Wet Verbetering Poortwachter inrichten

Met verzuimbegeleiding in InSite heb je volledig inzicht en controle over het verzuim- en re-integratietraject van de medewerkers volgens de Wet Verbetering Poortwachter.

Zie ook: Dagelijkse processen Wet verbetering poortwachter

Je kunt de formulieren voor het UWV nu via de workflow genereren op basis van documenten (in plaats van rapporten). Daarnaast is de opmaak van een aantal InSite-pagina's aangepast.

Meer informatie:

Inhoud
Beschrijving

De verzuimbegeleiding volgens de Wet Verbetering Poortwachter maakt gebruik van een combinatie van signalen die workflows in gang zetten met profielen.

De signalen voor de Wet Verbetering Poortwachter zijn gekoppeld aan een vaste bestemming. In deze vaste bestemming is bepaald welk dossieritem met welk profiel wordt ingestuurd. Je kunt dit niet wijzigen in een kopie van het signaal.

In onderstaande tabel zie je welke profielen en workflows standaard via de vaste bestemming zijn gekoppeld aan het signaal.

Signaal

Profiel

Workflow

Start na

Verzuimbegeleiding: probleemanalyse opstellen (Profit)

Verzuimbegeleiding: Probleemanalyse

Analyse bedrijfsarts

4 weken

Verzuimbegeleiding: plan van aanpak opstellen (Profit)

Verzuimbegeleiding: Plan van aanpak

Plan van aanpak

6 weken

Verzuimbegeleiding: plan van aanpak opstellen - Overgangssituatie (Profit)

Verzuimbegeleiding: Plan van aanpak

Plan van aanpak

6 weken

Verzuimbegeleiding: periodieke evaluatie week XX (Profit)

Verzuimbegeleiding: Periodieke evaluatie

Evaluatie

6-wekelijks vanaf 10 weken tot 100 weken

Verzuimbegeleiding: bijstellen plan van aanpak (Profit)

Het formulier voor het bijstellen van het plan van aanpak door het UWV is afgeschaft.

Vanuit dit signaal kom je terecht in de eerstejaars(evaluatie)

Het UWV geeft aan dat de bijstelling van een plan van aanpak valt onder het formulier (Eerstejaars)evaluatie. Deze kun je invullen via de knop Periodieke evaluatie wanneer je de verzuimmelding van de persoon opent in InSite.

Verzuimbegeleiding: Plan van aanpak

Plan van aanpak

Na bijstellen probleemanalyse

Verzuimbegeleiding: controle verzuimdossier week XX (Profit)

Verzuimbegeleiding: Controle verzuimdossier

Controle verzuimdossier

24 en 65 weken

Verzuimbegeleiding: 1e jaars evaluatie (Profit)

Verzuimbegeleiding: 1e jaars evaluatie

Evaluatie

50 weken

Verzuimbegeleiding: salariswijziging week 50 (Profit)

Verzuimbegeleiding: Salariswijziging

Salariswijziging i.v.m. verzuim

50 weken

Verzuimbegeleiding: salariswijziging bij herstel 2e jaar (Profit)

Verzuimbegeleiding: Salariswijziging

Salariswijziging i.v.m. verzuim

Herstel in 2de ziektejaar

Verzuimbegeleiding: actueel oordeel (Profit)

Verzuimbegeleiding: Actueel oordeel

Analyse bedrijfsarts

86 weken

Verzuimbegeleiding: eindevaluatie (Profit)

Verzuimbegeleiding: Eindevaluatie

Evaluatie

87 weken

Verzuimbegeleiding: aanvraag WIA leidinggevende (Profit)

Verzuimbegeleiding: Aanvraag WIA leidinggevende

Aanvraag WIA leidinggevende

89 weken

Verzuimbegeleiding: medische informatie (Profit)

Verzuimbegeleiding: Medische informatie

Medische informatie

89 weken

Verzuimbegeleiding: salarisdoorbetaling stoppen na 2 jaar verzuim (Profit)

Verzuimbegeleiding: Stop loondoorbetaling

Salariswijziging i.v.m. verzuim

102 weken

Er is geen standaardsignaal voor de 42e week melding. Als je DigiZSM gebruikt, handelt Profit dit af. Zo niet, dan moet je zelf een signaal toevoegen. Zorg er wel voor dat je het bericht accordeert en klaarzet voor verzending volgens de standaard werkwijze voor DigiZSM.

