Dagboek inrichten

Voeg dagboeken toe voor de verschillende soorten mutaties die je in Profit vast wilt leggen. Je voegt deze toe op administratieniveau. Dit betekent dat als je meerdere administraties in één omgeving gebruikt, je per administratie de dagboeken toevoegt.

Lees op de hoofdpagina Dagboek hoe het volledige proces werkt en wanneer je deze inrichting toepast.

Stap 1: Bestaande dagboeken controleren

In template-omgevingen staan vaak al dagboeken klaar. Controleer of deze dagboeken passen bij jullie werkwijze en inrichting, bijvoorbeeld of een workflow nodig is voor memoriaalboekingen.

AFAS levert standaard twee memoriaaldagboeken:

• 80 – Memoriaal (met workflow)

  Gebruik dit dagboek als memoriaalboekingen eerst moeten worden beoordeeld via een workflow. Dit is bijvoorbeeld relevant bij boekingen met grote impact op resultaat of budget, zoals jaarafsluitingen of correcties op voorzieningen.

• 90 – Memoriaal (zonder workflow)

  Gebruik dit dagboek als geen beoordeling via workflow nodig is. Dit past bij kleine, dagelijkse of technische correcties.

Heb je soms wel en soms geen workflow nodig? Gebruik dan beide dagboeken.

Dagboek wijzigen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
2. Open de eigenschappen van het dagboek.
3. Wijzig de velden die je wilt aanpassen.

   Vink Geblokkeerd aan als je het dagboek niet wilt gebruiken.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 2: Nieuw dagboek toevoegen

Je voegt een dagboek toe om een type financiële mutatie te boeken.

Dagboek toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul het dagboeknummer in bij Code dagboek.
4. Vul de omschrijving in.

   Neem bij bankboeken het bankrekeningnummer in de omschrijving op.

5. Selecteer het Soort dagboek.
6. Selecteer de tegenrekening.

   De tegenrekening mag niet voorkomen bij andere dagboeken binnen dezelfde administratie.

7. Vul de overige velden in.
   • Selecteer een teller voor het dagboek bij Teller laatste factuur (alleen beschikbaar bij inkoop- en verkoopboeken). Selecteer je geen waarde dan kun je tijdens het boeken zelf factuurnummers invullen.
   • Selecteer een waarde bij Controle negatief kassaldo voor een melding bij het bereiken van een negatief kassaldo.
   • Selecteer een bankrekeningnummer bij Bankrekening wanneer je Financieel bij Soort dagboek hebt geselecteerd.
8. Klik op: Volgende.
9. Selecteer de boekingslay-out(s) die je tijdens het boeken in dit dagboek wilt gebruiken. Selecteer een standaard meegeleverde of eigengemaakte boekingslay-out. De boekingslay-out kun je naar wens aanpassen en per soort dagboek kun je een andere lay-out gebruiken. Je kunt een lay-out ook blokkeren voor gebruik.
   • Als je hier geen voorkeur instelt, dan moet je bij het boeken een lay-out selecteren.
   • Als je hier wel een voorkeur instelt, dan opent Profit direct deze boekingslay-out.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Aanvullende inrichting dagboeken

Je kunt de dagboeken verder verfijnen met aanvullende inrichting. Deze inrichting is niet verplicht voor de werking.

Je kunt dit uitbreiden met:

• Memoriaalboeking beoordelen via workflow

  Richt een workflow in als je memoriaalboekingen eerst moeten worden beoordeeld voordat ze worden verwerkt. Hiermee zorg je dat medewerkers boekingen met grote financiële impact controleren voordat Profit deze definitief verwerkt.

• Dagboek Mollie inrichten

  Met de Mollie-koppeling kun je betaallinks versturen bij facturen en specificaties van uitbetalingen geautomatiseerd inlezen. Hier heb je een apart dagboek voor nodig.

• Tellers inrichten

  Richt de tellers in voor een unieke nummering per dagboek. Profit kan automatisch elk jaar een nieuwe reeks toevoegen.

• Instellingen boekingslay-out financiële mutaties bepalen

  Met deze instellingen bepaal je hoe Profit financiële mutaties vastlegt. Je legt hier onder andere vast welke velden beschikbaar zijn bij het boeken van financiële mutaties.

• Afletteren inrichten

  Richt het afletterproces in als je mutaties automatisch of handmatig tegen elkaar wilt wegstrepen. Dit gebruik je bijvoorbeeld bij kruisposten of bij het afletteren van openstaande posten van debiteuren en crediteuren.