Intercompany Flex

Met de intercompany functionaliteit voor de flex-branche kun je automatisch factureren tussen verschillende administraties binnen één omgeving. Dit gebruik je als je medewerkers met declaratieverloning uitzendt of detacheert vanuit een andere administratie dan de administratie waarin de klantovereenkomst is vastgelegd.

Profit kijkt voor het intercompany factureren naar de plaatsing. Uren en kosten die de medewerker via de plaatsing op de klantovereenkomst boekt, kun je zo verrekenen en factureren tussen verschillende administraties.

Dit moet je eerst inrichten.

Beschrijving

Een declaratie valt onder intercompany zodra in de plaatsing de administratie van de werkgever bij wie de medewerker een contract heeft, afwijkt van die van de verkooprelatie in de klantovereenkomst. Je kunt wel klantovereenkomsten van intercompany uitsluiten.

Voorbeeld

Medewerker A is opgenomen in administratie 1, de administratie van de werkgever met wie ze een contract heeft. Zij krijgt een plaatsing op de klantovereenkomst bij verkooprelatie B. Deze valt onder administratie 2. In de nieuwe plaatsing van de medewerker A bij verkooprelatie B zet Profit het veld Intercompany direct aan omdat de administratie van de werkgever en die van de klantovereenkomst niet hetzelfde zijn.

Je kunt daarbij het intercompanybedrag op verschillende manieren laten bepalen. De opties zijn:

• Verloning - Deze optie is alleen voor declaratieverloning, niet voor periodeverloning.

  Het bedrag voor intercompany berekent Profit bij de verloning. Een verloning gaat altijd per week.

Let op!

Bij een wijziging naar de methode Verloning moet de begindatum van de plaatsingsversie aan het begin van de week liggen (maandag). Declaraties worden per week ingediend en verloond, dus deze methode moet voor de hele week hetzelfde zijn.

Een plaatsingsregel moet dus altijd op de eerste dag van de week (maandag) beginnen als je de Verloning-optie gebruikt. Maak bij huidige plaatsingen, waar dit niet het geval is, nieuwe plaatsingsversies aan of wijzig de begindatum.

• Verkoopbedrag

  Het intercompanybedrag is hierbij hetzelfde als het verkoopbedrag van de werksoorten.

  Bijvoorbeeld:

  Aantal is 8, verkoopprijs 50 €. Het verkoopbedrag = intercompanybedrag = 400 €.

• % marge t.o.v. verkoopbedrag

  Het intercompanybedrag is gelijk aan het verkoopbedrag -/- een procentuele marge voor de inlenende administratie. Dus als je bij % Marge '5' invult, dan wordt 95% van je verkoopbedrag het intercompanybedrag.

  Bijvoorbeeld:

  Aantal is 8, verkoopprijs is 50 €, % marge is 10%. Het intercompanybedrag is 400 € * (100% -10%) = 360 €.

• Bedrag marge t.o.v. verkoopprijs

  Het intercompanybedrag wordt bepaald door de verkoopprijs -/- een margebedrag voor de verkopende administratie. Vul het Bedrag marge.
  Dus als je bij Bedrag marge '1' invult, dan wordt je verkoopprijs verminderd met 1 euro. Vervolgens wordt deze prijs vermenigvuldigd met het aantal voor het intercompanybedrag.

  Bijvoorbeeld:

  Aantal is 8, verkoopprijs is 50 €, margebedrag is 50 €. Het intercompanybedrag is (8 * 50 €) -/- 50 € = 350 €.

• Intercompanytarief

  Aantal * Intercompanytarief. Vul vervolgens het veld Intercompanytarief.

  Bijvoorbeeld:

  Aantal is 8, intercompanytarief is 50 €. Intercompanybedrag is 8 * 50 € = 400 €.

• Intercompanytarief * % brutoloon

  Bedrag * percentage brutoloon. Vul vervolgens het veld Intercompanytarief.

  Bijvoorbeeld:

  Aantal is 8, intercompanytarief is 50 €, het % brutoloon is 150%. Het intercompanybedrag is (8 * 50 €) * 150% = 600 €.

Plaatsing toevoegen

Bij het toevoegen van de plaatsing zie je of sprake is van intercompany zodra de administratie van de medewerker afwijkt van die van de klantovereenkomst. In dat geval gaat het veld Intercompany aan. Het veld Intercompany kun je bij het toevoegen van de plaatsing nog uitzetten.

Het veld zie je na toevoegen terug in tabblad Algemeen van de plaatsingseigenschappen.

Direct na voltooien van de plaatsing in Profit start de boekingslay-out voor de Prijsafspraak plaatsing. Dit kun je niet uitzetten. In InSite moet je zelf vóór opslaan van de plaatsing de prijsafspraak bewerken.

