Je controleert of bankafschrifregels die eerder zijn ingelezen, na het inlezen handmatig zijn gewijzigd.

Saldo controleren:

1. Ga naar: Small Business / Grootboek / Dagboek.
2. Open de eigenschappen van het bankboek.
3. Ga naar het tabblad: Mutaties.
4. Voeg een weergave toe met de velden Datum toegevoegd en Datum gewijzigd.

   

5. Vergelijk de nieuwe velden in de weergave. Bij een verschil tussen deze velden (dus een verschil tussen 'aangemaakt' en 'gewijzigd') is er sprake van een ingelezen regel die nadien is gewijzigd.

Je controleert of het saldo van het bankafschrift afwijkt van het saldo van het bankboek.

Saldo controleren:

1. Ga naar: Small Business / Grootboek / Dagboek.
2. Open de eigenschappen van het bankboek.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.

   Het veld Tegenrekening toont de grootboekrekening van het bankboek.

4.  Ga naar het tabblad: Saldi.

   Controleer het eindsaldo van het laatst verwerkte bankafschrift. Als dit saldo niet overeenkomt, dan zijn er verkeerde boekingen gemaakt. Controleer ook de saldi van vorige perioden.

5. Ga naar het tabblad: Bankafschrift.

   Dit tabblad toont de bankafschriftregels van het dagboek van de bank. Bij het dubbelklikken op een bankafschriftregel opent het eigenschappenscherm van de bankafschrift die hoort bij de bankafschriftregel.

Saldo controleren in weergave bankafschriften:

Je kunt ook het saldo controleren in de weergave van de bankafschriften met de extra weergave Saldocontrole.

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Bankafschrift
2. Open de weergave: Saldocontrole.

   Deze weergave toont of het verschil tussen het begin- en eindsaldo van het dagafschrift daadwerkelijk geboekt is als journaalpost op de bank.

Je controleert of handmatige boekingen bestaan, die niet door het inlezen van transactiebestanden zijn ontstaan.

Controle op handmatige boekingen

1. Ga naar: Small Business / Grootboek / Dagboek.
2. Open de eigenschappen van het bankboek.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.

   Het veld Tegenrekening toont de grootboekrekening van het bankboek.

4.  Ga naar het tabblad: Mutaties.

   Voeg een nieuwe weergave toe met het veld Bron journaalpost.

   De handmatige boekingen hebben de waarde FIentry. Controleer of de waarde van deze boekingen overeen komt met het saldoverschil tussen het transactiebestand en het dagboek bank.

   Ingelezen regels hebben de waarde FilecMut.

5. Klik op: OK.

Je controleert of een transactiebestand al eerder is ingelezen.

Controle op dubbel inlezen:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Bankafschrift
2. Controleer of het transactiebestand meerdere keren is ingelezen.

   Het kan zijn dat je een transactiebestand inleest, terwijl een andere collega het afschrift al met de hand heeft geboekt.

3. Verwijder de handmatige boekingen.

   Je kunt alleen bankafschriften met de status Geblokkeerd, Verwerkt en gejournaliseerd en Ingelezen verwijderen.

   Let op:

   Als je het bankafschrift verwijdert dan verwijder je niet alle mutaties. Deze moet je dus ook verwijderen anders blijven deze er dubbel instaan.

Bankafschriften niet aansluitend ingelezen:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Bankafschrift.
2. Controleer het veld Bankafschrift Id.

Je controleert of nog niet verwerkte transactiebestanden aanwezig zijn.

Controle op niet verwerkte bestanden:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Bankafschrift.
2. Controleer of er (tussenliggende) niet verwerkte transactiebestanden bestaan.

   Het kan voorkomen dat eerder ingelezen transactiebestanden nog de status Ingelezen of Onderhanden hebben. Deze transactiebestanden moet je eerst verwerken.

3. Verwerk deze bestanden op een van de volgende manieren:
   1. Klik op de actie: Verwerken als je de bestanden wilt verwerken.
   2. Klik op de actie: Zet op status 'verwerkt' als je deze bestanden niet meer wilt verwerken.

Je controleert of de bankafschriften in de juiste volgorde zijn ingelezen met behulp van het veld Bankafschrift Id.