Daarnaast bevat Profit ook de volgende signalen:

  • Medewerker/Vervanger tijdens verzuim (Profit)
  • Verzuim/Medewerker 3 of meer keer ziek in huidig jaar (Profit)

Het inrichtingsproces van de verzuimbegeleiding ziet er als volgt uit:

Bestaande ziekmeldingen

Hiervoor open je de eigenschappen van de verzuimmelding (op het tabblad Verzuim in de eigenschappen van de medewerker via HRM / Medewerker / Medewerker). In de eigenschappen van de verzuimmelding zijn voor alle taken acties beschikbaar. Hiermee werk je de bestaande verzuimmeldingen bij.

Voor bestaande ziekmeldingen zullen niet automatisch signalen of taken worden gegenereerd met terugwerkende kracht. Dit moet je handmatig bijwerken.

Verzuimsignalen Wet Verbetering Poortwachter gebruiken

Profit bevat een aantal voorgedefinieerde signalen. Hierdoor krijg je via InSite automatisch een taak bij een nieuw ziektegeval en vervolgens steeds na een bepaald aantal dagen, op basis van de wet Poortwachter.

De signalen voor de Wet Verbetering Poortwachter zijn gekoppeld aan een vaste bestemming. In deze vaste bestemming is bepaald welk dossieritem met welk profiel wordt ingestuurd. Je kunt dit niet wijzigen in een kopie van het signaal.

De meegeleverde signalen zetten de workflows in werking. Dit soort signalen moet je wel genereren, maar worden niet als signaal zichtbaar in Profit of bij een gebruiker. Als gebruiker zie je uiteindelijk alleen een taak uit de workflow.

Signalen voor verzuimbegeleiding ogv Poortwachter deblokkeren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.
  2. Filter op verzuimbegeleiding (onder Definitie).

    Je ziet alle signalen die horen bij de functionaliteit:

    Standaard signalen

  3. Deblokkeer de signalen. De signalen zijn hierna direct actief.

Voor gebruik van de signalen

Gebruik het signaal Verzuimbegeleiding: plan van aanpak opstellen - overgangssituatie(Profit) bij de overgangssituatie. Dus als een klant gaat werken met verzuimbegeleiding, dan kan eenmalig voor alle openstaande meldingen vanaf een bepaalde datum (standaard 1 januari van het lopende jaar) een plan van aanpak gemaakt worden voor alle meldingen die op die datum langer dan 6 weken open staan. Als dit niet gedaan wordt, dan werken de andere signalen ook niet, omdat die gebaseerd zijn op het plan van aanpak.

Begindatum

In de standaardsignalen gebruikt Profit het veld Gesimuleerde begindatum: dit is de begindatum van het verzuimgeval, verminderd met het totaal doorlopende verzuimdagen van de laatste voorgaande verzuimmelding.

Voorbeeld: 

Een medewerker heeft de volgende verzuimmeldingen:

  • Melding 1: 06-01-2014 t/m 13-01-2014 (8 dagen)
  • Melding 2: 20-01-2014 t/m 21-01-2014

    Hier is sprake van doorlopend verzuim. De gesimuleerde begindatum van de tweede verzuimmelding wordt 12-01-2014 (=20-01-2014 -/- 8 dagen).

In de gegevensverzameling van de signalen wordt deze begindatum in het veld Gesimuleerde begindatum doorlopend verzuim geplaatst.

Meerdere dienstverbanden

De signalen hebben als vergelijkingswaarde ‘Medewerker’ + ‘Gesimuleerde begindatum doorlopend verzuim’. Een medewerker die voor meerdere gelijktijdige dienstverbanden verzuim heeft krijgt hierdoor één signaal. Als de medewerker later voor een ander dienstverband verzuim krijgt, dan gaat hiervoor een eigen poortwachtertraject lopen.

Voor subdienstverbanden wordt nooit een signaal gegenereerd, omdat deze altijd onder een hoofddienstverband vallen en subdienstverbanden niet als losse inkomstenverhouding bekend zijn in de polisadministratie.

Workflow voor verzuimbegeleiding inrichten

De taken die de verantwoordelijke moet uitvoeren binnen de verzuimbegeleiding start je met een workflow. Voor de verzuimbegeleiding zijn standaard workflows beschikbaar. Je kunt deze naar eigen wens inrichten. Als je een nieuwe workflow maakt, dan koppel je deze in het bijbehorende profiel.

