tabblad Vacaturebank.

Rapport:

  • Werkgevers Vacature en Sollicitanten (Profit).