- HelpInloggen op AFAS Online met twee-factorauthenticatieHet inloggen met twee-factorauthenticatie geldt voor Profit en InSite en bestaat uit twee stappen: eerst log je in met je e-mailadres en wachtwoord en daarna bevestig je de aanmelding met je smartphone. Tijdens het inloggen verschijnt er een nummer op de AFAS Online Portal. Dit nummer vul je in AFAS Pocket in om je inlog te bevestigen. Hiermee verzekeren we dat jij zelf degene bent die de inlogpoging goedkeurt. Samen werken we zo aan een nog veiligere digitale omgeving. Meer informatie hierover vind je hier. Er is een aparte toelichting voor het inloggen op je eigen OutSite , AFAS Pocket of de AFAS Klantportal . Inhoud Inloggen via twee-factorauthenticatie Uitloggen Profit Wachtwoord wijzigen of vergeten Overstappen op AFAS Pocket Ik ben mijn telefoon vergeten (Inloggen via collega) Inloggen bij meerdere licenties Verschillende omgevingen tegelijk openen Logo van je organisatie op de portal plaatsen Inloggen via twee-factorauthenticatie Let op: Heb je nog nooit ingelogd op AFAS Online? Dan moet je je eerst eenmalig aanmelden . Dit doe je met het e-mailadres dat is vastgelegd in de eigenschappen van de gebruiker op het tabblad Algemeen . Tijdens het aanmelden wordt je e-mailadres en telefoonnummer geverifieerd en ga je een wachtwoord instellen. Vervolgens kies je een authenticatiemethode. Zie ook: Hoe kan ik AFAS Pocket opnieuw koppelen aan het inloggen? Je logt in met e-mailadres en wachtwoord en daarna bevestig je de aanmelding met je smartphone. Vervolgens start je Profit of InSite. Je kunt altijd wisselen van authenticatiemethode. Gebruik je bijvoorbeeld de Google Authenticator en wil je overstappen op AFAS Pocket? Lees hier verder . Ben je je telefoon vergeten? Dan kun je eventueel inloggen via een collega die wel kan inloggen via twee-factorauthenticatie. Inloggen via twee-factorauthenticatie Ga naar www.afasonline.nl .Heb je geen toegang tot Profit, maar alleen tot InSite? Ga dan direct naar de URL https://12345.afasinsite.nl. Vervang 12345 door je eigen deelnemernummer. Vul je e-mailadres en wachtwoord in. Krijg je de melding 'De combinatie van e-mailadres en wachtwoord komt niet voor?' Pak je smartphone en geef via AFAS Pocket of een andere authenticator app toestemming om in te loggen. Vink het veld Vertrouw dit apparaat 30 dagen aan om het apparaat waarop je inlogt 30 dagen te vertrouwen. Dit betekent dat je de volgende 30 dagen alleen met je wachtwoord hoeft in te loggen en niet hoeft te bevestigen via twee-factorauthenticatie.Let op: Vink dit veld NIET aan als je een gedeeld apparaat gebruikt, zoals een computer die door meerdere collega's gebruikt wordt. Vink dit veld ook niet aan op een openbaar apparaat, zoals een computer in een hotel of andere openbare ruimte. Vertrouwd apparaat uitschakelen / meer informatie Je kunt het apparaat waarmee je inlogt 30 dagen goedkeuren als vertrouwd apparaat. Dit betekent dat je bij het inloggen op AFAS Online gedurende 30 dagen alleen nog je wachtwoord hoeft op te geven. Dit apparaat (meestal je pc) is dan tijdelijk de tweede factor in plaats van je telefoon. Na 30 dagen toont bij het inloggen opnieuw het tweede factorscherm en kun je opnieuw het apparaat vertrouwen. Log je in op verschillende apparaten, dan moet ieder apparaat afzonderlijk vertrouwd worden. Apparaat niet langer vertrouwen: Je kunt de vertrouwde apparaten verwijderen via de instellingen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als je per ongeluk een publiek apparaat heb vertrouwd of als je computer is gestolen. Ga hiervoor naar https://login.afasonline.com/security en klik op Verwijder vertrouwde apparaten . Bij de volgende inlog moet je weer inloggen met twee-factorauthenticatie. Het is niet mogelijk om de optie Vertrouw dit apparaat 30 dagen uit te schakelen zodat deze niet meer verschijnt. Gebruik één van deze methoden om in te loggen:Als je AFAS Pocket gebruikt Als je sms gebruikt via Messagebird Als je een authenticatie-app gebruikt Is het apparaat niet vertrouwd, dan zie je op je scherm een nummer dat je overneemt in in Pocket: Je krijgt een SMS met een code: Type de code over in de Online Portal. (Dit is alleen mogelijk als Messagebird is ingericht in je organisatie.) Open de authenticatie-app. Bij AFAS Online staat een code. Type de code over in de Online Portal. Je kunt ook inloggen via een browserextensie , maar we raden deze methode af. Hierbij is de tweede factor namelijk aanwezig in je browser, waardoor de beveiliging van twee-factorauthenticatie ondergraven wordt. Klik op een tegel om Profit of InSite te starten.Je beheerder moet de InSite-tegel toevoegen . Zijn de tegels niet zichtbaar? Zie ook de veelgestelde vragen . Bij de keuze voor Profit zal de Portal direct detecteren of Citrix Workspace geïnstalleerd is. Zo niet, klik dan op Download om Citrix Workspace te downloaden en installeren. Mocht er een Update-melding komen van Citrix Workspace, dan kun je deze negeren. Mocht het detecteren wat langer duren terwijl je Citrix Workspace al geïnstalleerd hebt, dan kun je het detecteren overslaan met de keuze Al geïnstalleerd . Geef je toestemming voor het starten van Citrix Workspace. De Profit-omgeving wordt geopend. Bij meerdere omgevingen selecteer je de omgeving (gebruikersnaam en wachtwoord hoef je hier niet meer in te vullen). Zie ook: Omgeving en administratie openen Webversie gebruiken in plaats van Citrix Workspace AFAS beveelt Citrix Workspace aan voor het werken met Profit. Als je Citrix Workspace niet wilt of kunt installeren, kun je Profit in een browser draaien met de keuze Gebruik webversie . Gebruik een door AFAS ondersteunde browser . Uitloggen Profit Je hoeft niet uit te loggen, het is voldoende om de toepassing te sluiten. Druk op Alt+F4 of klik op het sluitkruisje. Geforceerd uitloggen: Dit kan nodig zijn bij een vastgelopen sessie van Citrix Workspace. Open de System Tray. Klik met de rechermuisknop op Citrix Workspace. Klik op Connection Center. Klik op Log Off. Geforceerd uitloggen via het toetsenbord: Druk op Ctrl+F1 en kies Sign out . Wachtwoord wijzigen of vergeten Je stelt je wachtwoord in als je je voor het eerst aanmeldt. Hieronder lees je hoe je je wachtwoord wijzigt of een nieuw wachtwoord instelt als je je wachtwoord vergeten bent. De Profit-beheerder in je organisatie of AFAS Support kunnen je wachtwoord niet wijzigen, dit moet je zelf doen. Wachtwoord wijzigen: Log in op www.afasonline.nl . Gebruik de onderstaande keuze in de portal. Wachtwoord vergeten: Klik Wachtwoord vergeten in het aanmeldscherm. Overstappen op AFAS Pocket Je kunt altijd wisselen van authenticatiemethode. Gebruik je bijvoorbeeld nog sms en wil je overstappen op AFAS Pocket? Volg de onderstaande stappen. Ga naar www.afasonline.nl en log in. Ga naar het tabblad Instellingen / Beveiliging . Klik op de authenticatiemethode die je wilt gebruiken. Volg de stappen voor de door jou gekozen methode . Ik ben mijn telefoon vergeten (Inloggen via collega) Bij twee-factorauthenticatie heb je altijd