Workflows verzuimbegeleiding raadplegen:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Wet verbetering Poortwachter.

    Dit is een meegeleverd type dossieritem wat volledig ingericht is, maar waar je eventueel nog een eigen workflow in kunt toevoegen.

  3. Ga naar het tabblad: Workflows.

    Je ziet de workflows voor de verzuimbegeleiding

    Standaard workflows

  4. Je kunt digitaal ondertekenen gebruiken in deze workflows.

    De gebruiker drukt via een actie in de workflow bijvoorbeeld het re-integratieverslag af. Als je dit digitaal wilt laten ondertekenen, dan moet je hiervoor een vervolgstap in de workflow toevoegen. De gebruiker kan vervolgens het afgedrukte document als bijlage toevoegen en vervolgens digitaal ondertekenen.

Workflows waarmee je documenten kunt genereren

Je kunt de formulieren voor het UWV via de workflow genereren op basis van documenten (in plaats van rapporten). Hierdoor krijg je direct een Word-document met de gegevens van de betreffende medewerker. Je kunt dit document nog aanpassen (dit bepaal je in de inrichting). Uiteindelijk krijg je een pdf die digitaal ondertekend kan worden door bijvoorbeeld de manager, de medewerker en eventueel de bedrijfsarts. Uiteraard wordt de pdf opgeslagen in het verzuimdossier.

Let op:

Als je deze oplossing niet gaat gebruiken, dan werk je door met verslagen op basis van rapporten.

Wat moet je doen om documenten in gebruik te nemen:

Je past de workflows zelf aan. In de koppeling tussen signalen - profielen - workflows verandert niets, maar je moet de workflows aanpassen om te zorgen dat je via de workflow de juiste documenten kunt afdrukken en digitaal kunt ondertekenen.

Je kunt snel inzicht krijgen in de aanpassingen door na de overstap naar Profit 21 bijvoorbeeld een nieuwe ERPDEMO terug te zetten. Hierin zijn de aanpassingen wel verwerkt in de workflows.

Beschikbare documenten:

  • Re-integratieverslag - Plan van aanpak (Profit)
  • Re-integratieverslag - Probleemanalyse (Profit) en Re-integratieverslag - Bijstelling probleemanalyse (Profit)

    In de oplossing op basis van rapporten gebruik je hiervoor één rapport. Bij documenten heb je aparte documenten voor de probleemanalyse en de bijstelling probleemanalyse.

  • Re-integratieverslag - (Eerstejaars)evaluatie (Profit)
  • Re-integratieverslag - Actueel oordeel (Profit)
  • Re-integratieverslag - Eindevaluatie (Profit)
  • Re-integratieverslag - Afspraak bedrijfsarts (Profit)

Er is geen document voor de WIA-aanvraag. Bij het aanleveren van formulieren voor deze aanvraag zoek je zelf de juiste documenten op in de relevante dossieritems. Dit zijn de volgende documenten:

  • Probleemanalyse (en eventuele bijstelling)
  • Plan van aanpak (en eventuele bijstelling)
  • (Eerstejaars)evaluatie
  • Actueel oordeel
  • Eindevaluatie

Workflows verzuimbegeleiding raadplegen:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Wet verbetering Poortwachter.
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.

    Standaard workflows

  4. Pas de volgende workflows aan, zie de onderstaande afbeeldingen:
    • Afspraak bedrijfsarts
    • Analyse bedrijfsarts
    • Evaluatie
    • Plan van aanpak
  5. Bij enkele workflows heb je meerdere acties om een document te genereren. Je wilt de gebruiker natuurlijk alleen de juiste actie laten zien. Dit doe je door een conditie te maken op basis van de omschrijving van de workflow. Koppel de juiste conditie aan de juiste actie.
  6. Je kunt digitaal ondertekenen gebruiken in deze workflows.
  7. Als een gebruiker een document mag wijzigen, stel je dit bij de workflowtaak in. Selecteer de taak waarin het gegenereerde document beoordeeld wordt en vink Dossieritem aanpassen en Bijlagen aanpassen aan.

Workflow Afspraak bedrijfsarts

In deze workflow genereer je het document Re-integratieverslag Afspraak bedrijfsarts (Profit) via de actie Gespreksverslag compleet, genereer het verslag. Omdat er maar één document gegeneerd wordt, zijn er geen condities nodig.

