Functie medewerker met formatieverdeling

Je kunt per functie een formatieverdeling opgeven t.b.v. de kostenverdeling in Profit Payroll. In deze formatieverdeling kun je ook een formatieplaats koppelen voor het beheer van formatieplaatsen.

Conversie Profit 3

In Profit 3 is het toevoegen van formatieverdeling geoptimaliseerd in InSite. Hiervoor zijn de volgende aandachtspunten.

Condities

De bestaande gegevensverzameling 'Mutatie medewerker/formatieverdeling' is hernoemd naar 'Mutatie medewerker/formatieverdeling (vervallen)'. In Profit 5 komt deze gegevensverzameling definitief te vervallen. Dat betekent dat eventuele condities op deze gegevensverzameling moeten worden aangepast.

In de nieuwe wijze van vastleggen van formatieverdeling, kunnen meer dan 5 formatieverdelingsregels worden vastgelegd. De gegevensverzameling 'Mutatie medewerker/formatieverdeling (vervallen)' houdt hier geen rekening mee. Daarom zal deze gegevensverzameling komen te vervallen.

In plaats van de bestaande gegevensverzameling, kun je voor de condities gebruik maken van de nieuwe gegevensverzameling 'Mutatie Medewerker/formatieverdeling'.

Weergaven

Voor de nieuwe wijze van vastlegging van de formatieverdeling is een nieuwe weergave beschikbaar in InSite. In deze weergave zijn alle velden automatisch zichtbaar. Je kunt de weergave aanpassen om velden te verbergen.

In de weergaven zijn de nieuwe velden Aantal uren per week en Aantal FTE zichtbaar.

Functie met formatieverdeling in InSite

Je kunt een nieuwe functie toevoegen voor een medewerker of de bestaande functieregel aanpassen in InSite.Je gebruikt deze optie ook om een overplaatsing vast te leggen.

Let op:

Gebruik je autorisatie op basis van functie? Bij deze methode kan een gebruiker (gekoppeld aan een medewerker) automatisch lid worden van bepaalde gebruikersgroepen en hierdoor ook de bijbehorende autorisatie krijgen. Houd hier rekening mee bij het in dienst melden, bij functiewijzigingen en bij de formatieverdeling.

Functie wijzigen:

1. Klik op: HRM.
2. Klik op: Functie/afdeling wijzigen.
3. Selecteer het profiel dat je voor de functiewijziging wilt gebruiken.
4. Selecteer de medewerker.
5. Vul eventueel de Ingangsdatum mutatie. Als je dit veld vult (en de datum komt niet overeen met de huidige begindatum), voegt Profit een nieuwe regel met de mutatie toe. Als je dit veld niet vult, wijzig je de huidige regel.

   Het is mogelijk dat dit veld via het profiel onzichtbaar is gemaakt. In dat geval ben je nu de huidige regel aan het wijzigen.

6. Je kunt ook direct een formatieverdeling vastleggen, als je dit in de eigenschappen van het profiel hebt ingericht. Voeg, verwijder of wijzig de formatieplaats.
   1. Klik op: Nieuw.

      

   2. Selecteer de formatieplaats. Als je een formatieplaats selecteert, zie je direct de bijbehorende organisatorische eenheid en functie. Profit neemt ook de kostenplaats en -drager over, als je kostenplaatsen en -dragers gebruikt. Mocht de nieuwe formatieplaats geen kostenplaats- of drager bevatten, dan blijft de oude kostenplaats of -drager van toepassing.
   3. Selecteer de organisatorische eenheid en de functie. Als je de gewenste functie niet kunt vinden, is deze nog niet aan de werkgever van de medewerker gekoppeld.

      Afhankelijk van de geselecteerde waarde bij het veld Invullen parttime in de eigenschappen van de cao, wordt Aantal uren per week of Aantal FTE getoond.

      - De waarde Als percentage is geselecteerd in de cao: je ziet het veld Aantal FTE.

      - De waarde In uren per week is geselecteerd in de cao: je ziet het veld Aantal uren per week.

   4. Klik op: Aanmaken.
7. Klik op: Aanmaken.

Wijziging beoordelen in de workflow:

Voor de beoordeling van het wijzigen van de functie krijgen de verschillende verantwoordelijken een taak ter beoordeling. Beoordeel de verschillende taken en geef ze akkoord tot dat de workflow is afgehandeld.

Medewerker autorisatie op basis van formatieverdeling

Je kunt per functie een formatieverdeling opgeven t.b.v. de kostenverdeling in Profit Payroll. In deze formatieverdeling kun je ook een formatieplaats koppelen voor het beheer van formatieplaatsen.

Als je de activering 'Medewerker autorisatie op basis van formatieverdeling' gebruikt, moet de medewerker bij elke functieregel een formatieregel hebben met de organisatorische eenheid van de functieregel. Dit mag een formatieregel van 0% zijn. Profit borgt met onderstaande regels dat onder elke functieregel een formatieregel aanwezig is:

• In dienst melden

  Bij het in dienst melden van een medewerker selecteer je de organisatorische eenheid en functie. Profit voegt automatisch een 100% formatieregel toe met deze organisatorische eenheid en functie.

• Nieuwe functieregel, terwijl de voorgaande regel één 100% formatieregel had

  Een medewerker krijgt een nieuwe functie. De voorgaande functieregel had één formatieregel met de organisatorische eenheid en functie van de functieregel. Als je een nieuwe functieregel toevoegt, voegt Profit automatisch een 100% formatieregel toe met de nieuwe organisatorische eenheid en functie.

  Voorbeeld: 

  Een medewerker heeft de functie Administratief medewerker bij de afdeling Administratie. De medewerker heeft onder de functieregel één 100% formatieregel met deze functie en organisatorische eenheid.

  De medewerker krijgt een nieuwe functie: Inkoper bij de afdeling Inkoop. Je voegt hiervoor een nieuwe functieregel toe. Profit voegt onder de nieuwe functieregel automatisch één 100% formatieregel toe met de nieuwe functie en organisatorische eenheid.

• Nieuwe functieregel, terwijl de voorgaande regel meerdere formatieregels had

  Profit kopieert de formatieregels naar de nieuwe functieregel. Als in deze formatieregels de nieuwe organisatorische eenheid niet voorkomt, zal Profit hiervoor een formatieregel van 0% toevoegen.

  Voorbeeld: 

  Een medewerker heeft de functie Administratief medewerker bij de afdeling Administratie. De medewerker heeft onder de functieregel de volgende formatieregels:

  - 50% functie Administratief medewerker bij de afdeling Administratie

  - 50% functie Magazijnbeheerder bij de afdeling Magazijn

  De medewerker krijgt een nieuwe functie: Inkoper bij de afdeling Inkoop. Je voegt hiervoor een nieuwe functieregel toe. Profit kopieert de oude formatieverdeling naar de nieuwe functieregel en voegt een 0% regel toe voor de nieuwe organisatorische eenheid:

  - 50% functie Administratief medewerker bij de afdeling Administratie

  - 50% functie Magazijnbeheerder bij de afdeling Magazijn

  - 0%  functie Inkoper bij de afdeling Inkoop

Je kunt de door Profit toevoegde of gekopieerde formatieregels altijd aanpassen, als je de hoofdregel in acht neemt: de medewerker moet bij elke functieregel een formatieregel hebben met de organisatorische eenheid van de functieregel.  Dit mag een formatieregel van 0% zijn. Als deze formatieregel ontbreekt, zal Profit dit melden bij het opslaan van de formatieverdeling.