je eigen telefoon nodig. Ben je je telefoon vergeten? Dan kun je inloggen via een collega. De collega ontvangt via e-mail een code waarmee je kunt inloggen. Je kunt dit ook gebruiken als de melding via AFAS Pocket niet binnenkomt. Voorwaarden De collega moet bekend zijn als gebruiker in Profit. Bij de collega moet het juiste e-mailadres vastgelegd zijn. De collega moet al een keer succesvol hebben ingelogd in Profit met twee-factorauthenticatie. Inloggen via collega Ga naar www.afasonline.nl .Het aanmeld-scherm verschijnt. Je e-mailadres wordt getoond als je eerder al een keer succesvol hebt ingelogd. Vul je wachtwoord in. Klik op Volgende .Als je AFAS Pocket gekoppeld hebt, klik je op Geen melding ontvangen? In het volgende scherm klik je op Ik ben mijn telefoon vergeten . Als je AFAS Pocket NIET gekoppeld hebt, klik je op Ik ben mijn telefoon vergeten . Het volgende scherm verschijnt. Je kunt het e-mailadres dat hier wordt getoond, niet wijzigen. Klik op Volgende . Vul de gegevens in. Klik op Volgende . Je collega ontvangt een e-mailbericht met een bevestigingscode. Neem deze over.Krijg je geen e-mail binnen? Raadpleeg het artikel e-mail komt niet aan bij eerste aanmelding of Wachtwoord vergeten? Klik op Volgende . Als de code juist is, word je ingelogd! Inloggen bij meerdere licenties Je kunt toegang hebben tot omgevingen van meerdere licenties. Dit geldt in de volgende situaties: Je bent meewerkgebruiker (bijvoorbeeld accountant). Een meewerkgebruiker kan inloggen in zowel zijn eigen omgeving als in omgevingen van klanten. Meewerkgebruikers loggen altijd in op basis van twee-factorauthenticatie. Je e-mailadres is in verschillende omgevingen (bij verschillende licenties) vastgelegd bij een gebruiker. Bij meerdere licenties kun je de volgende URL's gebruiken: www.afasonline.nl Als je voor het eerst inlogt via deze URL, krijg je dit keuzevenster: login.afasonline.com/12345, waarbij je 12345 vervangt door je het deelnemernummer dat je na het inloggen wilt zien. Wisselen van deelnemernummer: Als je al in een omgeving bent ingelogd en je wilt inloggen in een omgeving van een ander deelnemersnummer, dan keer je eerst terug naar de AFAS Online Portal. Selecteer het gewenste deelnemernummer op een van deze manieren: Gebruik de keuzelijst Klik op een tegel onder Abonnementen . Verschillende omgevingen tegelijk openen Je kunt meerdere omgevingen tegelijk openen, dan heb je meerdere sessies van Citrix Workspace open staan. Dit kan bijvoorbeeld in de volgende situaties: Je opent sessies voor een Productie-, Test en Accept-omgeving. Je opent sessies met productieomgevingen, waarbij je inlogt met verschillende gebruikersnamen (elke gebruikersnaam heeft een ander e-mailadres). Logo van je organisatie op de portal plaatsen De portalbeheerder kan via de AFAS Online Portal zelf een logo instellen die op de tegel getoond wordt. Ga hiervoor naar het tabblad Beheer / Organisatie logo .
- HelpAutorisatie per medewerker beherenJe kunt de rollen die vanuit HRM worden toegekend aan een medewerker (dus o.b.v. functie, tijdelijke of persoonlijke rol) raadplegen en beheren via de eigenschappen van de medewerker. Autorisatie per medewerker raadplegen en beheren: Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker . Open de medewerker, tabblad Autorisatierol .Je ziet de autorisatierollen die vanuit HRM worden toegekend (dus o.b.v. functie, tijdelijke of persoonlijke rol). Rollen o.b.v. functie hebben de begin- en einddatum van de functie. Je kunt deze rollen hier niet wijzigen. Je ziet alleen actuele rollen. Als er bijvoorbeeld een functieregel (of formatieregel) is met een begindatum van morgen, dan worden de bijbehorende gebruikersgroepen vandaag nog niet getoond. Tijdelijke en persoonlijke rollen kun je hier onderhouden. Deze kunnen ook via een workflow worden toegekend. Rollen die vanuit de Autorisatie tool worden toegekend (handmatig of o.b.v. selectie) worden hier niet getoond. Rechten raadplegen via de Autorisatie tool: Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool . Ga naar het tabblad Onderhoud gebruikers . Open een gebruiker, tabblad Groepen . Je ziet alle groepen waarvan de gebruiker lid is. Dit zijn gebruikersgroepen die vanuit HRM worden toegekend (dus o.b.v. functie, tijdelijke of persoonlijke rol) EN gebruikersgroepen die handmatig worden gevuld of o.b.v. een selectie. Zie verder: Autorisatierapporten per gebruikersgroep en gebruiker
- HelpAutoriseren Fiscaal InSiteJe kunt de medewerkers autoriseren voor het gebruik van de diverse onderdelen in InSite. Je beschikt hiervoor standaard over de rol Medewerker fiscaal . Via deze rol heeft een gebruiker alleen rechten op de fiscale pagina's in InSite. Je kunt op verschillende manieren autoriseren: Wat moet gebruiker kunnen? Welke autorisatierol moet aan? Werken in Fiscaal InSite Medewerker fiscaal Werken in Fiscaal InSite en andere onderdelen van InSite (bv. uren boeken, verlof aanvragen, documenten lezen) Medewerker fiscaal + bv rol Medewerker InSite Bestaande InSite werkzaamheden uitbreiden met Fiscaal InSite Bestaande rol(len) + Medewerker fiscaal Naast het autoriseren van een gebruiker kun je ook gebruik maken van tabblad autorisatie . Inhoud Omzetten systeemgebruiker Autoriseren Medewerker Fiscaal Autoriseren Medewerker Fiscaal en overige functies Functionaliteit autoriseren Omzetten systeemgebruiker Een gebruiker mag geen systeemgebruiker zijn! Zet deze eerst om naar een zogenaamde 'gebruiker', waarna de autorisatie van InSite toegepast kan worden. Omzetten systeemgebruiker naar gebruiker: Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool . Open de eigenschappen van de gebruiker. Klik onder Acties op Omzetten naar gebruiker . Vul de persoonsgegevens in of selecteer de betreffende overeenkomstige persoon. Klik op: Voltooien . Sluit de Autorisatietool. Autoriseren Medewerker Fiscaal Je kunt de medewerker autoriseren voor gebruik van de fiscale cockpit in InSite. Autoriseren Medewerker Fiscaal per gebruiker: Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool . Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers . Open de eigenschappen van de gebruiker die je wilt autoriseren voor Fiscaal InSite. Ga naar het tabblad: Applicaties . Vink InSite aan.Je kunt dit alleen aanvinken bij een nieuwe gebruiker. Als je een bestaande gebruiker toegang wilt geven voor InSite dan regel je de autorisatie via een gebruikersgroep, een rol en via functionaliteit. Ga naar het tabblad: Algemeen . Vul een waarde in bij Wachtwoord en Bevestig wachtwoord .Een wachtwoord is alleen nodig als je in de eigenschappen van het virtuele pad de authenticatiemethode hebt ingesteld op Applicatie autorisatie . Klik op: Opslaan en sluiten . Ga naar het tabblad: InSite aan de rechterkant van het scherm. Vink de autorisatierol Medewerker fiscaal aan.Herhaal dit voor de andere gebruikers. Je kunt de autorisatie ook per gebruikersgroep instellen. Sluit de Autorisatie tool . Klik op: Ja .De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen. Autoriseren Medewerker Fiscaal per groep: Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool . Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen . Selecteer de gebruikersgroep die je wilt autoriseren voor Fiscaal InSite. Ga naar het tabblad: InSite aan de rechterkant van het scherm. Klik op Nieuw om een InSite Autorisatierol rol toe te voegen. Vink de autorisatierol Medewerker fiscaal aan. Klik op Selecteren .Herhaal dit voor de andere groep(en). Sluit de Autorisatie tool . Klik op: Ja .De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen. Autoriseren Medewerker Fiscaal en overige functies Als je de medewerker naast Fiscaal ook toegang wilt geven tot andere onderdelen van InSite moet je naast de rol medewerker Fiscaal ook andere rol(len) aanzetten bij de gebruikers of de gebruikersgroep. Autoriseren medewerker Fiscaal en andere rollen: Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool . Selecteer de gebruiker of de gebruikersgroep. Ga naar het tabblad: InSite . Klik op Nieuw om een InSite Autorisatierol rol toe te voegen. Vink de rol aan waarvoor je de gebruiker wilt autoriseren. Klik op Selecteren .Herhaal dit voor andere gebruikers of groepen. Sluit de Autorisatie tool . Klik op: Ja .De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen. Meer informatie: Autorisatie in Profit InSite Functionaliteit autoriseren Naast het autoriseren via de autorisatie tool kun je gebruikers ook rechten geven door functionaliteit toe te kennen aan een autorisatierol. Functionaliteit autoriseren via autorisatierol: Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit . Open de eigenschappen van de functionaliteit Fiscaal . Ga naar het tabblad: Pagina's . Klik op: Nieuw . Vink alle pagina's aan waarop de gebruiker in mag loggen. Bijvoorbeeld alle pagina's van het type pagina Cliënt IB, Cliënt Vpb, Aangifte IB, Uitstel, OB. Klik op Selecteren . Klik op: Opslaan en sluiten .
- HelpDossier autoriseren op veld VertrouwelijkAls je een type dossieritem niet als vertrouwelijk instelt, dan zijn de dossieritems toegankelijk via alle weergaven waar je de dossieritems kunt raadplegen, tenzij je dit voorkomt via de filterautorisatie. Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie van medewerkers te breed in de organisatie beschikbaar is, stel je een type dossieritem in als vertrouwelijk. Het type dossieritem (zowel negatief als positief) bepaalt of dossieritems vertrouwelijk zijn. Als het veld Vertrouwelijk is aangevinkt, kun je de dossieritems alleen raadplegen in specifieke weergaven. Niet in algemene weergaven in Profit of InSite. Als het veld Vertrouwelijk is aangevinkt EN het dossieritem zit nog in de workflow, dan geldt het volgende: De ingelogde gebruiker moet gebruiker zijn van de workflowtaak EN rechten hebben op de bestemming (o.b.v.filterautorisatie in de Autorisatie tool). Dan heeft de gebruiker toegang tot het dossieritem. Als je gebruiker bent van de workflowtaak, maar je hebt geen rechten op basis van de filterautorisatie, dan krijg je de melding 'Niet geautoriseerd'. De filterautorisatie geldt per bestemming. Als je rechten hebt op medewerkers en personen en je legt een dossieritem bij beide vast, dan moet je ervoor zorgen dat zowel bij personen als bij medewerkers de rechten goed staan ingesteld. Dubbele filterautorisatie is echter niet bevorderlijk voor de performance. Wij raden daarom aan om vertrouwelijke dossieritems altijd een bestemming te geven. Elke keer als een workflowactie wordt uitgevoerd, komt de workflow in een nieuwe taak en wordt opnieuw gekeken wie de gebruikers van de taak zijn. Let op: Bij muterende HR-workflows moet je ALTIJD rechten hebben op de medewerker. Dit geldt ook als het veld Vertrouwelijk niet is aangevinkt. Type dossieritem inrichten: Je kunt een dossieritemtype ook achteraf nog kenmerken als Vertrouwelijk . Deze wijziging werkt door op bestaande dossieritems van het betreffende type. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem . Open de eigenschappen van een type dossieritem. Ga naar het tabblad: Instellingen . Vink Dossieritem als vertrouwelijk markeren aan.
- HelpGegevensverzameling toevoegenBepaal op basis van je informatiebehoefte welke gegevensverzameling je nodig hebt. Bij het toevoegen van een analyse, rapport etc. selecteer je een gegevensverzameling. Dit is de 'hoofdgegevensverzameling' en deze keuze is cruciaal, want de hoofdgegevensverzameling kun je achteraf namelijk niet meer wijzigen. Je kunt wel extra gegevensverzamelingen toevoegen, deze kun je achteraf wel verwijderen (maar daarmee vervallen ook de gerelateerde delen van je analyse, rapport, etc.). Je kunt ook bestaande content, zoals een bestaande analyse, kopiëren, maar dan zit je vast aan de al gekoppelde gegevensverzamelingen. Voorbeeld: Je wilt een rapport met openstaande posten van debiteuren maken. Je hebt hiervoor twee mogelijkheden: Je kopieert het rapport Openstaande posten debiteuren op nummer (Profit) . Dit is een goede optie als je het bestaande rapport als uitgangspunt wil gebruiken. Dit rapport is gebaseerd op de gegevensverzameling Openstaande posten debiteuren . Je kunt alleen velden uit deze gegevensverzameling gebruiken en geen andere. gegevensverzameling koppelen. Je voegt een nieuw rapport toe. Hierbij kun je kiezen tussen verschillende gegevensverzameling met openstaande posten van debiteuren. Hieronder zie je een voorbeeld van een nieuwe analyse, gebaseerd op een gegevensverzameling. Gegevensverzameling inclusief of exclusief autorisatie Bij bepaalde gegevensverzameling staat de aanduiding 'incl autorisatie' of 'excl. autorisatie': Hiermee bepaal je of filterautorisatie wordt toegepast op de gegevensverzameling: excl. autorisatieFilterautorisatie wordt niet toegepast. Bij een analyse houdt dit in, dat alle records uit de gegevensverzameling in de analyse worden getoond. incl. autorisatieFilterautorisatie wordt wel toegepast. Bij een analyse houdt dit in, dat de analyse alleen records zal bevatten die de gebruiker op basis van de autorisatie mag raadplegen. Voorbeeld: Je hebt een autorisatiefilter ingesteld, op basis waarvan elke manager de gegevens van zijn medewerkers kan raadplegen. Elke medewerker kan zijn eigen gegevens raadplegen. Bij een analyse, gebaseerd op een gegevensverzameling inclusief autorisatie, is het effect: Als een manager de analyse raadpleegt, kan hij zijn eigen gegevens raadplegen, en gegevens van medewerkers. Als een medewerker de analyse raadpleegt, kan hij zijn eigen gegevens raadplegen. Actuele gegevens (specifiek voor HRM) of alle gegevens Elke medewerker in Profit HRM heeft historische gegevens, zoals de contract- en salarishistorie. De contracthistorie bevat de contracten van de medewerker vanaf de datum van indiensttreding, de salarishistorie bevat alle salariswijzigingen. Bijvoorbeeld: Gegevensverzameling Medewerker/contracten Alle contracten per medewerker, dus ook de historische contracten. Gegevensverzameling Medewerker (Actuele gegevens incl. autorisatie) . Eén record (contract) per medewerker, alleen actuele gegevens.
