Gesprekkencyclus inrichten - Competenties, doelen en afspraken

De gesprekkencyclus is gebaseerd op het vastleggen van competenties, doelen en afspraken bij de medewerker. De competenties en doelen leg je vooraf vast in Profit.

Inhoud
Scores

Voordat je de competenties, doelen en afspraken toevoegt, richt je eerst de instellingen in. Onderdeel van de instellingen zijn de scores die je wilt toekennen aan competenties.

Meer informatie vind je hier.

Competenties

Competenties gebruik je om de vaardigheden van de medewerker te monitoren. Je stelt daarbij de volgende vragen:

  • Welke functies horen bij welke rollen in de organisatie?
  • Welke vaardigheden/competenties zou een medewerker op basis van zijn rol moeten hebben?

Competenties die voor de gesprekkencyclus gebruikt worden, komen uit het competentiemanagement.

Om de competenties te kunnen gebruik richt je deze eerst in, in Profit Windows. De competenties koppel je aan rollen. Als dit nog niet gebeurd is richt je daarom eerst de rollen in en daarna de competenties die daarbij horen.

Je richt de volgende zaken in:

  1. Je voegt de rollen toe.
  2. Koppel de rol aan de medewerkers.
  3. Je voegt de competenties toe.
  4. Je koppelt de competentie aan de rol.

Het is ook mogelijk om een competentie aan een individuele medewerker te koppelen, zonder dat deze een rol heeft die gekoppeld is aan de competentie.

De competenties die aan de medewerker gekoppeld zijn op basis van zijn rol zijn meteen in de gesprekkencyclus zichtbaar. De individuele competenties voeg je zelf toe.

Doelen

Doelen hebben veel weg van competenties. Waar je echter bij een competentie de vaardigheden van de medewerker vastlegt, zijn doelen meestal meer op de taken van de medewerker gericht zijn. Daarbij zijn doelen alleen voor de gesprekkencyclus en niet te gebruiken bij competentiemanagement.

Voorbeeld:

Voorbeelden van doelen kunnen zijn:

  • Je jaartarget halen.
  • Een gemiddelde klantbeoordeling van een 8 of hoger.
  • Altijd op tijd zijn.
  • Je deadlines halen.

Ook doelen leg je vast in Profit en kan je aan een groep medewerkers met dezelfde functie of organisatorische eenheid koppelen. Maar ook doelen kan je bij individuele medewerkers vastleggen.

Doelen zijn generiek:Je legt alleen doelen in Profit vast die voor meerdere medewerkers van toepassing kunnen zijn. Specifieke doelen die maar voor 1 medewerker gelden kan je beter als afspraak vastleggen.

Doelen inrichten:

  1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Inrichting / Doel.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de code en omschrijving in.
  4. Vink Ontwikkeling mogelijk aan, als het doel in stappen behaald kan worden, zoals het jaartarget.
  5. Klik op: Volgende.
  6. Vul de bijzonderheden in. Hierbij kan je denken aan tips om het doel te behalen, of consequenties als het niet behaald wordt.
  7. Klik op: Voltooien.

Doel aan een groep medewerkers koppelen:

  1. Open de eigenschappen van het zojuist aangemaakte doel.
  2. Ga naar het tabblad: Medewerkers.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Vul de begin- en einddatum in. Dit is de datum waarop dit doel voor deze medewerkers loopt.
  5. Klik op: Volgende.
  6. Filter in de weergave op functie of organisatorische eenheid.
  7. Selecteer de medewerkers.
  8. Klik op: Voltooien.
  9. Klik op: Opslaan en sluiten.
Afspraken

Je legt een afspraak vast bij de medewerker om de voortgang van een competentie of doel vast te leggen, of een algemene afspraak te maken.

Een afspraak richt je van te voren niet in omdat deze gericht is op de specifieke medewerker met wie je het gesprek voert. Deze leg je vast in InSite.

Afspraken kun je in Profit raadplegen op het tabblad Afspraak in de eigenschappen van de medewerker. Je kunt deze hier niet onderhouden.

Workflow inrichten

Afhankelijk welke situatie van toepassing is, richt je de workflow in. Voor elk gesprek is een apart type dossieritem aanwezig met bijbehorende workflow.

Let er op wanneer je een aanpassing in de workflow doet, je deze bij alle workflows doorvoert als de wijziging voor alle gesprekken geldt.

In de situaties hierboven geschetst zijn dat de onderstaande workflows. Deze workflows zijn eenvoudige versies, en kan je uitbreiden en aanpassen naar je eigen wensen voor de organisatie.

Situatie 2:

Hrm_Gesprekkencyclus Workflows (10)

Deze workflow begint bij de medewerker die het gesprek initieert. De bestemming bij de actie Gesprek is de instuurder zelf. Bij het openen van de workflow komt hij meteen op de aanpassenpagina. Na het invoeren van de gegevens zet hij hem door naar de leidinggevende die deze kan aanpassen en vervolgens aangeeft dat het gesprek is gevoerd.

Situatie 1 en 3:

Hrm_

In deze situatie kan de medewerker alleen het gesprek aanvragen, of komt het initiatief door de leidinggevende. De medewerker kan in deze situatie zelf geen gegevens invullen.

Workflow inrichten

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem van het gesprek welke je wilt inrichten:
    • Nulmeting
    • Doelstellingsgesprek
    • Voortgangsgesprek
    • Beoordelingsgesprek.

    Dit zijn meegeleverde type dossieritems die volledig ingericht zijn, maar waar je eventueel nog een eigen workflow in kunt toevoegen, of de huidige workflow kan aanpassen.

  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Open de eigenschappen van de workflow. Hiermee start je de workflow editor.
  5. Richt de workflow naar wens in. Voor de gesprekkencyclus is de speciale actie Gesprek gevoerd, welke je gebruikt wanneer het gesprek is gevoerd en alle afspraken, doelen en competenties ingevuld zijn.
Zie ook