Let op:

Als je bij Bepaling intercompanybedrag o.b.v. de optie Verloning hebt ingesteld, moet een plaatsingsregel altijd op de eerste dag van de week (maandag) beginnen. Maak bij huidige plaatsingen, waar dit niet het geval is, nieuwe plaatsingsversies aan of wijzig de begindatum.

Plaatsing toevoegen in Profit:

1. Ga naar:
   • Profit: Projecten / Flex / Plaatsing, Nieuw.
   • InSite: Flex portal / Aanmaken plaatsing.
2. Vul de Begindatum en meestal de Einddatum.
3. Selecteer de Klantovereenkomst met de ene administratie.
4. Selecteer de Medewerker met de andere administratie.

   

   Bij pagina-onderdeel Intercompany zie je dat het veld Intercompany nu aan staat. Je kunt dit eventueel uitzetten.

   Als de administraties afwijken en het veld Intercompany uit staat, komt dit doordat de geselecteerde klantovereenkomst is uitgesloten van intercompany. Dit kun je dan in de gekoppelde plaatsingen níet aanpassen.

5. Wijk eventueel af van de projectinstellingen bij Bepaling intercompanybedrag o.b.v. en/of het eventueel bijbehorende veld % Marge, Bedrag marge of Intercompanytarief.
6. Vul de velden.

   Zie ook: Plaatsing van Kandidaat vastleggen.

7. Voltooi de wizard.

   Je ziet vervolgens in Profit altijd direct de prijsafspraak bij de plaatsing bij Intercompany flex.

8. In InSite klik je op: Bewerken bij pagina-onderdeel Prijsafspraken.

   

   Je ziet bij de werksoorten de intercompanyprijs in de ingerichte boekingslay-out. De intercompanyprijs bij kosten is altijd hetzelfde als het verkooptarief.

   Als Factureren uit staat/gezet wordt, zie je ook geen intercompanyprijs.

9. Wijzig eventueel de velden in de kop.
10. Ga eventueel in de loonafspraak naar het tabblad: Intercompany om afwijkende instellingen te doen rond de bepaling van het intercompanybedrag.

    Dit kan ook via de eigenschappen plaatsing, tabblad Loonafspraak, actie Loonafspraak.

11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Intercompany nacalculatie boeken

Je boekt de nacalculatie zoals gewoonlijk in Profit of InSite. Er is sprake van intercompany Flex als de administratie van de klantovereenkomst (plaatsing) afwijkt van de administratie van de nacalculatie/declaratie.

Intercompanyprijs wijzigen

Profit neemt de intercompanyprijs over van de loonafspraakregel. Daarom kun je dit veld niet handmatig wijzigen in de regel.

Als je zelf een afwijkende verkoopprijs in de regel invult (Prijs per eenheid) wijzigt de intercompanyprijs wel automatisch mee in het geval van de methoden Verkoopbedrag, % marge t.o.v. verkoopbedrag en Bedrag marge t.o.v. verkoopprijs. Ook bij het aan- of uitzetten van het veld Factureren in de regel wijzigt de intercompanyprijs.

Let op:

Bij gebruik van de methode Intercompanytarief * % brutoloon en een wijziging van het % brutoloon in de nacalculatieregel rekent Profit het intercompanytarief niet opnieuw uit!

Intercompany nacalculatie boeken:

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie per regel.
2. Vul de velden in de kop van de boekingslay-out.
3. Klik op de actie: F5. Selecteren.
4. Vul de boekingsregel in.

   

   Je ziet dat de intercompany velden zijn gevuld.

   Profit neemt de intercompanyprijs over van de loonafspraakregel, daarom kun je dit veld niet wijzigen in de regel.

   Profit vult ook de velden Kostenplaats medewerker en Kostendrager medewerker om te kunnen verbijzonderen binnen de administratie medewerker.

5. Klik op: Indienen declaratie.

   Profit splitst bij intercompany de nacalculatieregels op in meerdere declaraties als:

   • de week meerdere maanden bevat en de Verzamelperiode van het verkooprelatieprofiel van de verkooprelatie van de Administratie medewerker ‘Per maand (2)’ is.
   • de Code verbijzondering verschilt tussen de verschillende nacalculatieregels.
   • de Kostenplaats medewerker verschilt tussen de verschillende nacalculatieregels.
   • de Kostendrager medewerker als deze verschilt tussen de verschillende nacalculatieregels.
6. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Declaratie.
7. Selecteer de declaratie en klik op de actie Goedkeuren.
8. Verwerk en verloon de declaratie.

Intercompany facturatie

Bij intercompany factureer je twee keer: één factuur voor de verkooprelatie en de intercompany factuur.

Bij intercompany flex facturatie en die bevat per declaratie één totaal factuurregel met het intercompanybedrag.

Profit genereert zowel een verkoop- als inkoopfactuur via de geplande taak Aanmaken intercompanyfactuur. De inkoopfactuur is nooit zichtbaar in de weergave en deze kun je ook niet verstrekken. Deze genereert Profit alleen om ze te kunnen journaliseren in de administratie van de klantovereenkomst.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Declaraties factureren om de facturen voor de verkooprelatie te factureren.
2. Selecteer de declaratie en klik op de actie: Genereren.
3. Ga naar: Projecten / Facturering / Intercompany / Factureren intercompany declaraties om de intercompany facturen te genereren.