- HelpLoondoorbetaling bij feestdagen (Flex)Medewerkers met een actieve uitzendovereenkomst (plaatsing) hebben recht op loondoorbetaling op de algemene landelijke erkende feestdagen, mits deze niet op zaterdag of zondag vallen. Bijvoorbeeld op Nieuwjaarsdag, Tweede Paasdag, Hemelvaartsdag, etc. Dit geldt alleen als de kandidaat normaliter ook op die weekdag werkzaam is en dit uit de uitzendovereenkomst blijkt. In de praktijk is dit niet vastgelegd in de uitzendovereenkomst. Daarom kun je gebruik maken van het overzicht Feestdaguren . Hierin zie je per relatiebeheerder of medewerker op hoeveel feestdaguren een medewerker recht heeft. Ook gebruik je het als basis voor het controle- en accorderingsproces van feestdaguren door relatiebeheerders via de workflow. Profit genereert namelijk per relatiebeheerder een workflowtaak. Via deze workflowtaak kan de relatiebeheerder de voorgestelde feestdaguren en de onderliggende berekening controleren. Na controle en eventuele aanpassingen geneert Profit na accordering per medewerker een declaratie met de betreffende feestdaguren. Dit moet je eerst inrichten . Inhoud Rollen en referteperiode Feestdag aanmaken, controleren en workflow starten (Backoffice) Workflow Feestdaguren beoordelen en aanpassen in InSite (Relatiebeheerder) Workflow Feestdaguren monitoren en declaraties verwerken (Backoffice) Feestdaguren verschil uitbetaald en nieuwe berekende uren raadplegen (Backoffice) Rollen en referteperiode Bij het uitzendbureau zijn er twee soorten medewerkers betrokken bij de feestdaguren: De backoffice-medewerker die verantwoordelijk is voor het starten van het proces en dat de feestdaguren tijdig uitbetaald worden (het verloningsproces). De relatiebeheerder (recruiter) die verantwoordelijk is voor het beoordelen en wijzigen van de uit te betalen feestdaguren. Er is aparte functionaliteit voor deze medewerkers in Profit (backoffice). Verder ligt het beoordelen van de uren door de relatiebeheerder via de workflow Beoordelen feestdaguren . Methode van bepaling loondoorbetaling feestdagen met referteperiode Profit berekent het aantal feestdaguren dat doorbetaald moet worden, volgens de referteperiode methode : het gemiddelde aantal loonuren van de weekdag waarop de feestdag valt over de voorgaande 13 weken waarin de feestdag valt. Mits er meer dan de helft van de weken is gewerkt. Voorgaande arbeidsverhoudingen binnen de referteperiode worden alleen meegenomen als zij elkaar binnen een periode van één maand opvolgen. De weken tussen deze arbeidsverhoudingen tellen niet mee als 'referteweken’. Feestdag aanmaken, controleren en workflow starten (Backoffice) In het Feestdagen -overzicht maak je per werkgever en periodetabel de feestdag aan. Zodra je de feestdag aanmaakt, verzamelt Profit alle gegevens voor het berekenen van de feestdaguren. Deze gegevens van de medewerkers die eventueel uitbetaald moeten worden, haalt Profit opnieuw op, zodra je de eigenschappen van een feestdag opent. Zo zijn de gegevens actueel en kun je de gegevens controleren en wijzigen voordat je de workflow(s) start. Let op: Zodra de workflows eenmaal zijn gegenereerd, werkt Profit de bijbehorende gegevens van de feestdaguren niet meer bij. Je kunt de workflow één keer per feestdag genereren. Let op: Vóór het genereren van de workflows moet je ervoor zorgen dat de medewerker een geldige relatiebeheerder heeft. Een recruiter leg je als Relatiebeheerder via HRM vast in de eigenschappen van de medewerker (tabblad Algemeen) en in de eigenschappen van een plaatsingsregel (tabblad Versie, eigenschappen, tabblad Algemeen). De plaatsingsregel is leidend, als op beide plekken het veld Relatiebeheerder is gevuld. De relatiebeheerder op de laatste plaatsingsregel heeft namelijk meestal als laatste contact gehad met de kandidaat. Feestdag aanmaken: Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren . Klik op: Nieuw . Selecteer de werkgever. Selecteer de feestdag.Je selecteert een bestaande feestdag uit de sluitingsdagentabel . Deze tabel wordt standaard meegeleverd en bevat ABU/NBBU feestdagen. Je kunt hier zelf sluitingsdagen aan toevoegen. Vul bij Weken referteperiode het aantal referteweken in. Dit zijn de weken voorafgaand aan de week waarin de feestdag valt. Bijvoorbeeld 13 weken.Dit aantal gebruikt Profit bij de berekening van het aantal feestdaguren dat doorbetaald moet worden. Deze berekening gaat volgens de referteperiode methode . Zie uitleg bovenaan deze pagina. Vink Te vergoeden uren maximeren aan, als je de uren wilt maximeren. Hierna vul je het maximaal aantal uren in bij Maximum uren . Klik op: Voltooien . Feestdaguren en relatiebeheerders controleren/aanpassen: Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren .Je ziet nu de feestdag(en) die je hebt aangemaakt. Controleer de gegevens en wijzig deze indien nodig: Open de eigenschappen van de feestdag. Profit haalt nu de actuele gegevens voor de feestdaguren op. Open de weergave Feestdaguren per medewerker (niet verdicht) om de rechten van de medewerkers te raadplegen. Uitleg definities kolommen weergave Feestdaguren Het overzicht bestaat uit de volgende kolommen: Kolom Uitleg Medewerker De betreffende medewerker. Klantovereenkomst De klantovereenkomst wordt alleen gevuld, als er een plaatsingscontract op de feestdag is. Dit is de klantovereenkomst behorende bij de plaatsing waarop wordt uitbetaald. Plaatsingscontract Het plaatsingscontract wordt alleen gevuld, als er een plaatsingscontract op de feestdag is. Dit is de plaatsing geldig op de feestdag. Als op de feestdag meerdere plaatsingen geldig zijn, dan wordt de plaatsing met het hoogste uurloon gebruikt. Actief contract Dit veld is aangevinkt als er een plaatsingscontract is op de feestdag. Weken gewerkt Het aantal weken binnen de referteperiode dat op de bewuste werkdag in de week is gewerkt. Er is gewerkt als in een geaccordeerde* nacalculatieregel met een urensoort