Algemeen team toevoegen en koppelen aan project

Je kunt een algemeen team toevoegen en direct koppelen aan een project als je een nieuw project toevoegt. Je kunt een algemeen team ook achteraf aan een bestaand project koppelen via de weergave Team of via de eigenschappen van een project.

Dit wijkt enigszins af van de werking van specifieke teams.

Algemeen team toevoegen

Je voegt een algemeen, generiek team toe als je dit team wilt kunnen koppelen aan meerdere projecten.

Het team kan bestaan uit eigen medewerkers en uit contacten van verkooprelaties, bijvoorbeeld.

In de team-regel kun je een voorkeur werksoort instellen.

Algemeen team toevoegen:

1. Ga naar: Projecten / Team / Team.
2. Klik op: Nieuw.

   Profit opent een boekingslay-out voor het nieuwe team. Je ziet dat Projectspecifiek is uitgevinkt.

3. Vul bij Team een afkorting of identificatienummer in voor het team.
4. Vul de omschrijving in.

   In de regels voeg je de teamleden toe.

5. Klik op: Overnemen teamleden als je teamleden wilt overnemen van een ander team. Bijvoorbeeld als je een specifiek projectteam had waarvan je nu een algemeen team wilt maken.

   Je kunt de teamleden van een bestaand team of bestaande voorcalculatie overnemen. Profit voegt dan de bijbehorende personen toe aan het huidige team.

   Bij het toevoegen van de teamleden houdt Profit rekening met de volgende regels voor teams :

   • Persoon/rol teamlid combinatie mag maximaal één maal voorkomen binnen een team.
   • Interne en externe projectleider mogen beiden maximaal één maal voorkomen binnen een team.

   Overnemen teamleden:

   1. Ga naar: Projecten / Team / Team.
   2. Open de eigenschappen van het team.
   3. Klik op: Acties / Overnemen teamleden.
   4. Selecteer het team bij Team als je personen uit een team wilt overnemen.

      Profit toont de personen die in het geselecteerde team zitten.

   5. Selecteer de voorcalculatie bij Voorcalculatie als je personen uit een voorcalculatie wilt overnemen.

      De weergave toont alleen de medewerkers die in de geselecteerde voorcalculatie zitten die ook daadwerkelijk werkzaamheden uitvoeren. Dit zijn de medewerkers met voorcalculatieregels waarbij werksoort is ingevuld. Alleen de medewerkers die in dit resultaat staan (ongeacht snelfiltering) neemt Profit over naar het team.

      Komt een medewerker met meerdere werksoorten voor in de voorcalculatie, dan wordt deze zonder voorkeur toegevoegd aan het team.

      Als je een teamlid vanuit de voorcalculatie toevoegt, dan krijgt deze de rol Teamlid. Is de persoon ook projectleider, dan krijgt deze de rol Interne projectleider.

   6. Klik op: Voltooien.

      Profit stelt de vraag of de wijzigingen in de betreffende projecten moeten worden doorgevoerd als je het team gebruikt in meerdere projecten.

      1. Klik op: Teamwijzigingen verwerken als je de teamwijzigingen bij het team wilt opslaan en de wijzigingen ook moet doorvoeren in de betreffende projecten. Profit sluit vervolgens het boekingsprogramma.
      2. Klik op: Annuleren als je de teamwijzigingen niet wilt opslaan bij het team. Je komt dan terug bij het boekingsprogramma.

   Profit controleert bij het verwerken op dubbele teamleden als op dubbele projectleiders. Profit stopt op de eerste regel waarbij geconstateerd wordt dat de persoon dubbel voorkomt in het team en geeft een melding met de naam van de persoon. Nadat je de regel wijzigt of verwijderd controleert opnieuw op dubbele teamleden/projectleiders bij het voltooien.

6. Selecteer Medewerker of Contact bij Type teamlid.

   Selecteer Medewerker bij Type teamlid als je een interne medewerker als teamlid wilt toevoegen aan het team. Selecteer Contact voor een medewerker van een klant of een derde partij. Een teamlid (medewerker of contactpersoon) mag maar één keer voorkomen in het team.

7. Selecteer of vul de naam in bij Teamlid.
8. Selecteer de teamrol.

   Afhankelijk of Type teamlid van het type Medewerker of Contact is kun je een interne of externe teamrol selecteren. Bijvoorbeeld bij type Medewerker kun je niet Externe projectleider selecteren en bij type Contact kun je niet Interne projectleider selecteren.

   De rol Interne projectleider en Externe projectleider mogen beide maximaal één keer voorkomen binnen een team.

9. Vul de voorkeur werksoort in bij Werksoort als je dit wilt. Profit neemt dan deze waarde over bij het boeken van de nacalculatie op een gekoppeld project door het betreffende teamlid.

   Dit veld werkt alleen door voor interne medewerkers, die nacalculatie boeken.

10. Klik op de actie: Koppelen projecten als je een team direct wilt koppelen aan een project(en). Als je een team niet direct koppelt dan kun deze ook achteraf koppelen.
11. Klik op: Voltooien.

Algemeen team bij toevoegen project

Bij het toevoegen van een nieuw project kun je direct een algemeen team koppelen aan het project.

Algemeen team koppelen aan nieuw project:

1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer een projectprofiel als je het project wilt baseren op een projectprofiel.
4. Klik op: Volgende.
5. Vul de velden in. 
6. Klik op: Volgende.
7. Selecteer het team bij Team.

   Je kunt hier alleen een bestaand algemeen team selecteren. Als je een specifiek team wilt, voor één project, dan selecteer je een interne of externe projectleider. Profit maakt daarvan dan een specifiek team voor dit project. Ook kun je naderhand nog een specifiek team toevoegen via de eigenschappen van een project.

8. Vink Nacalculatie boeken alleen toestaan voor teamleden aan als je wilt dat alleen teamleden kunnen boeken op dit project.

   Profit neemt de gegevens bij Interne projectleider en Externe projectleider over uit de gegevens van het team als je een team hebt geselecteerd.

   Als je geen team koppelt, dan kun je Interne projectleider en Externe projectleider invullen.

9. Vul eventueel een waarde in bij Datum gereed planning en Werkelijke datum gereed.
10. Klik op: Volgende.
11. Vul eventueel een waarde in bij de velden voor de factuur.
12. Vink Doorbelasten aan als je nacalculatieregels geboekt op dit project standaard wilt factureren aan de opdrachtgever.
13. Klik op: Voltooien.

Team koppelen aan projecten via weergave Team

Je koppelt een algemeen team aan meerdere bestaande projecten die geen team gekoppeld hebben, via de weergave Team.

Team koppelen aan meerdere bestaande projecten via weergave Team:

1. Ga naar: Projecten / Team / Team.
2. Selecteer het team.
3. Klik op de actie: Koppelen projecten.

   Je ziet alleen die projecten die nog niet gekoppeld zijn aan een team.

4. Vink de projecten aan die je wilt koppelen.
5. Klik op: Voltooien.

Team koppelen aan projecten via eigenschappen project

Je koppelt een generiek team via de eigenschappen van een project.

Team koppelen aan project via eigenschappen project:

1. Ga naar: Projecten / Project / Project.
2. Open de eigenschappen van een project.
3. Ga naar het tabblad: Projectleiding.
4. Selecteer het team bij Team.

   

   Profit neemt de gegevens bij Interne projectleider en Externe projectleider over uit de gegevens van het team als je deze hebt ingevuld.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.