Document genereren voor medewerker
Voor de medewerker kun je op meerdere plaatsen een document genereren. Dit zijn:
- Workflows in InSite
- Functionaliteiten in Profit
InSite
Je gebruikt een profiel om snel gegevens toe te voegen in InSite, zoals een nieuwe medewerker. Als je gegevens toevoegt via een profiel, kun je in InSite ook een samenvoegdocument genereren, zoals een arbeidscontract, een geheimhoudingsverklaring, etc. Het gegenereerde document wordt bij de medewerker in het dossier geplaatst.
Let op:
Het is ook mogelijk om een document te genereren via een workflowactie. Om dit te doen koppel je de documentlay-out aan de workflowactie in de workfloweditor. Hierbij kun je het document ook digitaal ondertekenen. De werkwijze via de workflowactie is in veel gevallen gemakkelijker dan de oplossing die hieronder beschreven wordt.
De documenten die je op deze manier genereert, kun je niet digitaal ondertekenen via de workflow. Dit kan wel via een workaround, waarbij je een (eigen type) dossieritem aanmaakt vanuit de muterende workflow. Via dit dossieritem genereer je het document en biedt je dit ter ondertekening aan.
Voorbeeld:
Je gebruikt een profiel voor het indienstmelden van een medewerker. Na het indienstmelden moet Profit automatisch een welkomstbrief en een arbeidscontract genereren.
Aan het profiel voor het in dienst melden van een medewerker koppel je de documenten en in de workflow voeg je een taak toe na de actie voor het goedkeuren.
Na het goedkeuren van de indiensttreding van de medewerker, kun je in de workflow in InSite de documenten genereren en verstrekken aan de medewerker via de beschikbare acties:
Het gegenereerde document voegt Profit automatisch na het goedkeuren toe aan het dossier van de medewerker.
Hierbij spelen twee typen dossieritem een rol:
- Het startpunt is een type dossieritem voor een salaris- contract- rooster- of functiewijziging dat bijvoorbeeld wordt gebruikt bij indiensttreding. Bij dit type dossieritem pas je de workflow aan en voeg je een Ter info taak toe.
Dit type dossieritem koppel je in het profiel bij de workflows.
- Type dossieritem voor het genereren en opslaan van documenten met de documentgenerator.
Dit type dossieritem koppel je in het profiel bij de workflows op het tabblad Document.
Meer informatie over het inrichten van het profiel vind je hier.
Ondertekenen
Met de AFAS Signing Service kun je documenten digitaal ondertekenen via de workflow. AFAS maakt hierbij gebruik van een eSeal-certificaat in combinatie met een beveiligd proces en een zogenaamde 'Hardware Security Module' (HSM), waardoor een rechtsgeldige, digitale handtekening ontstaat.
Let op:
Op de AFAS Klantportal vind je een toelichting op de juridische onderbouwing.
Dit is een snelle en trefzekere manier om je digitale documenten voorzien zijn van een rechtsgeldige digitale handtekening die een grote bewijskracht biedt. Elke digitale handtekening wordt opgenomen in het digitale document en dit document wordt vervolgens digitaal verzegeld. Als een digitaal ondertekend document op welke wijze dan ook gewijzigd wordt, wordt het zegel verbroken en vervalt de digitale handtekening. Dit is direct inzichtelijk voor diegene die het document kan raadplegen.
Meer informatie over het digitaal ondertekenen vind je hier.
Profit
Afhankelijk van de plaats in Profit genereer je een document dat is gebaseerd op de juiste basis. Als je zelf een documentlay-out toevoegt houd je hier rekening mee. Als een document niet op de juiste basis is gebaseerd, dan komt deze niet naar voren bij het insturen van een dossieritem.
Per HRM-functionaliteit In Profit en/of actie, zijn de volgende documentlay-outs beschikbaar:
Actie Dossieritem en tabblad Dossier:
De actie Dossieritem(s) vind je terug in het menu HRM / Medewerker / Medewerker . Het tabblad vind je terug in de eigenschappen van de medewerker.
- Leeg sjabloon [Dossier medewerker] Medewerker (Profit)
Indienst Wizard:
De indienst wizard start je in Profit via HRM / Medewerker / In dienst.
- Leeg sjabloon [Dossier medewerker] Indiensttreding (Profit)
Uitdienst wizard:
De uitdienst wizard start je in Profit via HRM / Medewerker / Uit dienst.
- Leeg sjabloon [Dossier medewerker] Uitdiensttreding (Profit)
- [Dossier medewerker] Uitdiensttreding/Getuigschrift (Profit)
Verzuimmelding:
- Leeg sjabloon [Dossier verzuimregistratie] Verzuimmelding (Profit)
- [Dossier verzuimregistratie] Verzuimmelding arbo (Profit)
- Leeg sjabloon [Dossier verzuimregistratie] Actie (Profit)
Hersteldmelding:
- Leeg sjabloon [Dossier verzuimregistratie] Verzuim afsluiten (Profit)
- [Dossier verzuimregistratie] Verzuim afsluiten arbo (Profit)
Profielen
Je gebruikt een profiel om snel gegevens toe te voegen in InSite, zoals een nieuwe medewerker. Als je gegevens toevoegt via een profiel, kun je in InSite ook een document genereren, zoals een arbeidscontract, een geheimhoudingsverklaring, etc. Het gegenereerde document wordt bij de medewerker in het dossier geplaatst.
Zie ook