waarin Meetellen in feestdaguren is aangevinkt, een aantal is geboekt die ongelijk is aan 0. De nacalculatieregel moet gekoppeld zijn aan een declaratie. *De nacalculatieregels van een declaratie worden automatisch geaccordeerd en gereedgemeld als de declaratie wordt goedgekeurd. Weken referte De weken voorafgaand aan de week waarin de feestdag valt, voor zover er een plaatsingscontract is. Als de medewerker aan het begin van de referteperiode geen plaatsingscontract heeft, dan wordt het aantal weken geteld waarin er wel een plaatsingscontract is t/m de week vóór de week waarin de feestdag valt. De week waarin het plaatsingscontract begint telt als 1e week. Voorbeeld 1 Feestdag: donderdag 10 mei 2018 Referteperiode 13 weken: maandag 5 februari t/m zondag 6 meiVoorbeeld 2 Feestdag: donderdag 10 mei 2018 Begin 1e plaatsingscontract binnen referteperiode: woensdag 11 april 2018 Referteperiode 4 weken: woensdag 11 april 2018 t/m zondag 6 meiVoorbeeld 3 Feestdag: donderdag 10 mei 2018 Begin 1e plaatsingscontract binnen referteperiode: vrijdag 13 april 2018 Referteperiode 4 weken: vrijdag 13 april 2018 t/m zondag 6 mei Uren gewerkt Het aantal uren binnen de referteperiode dat op de bewuste werkdag in de week is gewerkt. Er is gewerkt als in een geaccordeerde* nacalculatieregel met een urensoort waarin Meetellen in feestdaguren is aangevinkt, een aantal is geboekt die ongelijk is aan 0. De nacalculatieregel moet gekoppeld zijn aan een declaratie. * De nacalculatieregels van een declaratie worden automatisch geaccordeerd en gereedgemeld als de declaratie wordt goedgekeurd. Gem. uren ‘Uren gewerkt in referteperiode’ / ‘Weken gewerkt in referteperiode’ afgerond op 2 decimalen rekenkundig. Uren vergoed Als ‘Weken referteperiode’ = {Referteweken} en als ‘Weken gewerkt in referteperiode’ >= {Min. gewerkte weken}, dan de ‘Gemiddelde uren’. Als ‘Weken referteperiode’ < {Referteweken} en als ‘Weken gewerkt in referteperiode’ = ‘Weken referteperiode’, dan de ‘Gemiddelde uren’. In overige gevallen ‘0,00’. Als {Te vergoeden uren maximeren} = ‘Ja’, dan wordt ‘Gemiddelde uren’ gemaximeerd op {Max. te vergoeden uren}. Datum boeking De ‘Boekingsdatum’ wordt alleen gevuld als ‘Uren vergoed’ > ‘0’. De ‘Boekingsdatum’ = {Feestdag}. In andere gevallen blijft dit veld leeg. Min. weken Minimum gewerkte weken Referteweken Dit zijn het aantal Referteweken. Open de weergave Feestdaguren per relatiebeheerder . Hier zie je de gegevens gegroepeerd en verdicht per relatiebeheerder. Elke relatiebeheerder kan (per werkgever/periodetabel) twee soorten workflows krijgen voor deze feestdag: Mdw. met plaatsing (medewerkers met geldige plaatsing) Mdw. zonder plaatsing (medewerkers zonder geldige plaatsing) Voor de medewerkers met een geldige plaatsing hoef je alleen de uren te controleren en/of te wijzigen. Voor de medewerkers zonder geldige plaatsing, maar die wel in aanmerking komen voor feestdaguren, kun je een nieuwe plaatsing aanmaken of de plaatsing wijzigen waarvoor je declaraties met feestdaguren gaat genereren. Als je de medewerkers met plaatsing in een aparte workflow plaatst, kan die relatief snel afgehandeld worden. Deze hoeft dan namelijk niet te wachten op de medewerkers zonder geldige plaatsing. Behalve dat het vastleggen van een plaatsing meer tijd kost, kun je hiermee ook een afwijkende workflow toepassen. Controleer bij alle medewerkers of de relatiebeheerder is gevuld en/of de gegevens juist zijn. De workflow voor een medewerker zal namelijk niet gestart worden als er geen relatiebeheerder ingevuld is. Sluit de weergave. Workflow starten en relatiebeheerders informeren: Open de feestdag. Open de weergave Feestdaguren per relatiebeheerder . Klik op de actie: Alle workflows starten .Je kunt deze actie maar één keer uitvoeren. Als de workflows eenmaal zijn gegenereerd dan worden de bijbehorende gegevens van de feestdaguren niet meer bijgewerkt. Wel kunnen de velden Plaatsing (en bijbehorende klantovereenkomst) en Uit te betalen uren nog gewijzigd worden, maar deze gegevens zijn alleen binnen de gegeneerde workflow te wijzigen. Deze taak wordt via de wachtrij uitgevoerd. Je kunt dan gewoon doorwerken en krijgt een melding zodra de taak succesvol is uitgevoerd. In de wachtrij is het proces zichtbaar via de batch taak Genereren workflows feestdaguren . Workflow Feestdaguren beoordelen en aanpassen in InSite (Relatiebeheerder) Je kunt als relatiebeheerder twee soorten workflowtaak krijgen voor het beoordelen van feestdaguren voor een bepaalde feestdag: Beoordelen feestdaguren met plaatsing en Beoordelen feestdaguren zonder plaatsing . Voor de medewerkers met een geldige plaatsing controleer en/of wijzig je de uren. Voor de medewerkers zonder geldige plaatsing, maar die wel in aanmerking komen voor feestdaguren, maak je een nieuwe plaatsing aan of je wijzigt de plaatsing waarvoor je declaraties met feestdaguren gaat genereren. De uitbetaling op feestdaguren wordt gedaan op één plaatsing. Bij meerdere plaatsingen met het hoogste uurloon of anders met de meeste uren. Feestdaguren beoordelen (Relatiebeheerder): Open de Site. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord. Ga naar: Startpagina . Ga naar: Openstaande taken . Open de taak voor het beoordelen van feestdaguren voor de betreffende feestdag.De taak Beoordelen feestdaguren met plaatsing bevat twee weergaven: Medewerkers die niet elke week van de referteperiode hebben gewerkt. Medewerkers die elke week van de referteperiode hebben gewerkt. Controleer met name de gegevens van de eerste weergave. De taak Beoordelen feestdaguren zonder plaatsing bevat alleen één weergave met de medewerkers zonder actuele plaatsing. Controleer de gegevens. Klik op: Aanpassen als je de gegevens wilt wijzigen. Open de regel van de medewerker. Klik op de waarden achter Medewerker en Plaatsing (oranje in bovenstaande afbeelding) om in een nieuw venster respectievelijk de medewerker stamkaart of de eigenschappen van de plaatsing te openen. Wijzig Plaatsing als de feestdaguren op een andere plaatsing uitbetaald moet worden. De geselecteerde plaatsing bepaalt tegen welk uurloon Profit de feestdaguren uitbetaalt. Als het veld leeg is (in het geval van de workflow Medewerkers zonder plaatsing ), vul je de plaatsing in nadat deze is aangemaakt. Wijzig eventueel het aantal Uit te betalen uren .Hiermee kan de relatiebeheerder afwijken ten opzichte van de Berekende uren . Zet je de Uit te betalen uren op 0,00, dan ontstaat er geen declaratie met de feestdaguren. In de volgende situaties is het veld Uit te betalen uren al standaard gevuld: De medewerker heeft al gewerkte uren op feestdag (Uit te betalen uren = 0,00). Als niet voldaan wordt aan de wekentoets (Uit te betalen uren = 0,00). Als de uren hoger zijn dan het maximumaantal uren (Uit te betalen uren = maximum uren). Vul een Toelichting in. Klik op: Aanpassen . Als je alle medewerkers hebt gecontroleerd klik je op Sluiten. Klik op Declaraties aanmaken als je akkoord bent met de feestdaguren. Als je de workflow goedkeurt, genereert Profit de declaraties met de feestdaguren, mits het veld Uit te betalen uren groter is dan 0,00. De declaratie krijgt de datum van de feestdag en de uren worden geboekt op de voorkeurs-urensoort van de werksoort in de eigenschappen van het profiel. De declaratie valt onder soort declaratie ‘Standaard’, maar heeft wel een afwijkende bron zodat te achterhalen is hoe de declaratie is ontstaan. De declaraties worden via de wachtrij gegenereerd. In de wachtrij is het proces zichtbaar via de standaard batch taak Bijwerken workflowtaken . Hierna verwerk je deze gegenereerde declaraties op de gebruikelijke wijze. Workflow Feestdaguren monitoren en declaraties verwerken (Backoffice) Je kunt de status van de workflow raadplegen van de feestdag in het overzicht Feestdaguren . Zodra de workflow is goedgekeurd, genereert Profit de declaraties. Dit is de standaard werkwijze. Mocht echter de deadline naderen dan kun je de workflow ook handmatig afhandelen . Workflow status monitoren: Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren . Open de feestdag. Controleer de status van de workflow in de kolom Workflow status .Als de status Goedgekeurd is dan is de workflow afgerond en zijn de declaraties gegenereerd. De status kan ook In behandeling of Afgekeurd zijn . Workflow handmatig afhandelen bij deadline (Optioneel): Je kunt de workflow bij wijze van uitzondering handmatig afhandelen. Vervolgens worden dan de declaraties met de feestdaguren gegenereerd. Deze actie is een noodmiddel en zal bijvoorbeeld niet mogelijk zijn als: De ‘Uit te betalen uren’ van medewerkers zonder geldige plaatsing niet op 0,00 staan. De workflow in een verkeerde status staat. Om de actie Workflow afhandelen in Profit te kunnen starten moet je als backofficegebruiker ook rechten hebben op de betreffende workflow taak, zodat je gebruik kunt maken van deze ‘terughaal actie’. Lees hier meer over Feestdaguren autoriseren . Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens. Als je gebruik maakt van de standaard autorisatierollen dan staat de autorisatie automatisch goed. Met de InSite Rol Kandidaatbeheer voor de relatiebeheerder om de feestdaguren te beoordelen en de backoffice rol Declaratieverloning om de feestdag aan te maken, en te verwerken/uit te betalen. Autorisatie inrichten: Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool . Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen . Selecteer de te autoriseren groep. Ga naar het tabblad: Menu . Vink de te autoriseren menukeuzen aan:HRM / Flex / Feestdaguren Ga naar het tabblad: Autorisatie . Autoriseer de tabbladen en acties:HRM / Flex / Feestdag / de acties Toevoegen en Verwijderen . HRM / Flex / Feestdag / Feestdaguren / de acties Alle workflows starten en Workflow afhandelen . Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren . Open de feestdag. Selecteer de workflow.Je kunt ook met multi-select (Ctrl-S) meerdere regels selecteren. Klik op de actie: Workflow afhandelen . De declaraties worden vervolgens via de wachtrij gegenereerd. In de wachtrij van dit proces is zichtbaar via de batch taak Afhandelen workflows feestdaguren . Declaraties feestdaguren verwerken/uitbetalen: Hierna verwerk je deze gegenereerde declaraties, verloon en betaal je deze uit op de gebruikelijke wijze . Feestdaguren verschil uitbetaald en nieuwe berekende uren raadplegen (Backoffice) Als naderhand een kandidaat contact opneemt met vragen over de uitbetaalde feestdaguren, dan kun je toch een ‘nieuwe berekening feestdaguren’ doen. Als je de eigenschappen van een feestdag opent, terwijl de actie Alle workflows starten is uitgevoerd, dan worden de gegevens opnieuw verzameld. De oorspronkelijk gegevens blijven ongewijzigd en de nieuwe gegevens worden apart opgeslagen. De nieuwe gegevens en het verschil met de oorspronkelijke gegevens zijn zichtbaar in de weergave Verschil uitbetaald en uit te betalen . Deze weergave is alleen zichtbaar als de actie Alle workflows starten is uitgevoerd en bedoeld voor inzicht achteraf. Je kunt achteraf niet nog een keer de workflow starten voor de feestdag om automatisch de declaraties te genereren. Als achteraf blijkt dat de medewerker te weinig feestdaguren heeft gehad, dan corrigeer je dit handmatig door deze uren zelf in te boeken. Verschil uitbetaald en uit te betalen raadplegen: Ga naar: HRM / Flex / Feestdaguren . Open de feestdag. Open de weergave Verschil uitbetaald en uit te betalen .Je ziet de nieuwe gegevens en het verschil. De regels zijn oranje gekleurd als de kolom Wekentoets de waarde Ja heeft en de kolom Verschil een waarde bevat ongelijk aan 0,00. Hiermee wordt de nadruk gelegd op medewerkers die bij de oorspronkelijke gegevens mogelijk nog niet voldeden aan de wekentoets omdat nog niet alle declaraties waren ingeboekt.