Controle op volgorde inlezen met Bankafschrift ID:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Bankafschrift.
2. Voeg een nieuwe weergave toe met het veld Bankafschrift Id.
3. Controleer in de weergave met behulp van Bankafschrift Id of het de bankafschriftbestanden in de juiste volgorde zijn ingelezen.

Je zoekt uit door welke mutaties het bedrag in de kolom Nog te boeken ontstaat in de weergave Saldocontrole.

Via Small Business / Boeken / Bankafschrift kom je bij de weergave Saldocontrole. Deze weergave controleert de mutaties uit het bankafschrift met de daadwerkelijk verwerkte mutaties in Profit. Als er een verschil is, dan zie je in de kolom Nog te boeken het bedrag dat nog verwerkt moet worden. Om op detailniveau te achterhalen waardoor dit verschil ontstaat, voeg je het veld Verwerkt bedrag toe aan de weergave op het tabblad Ingelezen bankbestand in de eigenschappen van het bankafschrift.

Controle op niet verwerkte mutaties

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Bankafschrift.
2. Open de eigenschappen van een bankafschrift.
3. Ga naar het tabblad Ingelezen bankbestand.
4. Voeg een nieuwe weergave toe met het veld Verwerkt bedrag.
5. Controleer in de weergave met behulp van de kolom Verwerkt bedrag welke mutaties nog niet in Profit zijn verwerkt.

Let op:

Deze melding kijkt vanaf nu ook naar oude geblokkeerde afschriften. Krijg je deze melding? Dan is het belangrijk dat je ook oude geblokkeerde bankafschriften verwerkt of verwijdert, zodat de kolom Saldo in de weergave Saldocontrole op €0,00 komt te staan.

Je krijgt deze melding bij:

• Het inlezen van bankafschriften. Profit controleert of het saldo van het bankafschrift overeenkomt met het saldo van het dagboek bank/grootboekrekening bank.
• Controleren van een geblokkeerd bankafschrift.

  Let op:

  Dit is een signalerende melding en dit is altijd het gevolg van de manier waarop de financiële mutaties worden verwerkt. Deze melding is geen fout in Profit. Omdat bankmutaties per klant verschillen, ligt de verantwoordelijkheid hiervan bij de klant. AFAS Support kan je hierin niet ondersteunen.

Oorzaak

Er zijn meerdere oorzaken mogelijk:

1. Het saldo van het bankafschrift klopt niet met het saldo van de grootboekrekening bank/dagboek bank in Profit.
2. Er zijn handmatige boekingen gemaakt buiten bankafschriften om.
3. Er zijn wijzigingen doorgevoerd in eerdere geboekte mutaties (zie loggegevens Gewijzigd door en Gewijzigd op)
4. Het bankafschrift is meerdere keren ingelezen.
5. Er zijn nog eerder ingelezen bankafschriften die niet op verwerkt staan.
6. Er zijn nog oude, geblokkeerde bankafschriften die niet correct zijn.

Oplossing

Je lost de melding op door de precieze oorzaak te achterhalen met de volgende tips:

• Controleer of de grootboekrekening voor de bank een rekening is voor vreemde valuta, terwijl je de afschriften voor een EURO-rekening inleest.
• Controleer of er ingelezen bankafschriften ontbreken of zijn overgeslagen. Voeg hiervoor het veld ID (van het bankafschrift) toe aan de weergave met bankafschriften.
• Controleer in het bankafschrift of de datum die de bank meegeeft voor de rente overeenkomt met de datum die je inboekt in Profit.
• Raadpleeg het rapport Dagboekjournaal (Profit) en leg dit naast het dagafschrift. Doorloop post voor post alle regels tot het verschil gevonden is.
• Als er nog oude, geblokkeerde bankafschriften zijn, doe je het volgende. Verwerk of verwijder deze oude bankafschriften, zodat de kolom Saldo in de weergave Saldocontrole op € 0,00 komt te staan.

Je kunt het saldo van de bankafschriften controleren in de weergave van de bankafschriften.

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Bankafschrift
2. Open de weergave: Saldocontrole. Deze weergave toont of het verschil tussen het begin- en eindsaldo van het dagafschrift daadwerkelijk geboekt is als journaalpost op de bank.

Meer informatie hierover lees je in het artikel Geblokkeerd bankafschrift controleren en Bankafschrift vrijgeven.