   In deze weergave zie je altijd alleen de laatste versie van de te factureren intercompanydeclaratie.

   Als er eerdere, niet gefactureerde versies zijn van een declaratie, neemt Profit deze ook mee in de factuur.

   • Als er geen gefactureerde declaratieversies zijn, dan zie je in de factuurregel het intercompanybedrag van de geselecteerde declaratie.
   • Als er al gefactureerde intercompanydeclaratiesversies waren, dan zie je in de factuurregel het Intercompanybedrag van de geselecteerde declaratie minus het intercompanybedrag van de laatst gefactureerde versie.
4. Selecteer de regel en klik op de actie: Genereren.

   Profit voert de taak uit via de wachtrij.

Raadplegen en verstrekken Intercompany verkoopfactuur

Raadpleeg en verstrek eventueel de gegenereerde intercompanyfacturen. Daarbij verstrek je dus aan de verkooprelatie van de administratie die in de klantovereenkomst staat.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Intercompany / Intercompany factuur.
2. Wijzig eventueel de weergave.

   

   Alleen de intercompany verkoopfacturen zijn zichtbaar.

3. Selecteer eventueel weergave Alle intercompanyfactuurregels.

   Je ziet hier evenveel regels als in de weergave Alle intercompanyfacturen. Een intercompanyfactuurregel bevat altijd één declaratie en je krijgt dus niet per uren- of kostenboeking een factuurregel.

4. Open eventueel de regel van de intercompanyfactuur.

   

   Je ziet bij omschrijving alle declaratieversies die zijn gefactureerd.

5. Selecteer de regel en klik op een van de acties om de factuur te verstrekken: Afdrukken, E-mail of Output.
6. Als je het afdrukvoorbeeld raadpleegt, zie je dat de kostensoort die je hebt ingesteld de enige regel op de factuur is:

   

Journalisering intercompany Flex

Bij intercompanyproces in flex wordt op dezelfde manier verzameld, verstrekt en gejournaliseerd als bij intercompany projecten.

Profit genereert zowel een verkoop- als inkoopfactuur via de geplande taak Aanmaken intercompanyfactuur. De inkoopfactuur is nooit zichtbaar in de weergave en deze kun je ook niet verstrekken. Deze genereert Profit alleen om ze te kunnen journaliseren in de administratie van de klantovereenkomst.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Journaliseren.
2. Selecteer de te journaliseren integratiesoorten.
3. Klik op: Volgende.
4. Selecteer de (intercompany) verkoopfactuur.

   

5. Klik op Volgende.
6. Selecteer de intercompany inkoopfactuur.
7. Klik op Volgende.
8. Selecteer de te journaliseren declaraties:

   

9. Klik op: Volgende.

   Bij te journaliseren declaraties voor inkoop zie je de declaratie niet.

10. Voltooi de wizard.

Zie verder:

Intercompany journaliseren

Financiële mutaties intercompany controleren

Projectfacturering en journalisering van de verkoopfacturen

Voorbeeld journaalposten Intercompany nacalculatie en facturatie

Correcties intercompany declaraties

Als je na het boeken van de declaratie wijzigingen doorvoert krijg je daar in bepaalde gevallen correcties voor.

Dit kan bestaande declaraties beïnvloeden, die dan gecorrigeerd moeten worden. Deze declaraties vind je terug in het correctievoorstel.

Bij correcties zal Profit alleen het verschil in intercompanybedrag tussen de declaraties factureren. Bovendien factureert Profit bij intercompany Flex meerdere versies in één keer. Daarbij geldt:

• Als een declaratie bijvoorbeeld drie te factureren intercompanydeclaratieversies heeft, zet Profit het intercompanybedrag van de laatste versie op de factuur.
• Als één versie is gefactureerd en er drie te factureren intercompanydeclaratieversies zijn, dan neemt Profit het verschil in intercompanybedrag tussen de laatste versie en de laatst gefactureerde versie in de factuur op.
• Als er meer dan één versie klaar staat om te factureren en het verschil in intercompanybedrag met de laatst gefactureerde declaratie komt op nul (0) uit, dan factureert Profit dit wel! Hierdoor kun je terugvinden welke declaraties bij welke intercompanybedragen horen.

Correctievoorstel

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Correctiedeclaratie, actie Correctievoorstel.

   Profit vergelijkt de intercompanyprijs van de oude loonafspraakregel met de intercompanyprijs van de nieuwe loonafspraakregel. Je ziet de correctiedeclaratie met als reden Loonafspraak.

2. Klik op: Voltooien.

   Profit genereert vervolgens een nieuwe versie van de declaratie.

Zie ook:

Correctievoorstel maken