- HelpGebruikersgroep o.b.v. functie of persoonlijke rol inrichtenJe kunt een gebruiker (gekoppeld aan een medewerker) automatisch autoriseren op basis van de functie van de medewerker. Is een medewerker bijvoorbeeld Controller, dan krijgt de medewerker automatisch toegang tot alle benodigde functionaliteit in Profit Financieel. Behalve de autorisatie o.b.v. functie kun je een medewerker ook een tijdelijke of persoonlijke rol geven. Je kunt de gebruikersgroepen in deze beschrijving autoriseren op basis van functie in combinatie met standaard gebruikersgroepen of je eigen gebruikersgroepen. Let op: Het is mogelijk om vervangers automatisch te autoriseren op basis van selecties ; deze zijn gekoppeld aan gebruikersgroepen die worden gevuld op basis van een selectie. Zet deze gebruikersgroepen niet om naar een andere methode, zoals op basis van functie. Dan werkt het automatisch autoriseren van vervangers namelijk niet meer voor de betreffende gebruikersgroepen. Inhoud Autorisatie o.b.v. functie Tijdelijke rol Persoonlijke rol Voorbereiding Werkwijze Autorisatie o.b.v. functie Je richt per werkgever de functies in voor de autorisatie. Bij elke functie die je automatisch wilt autoriseren, koppel je de relevante autorisatiegroepen. Medewerkers met de functie krijgen automatisch de betreffende autorisatie. Voorbeeld: Gebruiker 12345.JanineS is gekoppeld aan medewerker Janine Sommer. Janine Sommer heeft als medewerker de functie Debiteurenbeheerder, aan deze functie is de benodigde autorisatie gekoppeld. Daarom heeft zij op basis van haar functie toegang tot alle functies die ze in Profit en InSite nodig heeft voor debiteurenbeheer. Als Janine vanaf een bepaalde datum een andere functie krijgt, zal haar autorisatie ook wijzigen. Je richt dit in door per werkgever/functie de juiste gebruikersgroepen te koppelen. Verder komt de Autorisatie tool er niet meer aan te pas, tenzij je een autorisatiegroep inhoudelijk wil wijzigen. Medewerker krijgt nieuwe functie Als een medewerker een andere functie krijgt, op welke wijze dan ook, dan kan dit direct van invloed zijn op de autorisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan in- en uitdienst, nieuwe functie of nieuwe formatieregel, etc. In alle situaties wordt gekeken of er autorisatie o.b.v. functie van toepassing is en indien nodig wordt de autorisatie aangepast. Voor wijzigingen die vanaf een toekomstige datum gelden, is het essentieel dat de taak Vernieuwen actuele gegevens elke dag uitgevoerd wordt. Hierdoor wordt de autorisatie geactualiseerd op basis van de nieuwe functie en 'oude' rechten o.b.v. de voorgaande functie vervallen. Als een medewerker geblokkeerd wordt, heeft deze geen rechten meer. Als een medewerker gedeblokkeerd wordt, worden de rechten weer actief. Bij meerdere gelijktijdige dienstverbanden krijgt de medewerker rechten op basis van al zijn functies. Wijzigingen in de autorisatie Je kunt bestaande functies (per werkgever) aanpassen en autorisatiegroepen vullen. Dit betekent, dat alle medewerkers met deze functie de autorisatie krijgen. Als je een gebruikersgroep wijzigt die aan een functie gekoppeld is, dan krijgen alle medewerkers met deze functie de autorisatie. Tijdelijke rol Een gebruiker wordt tijdelijk lid wordt van een gebruikersgroep, bijvoorbeeld om bij te springen op een afdeling wegens drukte. Dit kan alleen bij gebruikersgroepen o.b.v. functie, als het veld Tijdelijk gebruikersgroep op medewerker toestaan is aangevinkt. Je bepaalt per medewerker (dus niet per functie) tot welke gebruikersgroepen deze tijdelijk behoort en je geeft hierbij een begin- en einddatum op. Hierdoor kun je tijdelijk rechten verstrekken voor specifieke werkzaamheden. Een tijdelijke rol geldt vanaf de begin t/m de einddatum van de rol. Als de medewerker uit dienst gaat terwijl er geen einddatum is vastgelegd bij de tijdelijke rol, dan blijft deze rol van kracht. Persoonlijke rol Een gebruiker krijgt een persoonlijke rol, deze is niet gebonden aan een functie. Bijvoorbeeld Ondernemingsraad, BHV, sleutelhouders, Vertrouwenspersonen, Feestcommissie etc. Je gebruikt hiervoor gebruikersgroepen die je speciaal voor dit doel inricht. Je bepaalt per medewerker (dus niet per functie) tot welke persoonlijke gebruikersgroepen deze behoort en je geeft hierbij een begin- en einddatum op. Een persoonlijke rol geldt vanaf de begin t/m de einddatum van de rol. Als de medewerker uit dienst gaat terwijl er geen einddatum is vastgelegd bij de persoonlijke rol, dan blijft deze rol van kracht. Voorbereiding Taak 'Actuele gegevens vernieuwen' inplannen Voor wijzigingen die vanaf een toekomstige datum gelden, is het essentieel dat de taak Actuele gegevens vernieuwen elke dag uitgevoerd wordt. Werkwijze Inrichting: Gebruikersgroep aanmaken voor autorisatie o.b.v. functie (incl. tijdelijke rol) Gebruikersgroep aanmaken voor persoonlijke rol InSite en workflows inrichten Autorisatie uitdelen: Autorisatie per medewerker beheren Tijdelijke of persoonlijke rol aanvragen via workflow
- HelpRollen beherenRollen kunnen in grote lijnen gelijkgesteld worden aan functies. Een rol geeft dus - net als een functie - de verantwoordelijkheden, verplichtingen en bevoegdheden van een medewerker weer. In Profit geef je per rol de gewenste competenties op. Elke medewerker heeft minimaal een rol en moet daarom ook de competenties van deze rol (in een bepaalde mate) hebben. In Profit zijn rollen gebaseerd op functies. Een medewerker kan in Profit maar één functie hebben (tenzij de functionaliteit van meerdere gelijktijdige dienstverbanden wordt ingezet, maar dit is zelden het geval). Een medewerker maar kan wel meerdere rollen hebben. Afgezien van de rollen die een gebruiker uit hoofde van zijn functie heeft kun je ook denken aan nevenfuncties die een medewerker heeft, zoals BHV-er, lid personeelsvereniging of OR-lid. De in Profit HRM aanwezige functies zijn automatisch gekopieerd naar rollen. Bij elke medewerker is automatisch een rol gekoppeld op basis van zijn functie. Functies die je hebt toegevoegd voor de ingebruikname van Profit Competentiemanagement kun je achteraf koppelen aan rollen met behulp van de consultcode. Je kunt de consultcode opvragen bij de consultant. Inhoud Rollen toevoegen Competenties per rol instellen Rollen toevoegen Als je een rol toevoegt, kun je deze baseren op een bestaande rol. Hierdoor kun je in een nieuwe rol de werksoorten, competenties en gedragsindicatoren van de bestaande rol overnemen. Je kunt een rol baseren op een andere rol. Hierdoor kun je de werksoorten, competenties en gedragsindicatoren van een rol overnemen in de nieuwe rol. Als je deze mogelijkheid gebruikt is het handig om eerst de 'kernrollen' in de organisatie vast te leggen, en dan pas de afgeleide (=gekoppelde) rollen. Als een medewerker een rol heeft op basis van zijn functie, kun je aangeven dat hij op basis van een andere rol moet worden geëvalueerd. Dit doe je in de eigenschappen van de medewerker . Voorbeeld: In een organisatie zijn verschillende medewerkers verkoper. Er zijn echter