thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Automatische projectfactuur

Bij automatische facturering op 'regiebasis' belast je de in de nacalculatie geboekte uren, eenheden, materialen, inkoopfacturen en financiële kosten één op één door op een verkoopfactuur aan de opdrachtgever. Als je dit wilt moet je bij het boeken van de nacalculatie aangeven dat je de regels wilt doorbelasten.

In deze regels is dan het veld Doorbelasten aangevinkt. Ook moet je de regels hebben gereedgemeld voor facturering. Regels waarbij dit niet het geval is, kunnen niet op de factuur worden overgenomen.

De automatische facturering verloopt in een aantal stappen, die het mogelijk maken eerst een nauwkeurige controle op de te factureren bedragen uit te voeren.

  • Eerst accordeer je de nacalculatieregels.
  • Vervolgens meld je de nacalculatieregels gereed voor facturering. Dit kun je regel voor regel doen maar ook massaal, eventueel na het maken van een selectie (met behulp van een filter) in het scherm met de regels die je gereed kunt melden. Gereedmelden van regels is pas mogelijk na accordering.
  • Na gereedmelding worden de regels klaargezet voor facturering. Hierbij kun je opnieuw per regel aangeven welke je wel en welke je niet wilt factureren. Ook kun je dit massaal doen, eventueel na een filterselectie. Nacalculatieregels, die klaargezet zijn voor facturering, kun je niet meer wijzigen. Hierdoor bewaar je de aansluiting tussen de oorspronkelijke boekingen en de facturen.
  • Als je ervoor kiest om eerst conceptfacturen te genereren voordat je gaat factureren, dan kun je deze concepten bekijken en eventueel bewerken. Vervolgens moet je de concepten vrijgeven voor facturering waarna je de definitieve projectfacturen kunt aanmaken.
  • De te factureren regels worden in de volgende stap daadwerkelijk afgedrukt op facturen. Ook in deze stap kun je weer per regel of massaal aangeven welke regels je daadwerkelijk wilt factureren. De facturen worden afgedrukt met behulp van de rapportgenerator van Profit volgens een vrije lay-out.
  • De factuurregels kunnen worden verzameld per relatie of per project; hierdoor kun je één factuur per relatie genereren maar ook per project. Desgewenst kun je de regels bij het afdrukken groeperen en eventueel verdichten als het niet gewenst is dat de regels stuk voor stuk op de factuur worden afgedrukt.
  • Je kunt facturen altijd opnieuw afdrukken. Verder kun je instellen of je automatisch gegenereerde facturen achteraf wilt kunnen wijzigen.

    Let op:

    De btw-plicht Afstandsverkoop is niet mogelijk in combinatie met automatisch factureren. Dit geldt voor alle vormen van automatisch factureren: in concepten, projecten, cursussen en abonnementen.

Lees hier meer over automatische projectfacturen bij OHW Totalen/concepten.

Let op: 

Lees hier meer over de hiërarchie volgens welke wordt bepaald welke lay-out wordt gebruikt.

Alleen als je factureert per project bepaalt Profit het rapport via de hierboven uitgelegde hiërarchie. Als je factureert per verkooprelatie dan kan er in elke regel een ander projectnummer staan, en is het rapport dat in de eigenschappen van het project staat dus niet van toepassing.

Factuur(regels) die voortkomen uit automatisch factureren kun je niet meer verwijderen. Naderhand kun je alleen de regelprijs op 0 stellen of de factuur crediteren.

Automatisch projectfacturen factureren:

  1. Ga naar: Projecten / Facturering / Automatisch factureren.
  2. Stel het snelfilter in op Administratie, als je meerdere administraties hebt en niet voor alle administraties wilt factureren.
  3. Vink de te factureren regels aan.
  4. Klik op de actie: Genereren.

    Inv_Automatische projectfactuur

  5. Selecteer bij Factuurdatum een andere datum als je een andere factuurdatum wilt gebruiken.
  6. Vink Output-wizard starten na voltooien aan als je de facturen direct wilt e-mailen of afdrukken.

    Let op: 

    Als je kiest voor automatisch factureren genereer je de facturen direct, ook als je besluit de facturen niet te e-mailen of af te drukken via de Output-wizard. Aangezien bij de relaties/deelnemers wel is vastgelegd dat er facturen zijn gemaakt, zijn deze regels hierna niet meer zichtbaar in de functie Automatisch factureren. Je kunt de facturen dan alleen nog e-mailen/afdrukken via de Factureren-weergave.