Workflow Analyse bedrijfsarts

In deze workflow genereer je de volgende documenten:

Actie

Document

Conditie

Probleemanalyse compleet, genereer het verslag

Re-integratieverslag Probleemanalyse (Profit)

@Probleemanalyse

Bijstellen probleemanalyse compleet, genereer het verslag

Re-integratieverslag Bijstelling probleemanalyse (Profit)

@Bijstellen probleemanalyse

Actueel oordeel compleet, genereer het verslag

Re-integratieverslag Actueel oordeel (Profit)

@Actueel oordeel

Workflow Evaluatie

In deze workflow genereer je de volgende documenten:

Actie

Document

Conditie

Eindevaluatie compleet, genereer het verslag

Re-integratieverslag Eindevaluatie (Profit)

@Eindevaluatie

Evaluatie compleet, genereer het verslag

Re-integratieverslag (Eerstejaars)evaluatie (Profit)

@Eerstejaars evaluatie

Workflow Plan van Aanpak

In deze workflow genereer je het document Re-integratieverslag Plan van aanpak (Profit) via de actie Plan van aanpak compleet, genereer het verslag. Omdat er maar één document gegeneerd wordt, zijn er geen condities nodig.

Profielen Wet Verbetering Poortwachter inrichten

Door het gebruik van profielen kun je de afhandeling van de verzuimbegeleiding vereenvoudigen.

Aan een profiel is altijd een workflow gekoppeld die automatisch wordt gestart. Als je een kopie van een workflow hebt gemaakt, dan koppel je deze in het profiel.

De signalen voor de Wet Verbetering Poortwachter zijn gekoppeld aan een vaste bestemming. In deze vaste bestemming is bepaald welk dossieritem met welk profiel wordt ingestuurd.

Let op:

Profit houdt geen rekening met voorkeurswaarden voor het Plan van aanpak in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Profit neemt deze niet mee omdat deze workflows worden gegenereerd via signalen.

Profielen inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Vul 'verzuimbegeleiding' als definitie in bij het snelfilter.

    Je ziet alle profielen die horen bij de functionaliteit:

    Standaard profielen

  3. Open de eigenschappen van het profiel.
  4. Selecteer de workflow.
  5. Onderhoud de context van het profiel.
InSite inrichten voor verzuimbegeleiding

De pagina Verzuimbegeleiding in InSite biedt volledig inzicht en controle over het verzuim- en re-integratietraject van de medewerkers volgens de Wet Verbetering Poortwachter. Om deze pagina toe te voegen in InSite activeer je deze eerst. Hierna voeg je de pagina's toe aan de functionaliteit voor de autorisatie. Tenslotte richt je InSite in voor MSS en ESS.

Type pagina activeren:

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

  • Verzuimbegeleiding

Type pagina activeren

Autorisatie inrichten:

Je autoriseert de pagina's van Verzuimbegeleiding door deze toe te voegen aan een functionaliteit.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  2. Open de eigenschappen van de autorisatierol.
  3. Ga naar het tabblad: Pagina's.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Filter op type pagina Verzuimbegeleiding.
  6. Selecteer de pagina's die je wilt toevoegen aan de autorisatierol.
  7. Klik op: Voltooien.
  8. Ga naar het tabblad: Pagina-onderdeel.
  9. Autoriseer de pagina-onderdelen voor Verzuimbegeleiding.
  10. Klik op: Opslaan en sluiten.

InSite-pagina's inrichten:

De opmaak van de onderstaande pagina's is geoptimaliseerd (inhoudelijk is er niets veranderd). Deze wijziging is niet automatisch zichtbaar als je al werkt met InSite, je bepaalt immers zelf de opmaak van je pagina's. Als je deze opmaak wilt gebruiken of je je wilt laten inspireren, kun je de pagina's terugdraaien naar de AFAS-versie van de pagina. We geven hier geen uitputtende opsomming van alle pagina's. Het gaat om aanpassen- en tonen-pagina's van:

  • Plan van aanpak
  • Probleemanalyse en Probleemanalyse bijstellen
  • Eerstejaarsevaluatie
  • Eindevaluatie
  • Actueel oordeel
  • Afspraak bedrijfsarts

Voor ESS voeg je de pagina Mijn verzuimbegeleiding als gerelateerde verwijzing van bijv. het type 'Direct naar', bij de pagina Verzuimmelding of Beter melden toe. Dit ziet er bijvoorbeeld zo uit:

Hrm_Type pagina verzuimbegeleiding activeren (15)