Gesprekkencyclus

Met de gesprekkencyclus kan een leidinggevende afspraken aanmaken, waarmee hij de ontwikkelingsdoelen en ambities van de medewerker vastlegt.

Daarnaast biedt de gesprekkencyclus een platform om op organisatie- en/of afdelingsniveau inzicht te geven in de competenties en potenties van de medewerkers. Hiermee kan de koppeling naar competentiemanagement gelegd worden.

Dit wordt gedaan aan de hand van:

• Doelstellingsgesprek: Waarin aan het begin van de cyclus de doelstellingen worden vastgelegd. Doelstellingen kunnen competenties, doelen en afspraken zijn.
• Voortgangsgesprekken: Hierin bespreek je de voortgang van de doelstellingen uit het doelstellingsgesprek en kan je deze waar nodig bijstellen.
• Beoordelingsgesprek: Het doel van het beoordelingsgesprek is het geven van een oordeel over het functioneren van de medewerker over de afgelopen periode (cyclus).
• Nulmeting: Dit gesprek houd je wanneer een medewerker halverwege een cyclus instapt. Dit kan een indiensttreding zijn, maar kan ook als een medewerker wisselt van functie.

Voordelen:

• Inzicht in voortgang
• Geeft inkijk in de kwaliteiten van je medewerkersbestand
• Overzichtelijk

Beschrijving

De gesprekkencyclus bestaat uit 3 gesprekken:

• Doelstellingsgesprek
• Voortgangsgesprek
• Beoordelingsgesprek

Daarbij is er ook nog de nulmeting. Deze voer je eenmalig als de medewerker nieuw in dienst komt, of bijvoorbeeld van functie wisselt.

In deze gesprekken leg je vast:

• Competenties
• Doelen
• Afspraken

Voorbereiding

• Gesprekkencyclus inrichten voor InSite
• Gesprekkencyclus inrichten - Competenties, doelen en afspraken

Gesprekken

De cyclus bestaat uit 3 gesprekken. De nulmeting behoort niet tot de cyclus, maar voer je eenmalig.

Nulmeting

Een nulmeting gebruik je wanneer een medewerker halverwege een cyclus nieuw in dienst komt of van een andere afdeling komt. Je kan dit gesprek gebruiken om het startniveau van de medewerker te peilen.

Dit gesprek voer je maar eenmalig en valt dus buiten de echte cyclus.

Doelstellingengesprek

In het doelstellingengesprek leg je vast wat er in deze cyclus van de medewerker verwacht wordt. Denk hierbij aan doelen die aan het einde van de cyclus behaald moeten zijn. Maar in het doelstellingengesprek kan je ook al afspraken voor het volgende voortgangsgesprek maken. Het doelstellingengesprek leg je eenmalig vast aan het begin van de cyclus

Voortgangsgesprek

Het voortgangsgesprek is een gesprek dat je meerdere keren houdt. Elke keer kan je nieuwe afspraken maken of bijstellen, en doelen en competenties toevoegen.

Beoordelingsgesprek.

Ook het beoordelingsgesprek is eenmalig. Je geeft hierbij scores aan de doelen en de competenties. Afspraken krijgen geen score, maar geef je aan of ze behaald zijn. Wanneer het beoordelingsgesprek is gevoerd is de cyclus afgelopen.

Hierna begint de volgende cyclus met het doelstellingengesprek.

Competenties, doelen en afspraken

Competenties

Bepaalde functies vereisen bepaalde competenties van de medewerkers. Welke competenties dat zijn verschilt per functie.

De competenties die aan de rol van de medewerker gekoppeld zijn zie je bij het invoeren van het gesprek al staan. Tijdens het aanpassen van het doelstellings- of voortgangsgesprek kan je via Nieuw ook competenties toevoegen bij de medewerker. Geef hierbij aan om welk niveau het gaat. Bij het beoordelingsgesprek beoordeel je de medewerker op de mate waarop hij de competentie beheerst.

Doelen

Doelen verschillen in de werkwijze niet veel van competenties. Je koppelt ze aan een rol of aan de medewerker zelf.

Een doel is beter meetbaar dan een competentie en kan je daarom behalen, waar een competentie een ontwikkeling doormaakt.

Afspraken

Er zijn 3 type afspraken:

• Competentie

  Een afspraak op basis van een competentie. Je kan hierbij de competenties kiezen die bij de medewerker staan. Je maakt met de medewerker een afspraak om zich te ontwikkelen in die competentie. In de afspraak maak je meer concreet waar de medewerker aan kan werken om beter te scoren voor die competentie. Je kan hierbij de streefdatum aangeven waarop die afspraak behaald moet zijn.

• Doel

  Bij een afspraak op basis van een doel leg je concreet tussenstappen vast om het doel te behalen. Ook hier leg je een streefdatum vast.

• Algemeen

  Dit zijn algemene afspraken die geen betrekking hebben op een doel of competentie. Dit zullen vaak afspraken zijn die specifiek voor die medewerker gelden.

Het gesprek voeren

Om het gesprek te voeren kan, afhankelijk van de inrichting, de medewerker of de leidinggevende zelf het initiatief te nemen.
Wanneer de medewerker een voortgangsgesprek aanvraagt komt hij direct bij de aanpassenpagina.

Via de knoppen Nieuw voeg je de afspraken, doelen en competenties toe.

De medewerker zet het gesprek door naar de leidinggevende. De leidinggevende kan het gesprek nu nog aanpassen. Het gesprek is klaar wanneer deze kiest voor Gesprek gevoerd.

Gesprekken raadplegen

De medewerker kan zijn gesprekken inzien via InSite. Op de pagina Mijn ontwikkeling ziet de medewerker alle afspraken, doelen en competenties. Onder het tabblad met 'Actueel' ziet hij de afspraken, doelen en competenties die tot de huidige gesprekkencyclus horen.