Organigram inrichten

Met het organigram leg je de organisatiestructuur vast in Profit. De inrichting bepaalt ook wie leidinggevende is en heeft effect op workflows en autorisatie. Richt het organigram daarom zorgvuldig in.

Leg eerst vast welke lagen en organisatorische eenheden (OE) je nodig hebt. Bepaal ook welke onderdelen alleen dienen voor de structuur en welke onderdelen medewerkers bevatten. Dat voorkomt wijzigingen achteraf met effect op workflows en rechten.

Dit ga je inrichten

Het inrichten van het organigram bestaat uit twee stappen. Eerst leg je de typen organisatorische eenheden vast. Daarmee bepaal je de lagen in het organigram. Daarna voeg je de organisatorische eenheden toe en plaats je deze op de juiste plek in de structuur. Zo sluit het organigram aan op je organisatie en kan Profit de hiërarchie correct gebruiken.

Dit vind je standaard in Profit

We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Stap 1: Typen organisatorische eenheid controleren

Een type organisatorische eenheid geeft een bepaalde laag in het organigram weer. Met Profit wordt standaard een aantal typen organisatorische eenheid meegeleverd, maar je kunt zelf typen toevoegen.

Profit bevat standaard per laag al een type organisatorische eenheid. Je wijzigt daarom alleen de omschrijving.

Organisatorische eenheid typen toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Organigram.
2. Open de eigenschappen van het organigram.
3. Ga naar het tabblad: Typen organisatorische eenheden.

   

4. Open de eigenschappen van het type organisatorische eenheid dat je wilt wijzigen.
5. Wijzig het veld Omschrijving.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 2: Organisatorische eenheid toevoegen

Je voegt organisatorische eenheden toe en plaatst deze op de juiste plek in het organigram. De organisatorische eenheden staan in de boomstructuur van het organigram. Profit kan de structuur daarna gebruiken voor leidinggevenden, workflows en autorisatie.

Organisatorische eenheid toevoegen in organigram:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Organigram.
2. Open de eigenschappen van de organigramstructuur.
3. Ga naar het tabblad: Organisatorische eenheden.
4. Klik op: Nieuw.

   

5. Vul de code en omschrijving van de organisatorische eenheid in.

   Aan elke organisatorische eenheid koppel je een type organisatorische eenheid. Het type organisatorische eenheid bevat de laag van het organigram: Een laag nummer betekent dat de gekoppelde organisatorische eenheden hoog in de hiërarchie staan.

6. Selecteer het organisatorische eenheid type, dit bepaalt de laag waarin de nieuwe organisatorische eenheid valt.
7. Met Staf geef je aan dat het om een stafafdeling gaat.

   Het veld Staf is puur een extra informatie veld, waarmee je aangeeft dat een afdeling tot "staf" behoort. Er is geen functionaliteit gekoppeld aan dit veld.

8. Vink Bevat medewerkers aan, als je medewerkers aan de organisatorische eenheid wilt koppelen.

   Als de organisatorische eenheid alleen dient om het organigram in te delen, vink je dit veld niet aan.

9. Klik op: Voltooien.

   Profit toont de nieuwe organisatorische eenheid in het rechtervak. Hier staan de organisatorische eenheden die nog niet in het organigram geplaatst zijn.

10. Versleep de organisatorische eenheid naar het linkervak en plaats dit in de boomstructuur.

Organisatorische eenheden importeren:

Je kunt organisatorische eenheden importeren via: HRM / Beheer / Import HRM / Organisatorische eenheid. Er zijn ook er kant-en-klare importsjablonen en -definities die met name gericht zijn op implementaties, je vindt deze op de Klantportal.

Volg hiervoor de stappen van het importeren via bestaande importdefinitie.

Aanvullende inrichting

Nadat je het organigram hebt ingericht, kun je eventueel aan de slag met aanvullende inrichting. Hierbij kun je denken aan:

• Organigram inclusief formatieverdeling inrichten

  Je kunt de formatieverdeling inzichtelijk maken in het organigram. Hierdoor zie je in het organigram de medewerkers op basis van hun formatieverdeling.

• Organigram overzetten naar Microsoft Visio

  Je kunt het organigram uit Profit overzetten naar een schematische weergave in Microsoft Visio. Je plaatst de gegevens van het organigram eerst via een analyse in een Microsoft Excel-sheet.

• Filterautorisatie medewerkers

  Filterautorisatie medewerkers bepaalt welke medewerkergegevens gebruikers in ESS en MSS mogen raadplegen of wijzigen. Daardoor zijn niet standaard alle medewerkers zichtbaar.