Automatisch abonnementen factureren
Je kunt de abonnementen die voor facturering in aanmerking komen automatisch factureren.
Welke abonnementen in aanmerking komen bepaalt Profit o.a. op basis van een aantal criteria, zoals de peildatum die je invult in het selectiescherm. Ook kijkt Profit naar de velden Verkoop direct factureren en Niet factureren in de abonnementseigenschappen.
Let op:
Wanneer je in een reeds gefactureerd abonnement het veld Niet factureren aanvinkt, wordt het abonnement niet meer meegenomen bij het automatisch factureren.
Als je Niet factureren in een abonnement aanzet, waarvoor één of meerdere regels zijn gefactureerd en voltooid kun je dit veld niet meer uitzetten. Het abonnement kun je daarna dus nooit meer factureren of crediteren.
Wel kun je het abonnement kopiëren en in het nieuwe abonnement het veld uitzetten. De historie van het abonnement is dan wel verloren gegaan (werkelijke begindatum, dossier).
Als het veld Niet factureren wordt aangevinkt bij een abonnement waarvoor nog geen enkele regel is gefactureerd en voltooid dan is het vinkje daarna nog wel te verwijderen.
Als een abonnement regels die wel en andere die niet voor facturering in aanmerking komen bevat, zie je het abonnement toch in de wizard. Profit drukt dan alleen de te factureren regels op de factuur af.
Een abonnementsfactuur kan één keer worden gegenereerd. Crediteer je de factuur? Dan moet je de factuur handmatig opnieuw aanmaken of het huidige abonnement beëindigen en een nieuw abonnement maken
Abonnementsfacturen en pro forma abonnementsfacturen worden gegenereerd via de wachtrij.
Je kunt ook instellen dat je een Verzamelfactuur wilt waarop de factuurregels met die uit de andere modules gecombineerd worden. Dus Abonnementen én Projecten, Cursus, etc. Deze gecombineerde verzamelfactuurregels kun je via de wizard in de module klaarzetten maar niet factureren. Je kunt ze na klaarzetten alleen zien en factureren via Profit Financieel.
Hoe je dit inricht, lees je hier. Lees hier over het genereren van de gecombineerde Verzamelfactuur.
Automatisch abonnementen factureren:
- Ga naar:
- Abonnementen / Facturering / Facturen
- Uren/Declaraties / Declaratie / Abonnementsfacturen (Accountancy)
- Klik op: Meer acties / Automatisch factureren.
of ga naar Financieel / Facturering / Facturatiecockpit, actie Factureren abonnementen.
- Selecteer eventueel een andere Administratie.
- Vul eventueel een andere Peildatum in.
- Vul eventueel een andere Factuurdatum in.
Profit telt het aantal dagen van de betalingsvoorwaarde, bijv. 14 dagen, bij de factuurdatum op en komt zo op de vervaldatum (de datum dat de verkooprelatie betaald moet hebben).
- Vink eventueel Meenemen te crediteren regels aan als je deze ook in de facturen wilt meenemen. Profit toont dan een extra scherm met te crediteren regels waar je eventueel een selectie kunt maken.
- Vink Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien aan als je de facturen direct wilt e-mailen of afdrukken volgen de standaard instellingen. Dit doet Profit volgens de
standaard instellingen. Wil je deze niet gebruiken? Verstrek dan ná genereren en vink dit veld niet aan. Let op:
Als je kiest voor 'automatisch factureren' genereer je de facturen direct, ook als je besluit de facturen niet automatisch te verstrekken. Aangezien bij de relaties/deelnemers wel is vastgelegd dat er facturen zijn gemaakt, zijn deze regels hierna niet meer zichtbaar in de functie Automatisch factureren. Je kunt de facturen dan alleen nog verstrekken via de weergave.
- Vink Alle facturen journaliseren na voltooien aan als je wilt dat het journaliseren van de facturen start direct ná het genereren van de facturen.
Let op:
Als je Alle facturen journaliseren na voltooien aanvinkt, dan worden alle openstaande facturen voor alle administraties waar je recht op hebt, gejournaliseerd.
Als je eerder in de wizard een specifieke administratie hebt geselecteerd, dan wordt dit genegeerd.
- Klik op: Volgende.
Je ziet nu alle regels die je nog moet factureren.
Als je voor een verkooprelatie de Verzamelfactuur over onderdelen heen hebt ingericht, zie je de te genereren factuurregels voor deze verkooprelatie hier wel, maar Profit zet ze alleen klaar. De verzamelfactuur genereer je via de functie Verzamelfactuur.
- Selecteer de regels waarvoor je een factuur wilt genereren. Met de sneltoets Ctrl+A kun je alle getoonde regels in een keer selecteren. Dit kun je ongedaan maken met de sneltoets Ctrl+D.
- Klik eventueel op Volgende. Deze actie heb je als je hebt aangevinkt dat je te crediteren regels wilt meenemen.
- Selecteer de regels.
- Klik op: Voltooien.
Als je de facturen nu niet verzendt, kun je dat later nog doen via de Output-actie in de weergave Facturen.
Als je hebt aangevinkt dat je de facturen automatisch wilt verstrekken dan start dit nu.