Inkooprelatie/crediteur toevoegen in InSite

Als je iets bestelt bij een persoon of organisatie voeg je daarvoor een nieuwe inkooprelatie toe.

Een inkooprelatie is altijd gebaseerd op een organisatie of persoon. Bij de organisatie of persoon leg je algemene gegevens vast, zoals de naam, zoeknaam, adres, postadres en communicatiegegevens. Bij de inkooprelatie leg je specifieke gegevens vast die nodig zijn voor de facturering en de betaling van de facturen.

Je kunt geen extra bijlagen vastleggen bij het aanmaken van een inkooprelatie. Wel kun je na het aanmaken van een inkooprelatie een bijlage vastleggen door een nieuw dossieritem met de bijlage aan te maken.

Voorbereiding

• Inrichting type pagina, workflow en profiel
• Kamer van Koophandel / Graydon inrichten

  In een Nederlandse omgeving kun je zoeken in bestanden van de Kamer van Koophandel en de gegevens overnemen in Profit. In een Belgische omgeving kun je zoeken in de bestanden van Graydon en de gegevens overnemen in Profit.

  Als je een omgeving hebt met Nederlandse én Belgische functionaliteit, dan bepaal je per profiel of de knop Zoeken in KvK of Zoeken in Graydon getoond wordt. Met andere woorden: je hebt dan twee aanmaakprofielen nodig, namelijk een profiel voor Nederlandse organisaties en een profiel voor Belgische organisaties.

• Inrichting bankrekening

Inkooprelatie aanmaken zonder workflow

1. Start het aanmaken van een nieuwe inkooprelatie.
2. Selecteer het profiel. Het profiel bepaalt welke velden je moet invullen. Als er maar één profiel is, dan wordt dit automatisch toegepast en deze stap wordt overgeslagen.
3. Je hebt nu de volgende mogelijkheden om een inkooprelatie aan te maken:
   • De organisatie bestaat al in Profit. Selecteer de organisatie en de gegevens worden overgenomen.
   • Gebruik het veld Zoeken om te zoeken in de bestanden van de KvK en de gegevens van de KvK direct over te nemen.

     Gebruik de knop Zoeken in KvK (voor Nederlandse organisaties) of Zoeken in Graydon (voor Belgische organisaties). Als je organisaties die in beide landen actief is, moeten je per profiel bepalen welke knop je wilt gebruiken.

   • Vul alle velden handmatig in.

   

4. Vul de velden.
5. Vul eventueel de Bestel- en leverkalender in.

   

6. Klik op Aanmaken.

Bankrekening toevoegen:

Als je een inkooprelatie aanmaakt op basis van een bestaande organisatie, dan wordt de bankrekening van de organisatie overgenomen. Als de organisatie geen bankrekening heeft, kun je een bankrekening toevoegen.

Als je een inkooprelatie aanmaakt op basis van een bestaande organisatie, dan wordt de bankrekening van de organisatie overgenomen. Je kunt ook direct een nieuwe bankrekening aan te maken.

1. Ontkoppel de bestaande rekening. Deze rekening blijft wel bestaan.

   

2. De velden voor de nieuwe bankrekening verschijnen en je kunt de nieuwe bankrekening toevoegen.

Inkooprelatie met contactpersoon toevoegen via workflow

Je kunt bij een inkooprelatie van het type organisatie direct een contactpersoon aanmaken. Daarnaast kan een nieuwe inkooprelatie worden beoordeeld via een workflow. Deze mogelijkheden zijn afhankelijk van de inrichting van het profiel.

Direct contact aanmaken:

1. Maak de inkooprelatie aan.

   Als je niet beschikt over het veld Contactpersoon, dan is het profiel niet correct ingericht.

2. Voor een contactpersoon vink je Contactpersoon aan en je vult de gegevens in. Als de persoon al bestaat, selecteer je deze.

   Je kunt maximaal één contact aanmaken bij een nieuwe inkooprelatie. Heb je meer contactpersonen nodig? Open dan na het aanmaken de eigenschappen van de inkooprelatie en voeg de contactpersonen toe.

   Bij een inkooprelatie van het type persoon kun je geen contactpersoon aanmaken via deze stappen, dit kan alleen bij een organisatie.

   

3. Voor een forecast vink je Forecast aan en vul je de gegevens in. Zie verder Forecast aanmaken.

   

Goedkeuren via workflow:

Als de workflow is ingericht bij het profiel, moet het aanmaken van de inkooprelatie eerst worden geaccordeerd.

Als de workflow akkoord is, wordt de inkooprelatie aangemaakt (met eventueel de contactpersoon). Een workflow heeft altijd een dossieritem en dit zal ook bij de inkooprelatie en organisatie of persoon worden geregistreerd. Hiermee kun je later altijd nog zien wie de nieuwe inkooprelatie heeft geaccordeerd.

Nieuw bankrekeningnummer bij bestaande inkooprelatie

Je kunt een nieuw bankrekeningnummer toevoegen via de eigenschappen van de inkooprelatie. De applicatiebeheerder moet hiervoor een knop of actie toevoegen op de pagina.

Een nieuwe bankrekening bij een inkoop- of verkooprelatie kan beoordeeld worden via de workflow. Een nieuwe bankrekening krijgt de status Ter beoordeling en kan dan nog niet worden gebruikt in betaal- en incasso-opdrachten, terugbetaalopdrachten en betaalopdrachtsets. Na goedkeuring kan dit wel.

Dit geldt ook voor een nieuwe bankrekening bij een organisatie/persoon die een inkoop- of verkooprelatie is. Dit is afhankelijk van de inrichting.