  7. Vink Alle facturen journaliseren na voltooien aan als je wilt dat het journaliseren van de facturen start direct ná het genereren van de facturen.
  8. Klik op: Volgende.

    Je ziet nu alle regels die je nog moet factureren.

  9. Selecteer de regels waarvoor je een factuur wilt genereren. Met de sneltoets Ctrl+A kun je alle getoonde regels in een keer selecteren. Dit kun je ongedaan maken met de sneltoets Ctrl+D.
  10. Klik op: Voltooien.

Als je de facturen nu niet verzendt, kun je dat later nog doen via de Output-actie in de weergave Facturen.

Als je hebt aangevinkt dat je de facturen wilt e-mailen of afdrukken via de Output-wizard, dan start deze nu. In de Output-wizard die je start via de automatische facturering kun je geen facturen selecteren.

E-mailen/afdrukken:

  1. Vink Afwijkend verstrekken aan, als je alle regels op dezelfde manier wilt e-mailen of afdrukken en dus geen rekening wilt houden met de Voorkeur verstrekkingswijze die bij de verkoop-/inkooprelaties is ingesteld.
    1. Selecteer de afwijkende verstrekkingswijze die voor alle geselecteerde regels hetzelfde zal zijn, namelijk: Afdrukken, Afdrukken + e-mail PDF of E-mail PDF. Bij facturen heb je ook nog de optie E-mail e-factuur + PDF.
    2. Selecteer een afwijkend rapport (anders dan in het verkoop-/inkooprelatieprofiel is vastgelegd).
    3. Selecteer een berichtsjabloon, als je als afwijkende verstrekkingswijze een van de e-mailopties hebt geselecteerd.
  2. Vink Opslaan in dossier aan, als je de verzonden rapporten wilt opslaan in het dossier van de relatie(s).
  3. Selecteer bij Sortering de manier van sorteren voor afdrukken.
  4. Vink Aflopend aan om de rapporten van hoog naar laag te sorteren.
  5. Klik op: Volgende. Als je de wachtrij gebruikt heb je deze stap niet en kun je geen afdrukvoorbeeld tonen.

    Je ziet nu een overzicht van welke regels op welke manier verzonden zullen worden.

    1. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze Afdrukken en klik op de actie Afdrukvoorbeeld om het rapport te controleren.
    2. Selecteer een regel met als verstrekkingswijze E-mailen en klik op de actie E-mail voorbeeld.
    3. Sluit het voorbeeld.
  6. Klik op: Voltooien.
  7. Klik op: OK bij de melding dat de verwerking gereed is.

    De velden Afgedrukt, Dossier, Gemaild, Voll. verw. en Verstrekt via eVerbinding zijn aangevinkt als je de corresponderende verstrekking hebt gedaan. Deze velden zijn alleen zichtbaar als je deze aan de weergave hebt toegevoegd.

Toeslagregels

Bij het genereren van een automatische projectfactuur genereert Profit, als er minimaal één regel aanwezig is waarin het veld Percentage factuurtoeslag is gevuld én als het veld 'Werksoort factuurtoeslag' is ingevuld, een extra regel. Als er meerdere toeslagregels aanwezig zijn met verschillende btw-tariefgroep, genereert Profit voor elke btw-tariefgroep een aparte toeslagregel. Deze regels hebben regeltype 5 = Overhead/toeslag.

Het gebruik van toeslagregels is niet mogelijk als je factureert op basis van Concepten.

Direct naar

  1. Projectfacturering
  2. Projectfacturering inrichten
  3. Accordering en gereedmelding nacalculatie
  4. Factuurtermijnen toevoegen
  5. G-rekening inrichten
  6. Automatisch projectfacturen genereren
  7. Handmatig projectfacturen toevoegen
  8. Termijnfacturering
  9. Projectfacturen verstrekken
  10. Historie van gemailde projectfacturen controleren
  11. Projectfacturen wijzigen
  12. Projectfactuur crediteren
  13. Collectief verwijderen projectfacturen
  14. Projectfacturen journaliseren
  15. Projectfactuur in InSite raadplegen
  16. Omzet Projectfacturen over meerdere perioden verdelen
  17. Doorboeken verkoopfacturen en opbrengstboekingen

Process

Projectfactuur

Work area

Projecten