medewerkers die gespecialiseerd zijn in de verkoop van een bepaald product of aan een bepaalde doelgroep. De functie van de medewerker is dan verkoper, maar in feite kan hij verkoper large accounts zijn. Deze functienaam staat ook vaak op het visitekaartje van de medewerker. In het algemeen kan dan worden gesteld dat de werksoorten en de gewenste gedragscompetenties dezelfde zullen zijn, maar dat de specifieke kennis en vaardigheden zullen verschillen. In deze gevallen is het aan te raden een rol te baseren op een bestaande rol en de bijbehorende werksoorten en competenties over te nemen. Rollen toevoegen: Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Rol .In de weergave Rollen wordt met een vink in de kolom Gekoppeld aan functie weergegeven welke rollen automatisch zijn toegevoegd op basis van een functie. Klik op: Nieuw . Voer de algemene gegevens voor de rol in. Selecteer eventueel een rol waarop je de nieuwe rol wilt baseren. Klik op: Voltooien . Als je de nieuwe rol op een bestaande rolt baseert, kun je werksoorten, competenties en gedragsindicatoren overnemen. Competenties per rol instellen Je moet per rol de gewenste competenties en het competentieniveau opgeven. Je evalueert een medewerker altijd op basis van zijn rol. Evaluaties op basis van werksoorten en gekoppelde competenties Als je wilt evalueren op basis van werksoorten, moet je eerst per werksoort de gewenste competenties koppelen. Je geeft per rol de gewenste werksoorten op, waardoor de competenties van deze werksoorten automatisch aan de rol worden gekoppeld. Vervolgens kun je per competentie het niveau en eventueel de score opgeven. Competenties per rol instellen: Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Rol . Open de eigenschappen van de gewenste rol. Ga naar het tabblad: Werksoorten . Klik op: Nieuw . Selecteer de gewenste Integratiegroep en Werksoort . Als je eerst de integratiegroep selecteert, kun je vervolgens alleen werksoorten van die integratiegroep selecteren. Als je begint met het selecteren van een werksoort, zal Profit de integratiegroep automatisch invullen. Klik op: Voltooien . Herhaal deze stappen om alle gewenste werksoorten toe te voegen. In de eigenschappen van elke gekoppelde werksoort kun je de competenties van die werksoort opvragen. Klik op: Toekennen niveaus op het tabblad Werksoorten .Profit toont een boekingslay-out met de competenties van alle gekoppelde werksoorten. Vul per competentie het gewenste niveau en de gewenste score in. De score is alleen relevant bij evaluatiemethode B , bij evaluatiemethode A wordt dit veld niet getoond.Let op: De competenties worden ook getoond op het tabblad Competenties , maar je moet de niveaus en scores vastleggen via het tabblad Werksoorten , zoals hierboven vermeld. Let op: Bij het genereren van evaluaties zal Profit alleen competenties van het type Gedragscompetentie of Organisatie/Kerncompetentie meenemen. Bovendien moeten het niveau en de score zijn vastgelegd. Omdat de competenties afhankelijk zijn van de gekoppelde werksoorten, kan een competentie meerdere malen voorkomen. Als je een 'dubbele' competentie éénmaal wilt evalueren, vul je bij één competentie het niveau en eventueel de score in. Als je de competentie voor elke werksoort wilt evalueren, vul je bij elke competentie de gegevens in. Klik op: Voltooien . Je kunt de rollen controleren met de knop Rolprofielen in de weergave Rollen . Met deze knop vraag je een rapport met alle rolprofielen op. Evaluaties op basis van competenties (zonder werksoorten) Je geeft per rol de gewenste competenties op. Vervolgens kun je per competentie het niveau en eventueel de score opgeven. Competenties per rol instellen: Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Rol . Open de eigenschappen van de gewenste rol. Ga naar het tabblad: Competenties . Klik op: Acties / Onderhouden .Je opent een boekingslay-out voor het onderhouden/toevoegen van competenties en niveaus. Vul per competentie het gewenste niveau en de gewenste score in. De score is alleen relevant bij evaluatiemethode B , bij evaluatiemethode A wordt dit veld niet getoond.Let op: Bij het genereren van evaluaties zal Profit alleen competenties van het type Gedragscompetentie of Organisatie/Kerncompetentie meenemen. Bovendien moet het niveau zijn vastgelegd. Klik op: Voltooien . Open de eigenschappen van de competentie. Ga naar het tabblad: Gedragsindicatoren . Vink de gewenste indicatoren aan voor de betreffende competentie. Klik op: Opslaan en sluiten . Je kunt de rollen controleren met de knop Rolprofielen in de weergave Rollen . Met deze knop vraag je een rapport met alle rolprofielen op.
- HelpAutorisatie van gebruikers raadplegen in InSiteProfit bevat een handig controlemiddel voor de autorisatie: je raadpleegt alle gebruikers die aan een bepaalde rol gekoppeld zijn via de Autorisatie tool . Inzicht in autorisatie InSite-pagina's medewerker Je hebt per medewerker inzicht in alle InSite-pagina's waarvoor deze medewerker geautoriseerd is via de functie Algemeen / Beheer / Autorisatie-inzicht / Pagina-autorisatie InSite . Deze functie is bedoeld voor steekproefsgewijze controle van de autorisatie van InSite-pagina's. Het overzicht zal veel pagina's bevatten, maar door het toepassen van filters krijg je snel meer inzicht. Gebruikers per autorisatierol raadplegen: Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool . Ga naar het tabblad: InSite rechts. Selecteer de autorisatierol. Klik op de actie: Geautoriseerde gebruikers tonen .
- HelpAutorisatie in InSiteMet de autorisatie bepaal je welke gebruikers toegang hebben tot een InSite-website. Voor elke gebruiker die toegang heeft, bepaal je met rollen tot welke webpagina's deze toegang heeft. Je zorgt ervoor dat gebruikers toegang hebben tot alle pagina's die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taken, maar niet meer dan dat. Inhoud Video Gebruikers toegang geven tot InSite Pagina's activeren zodat deze op de site komen Toegang op basis van functionaliteiten en autorisatierollen Extra mogelijkheden Werkwijze Zie ook Video Gebruikers toegang geven tot InSite Een gebruiker moet toegang hebben tot InSite. Dit stel je in in de eigenschappen van de gebruiker in de Autorisatie tool. De koppeling tussen een Profit-gebruiker en medewerker (in Profit HRM) is essentieel voor ESS, MSS, de Personeelsadministratie, workflows en andere onderdelen van InSite. De gebruiker kan inloggen en heeft toegang tot bepaalde medewerker-gerelateerde gegevens (die immers opgehaald worden uit de koppeling gebruiker-medewerker). Dit geldt voor medewerkers die nog in dienst komen, in dienst zijn met een lopend contract of uit dienst zijn. Let op: In de praktijk hebben vaak alleen medewerkers met een lopend contract toegang tot InSite, omdat in de filterautorisatie filters zijn toegepast op de datum indienst of uitdienst. De medewerker moet dan op huidige datum een geldig contract hebben. Als de medewerker geen geldig contract heeft, dan volgt een melding dat de gebruiker niet geautoriseerd is voor de pagina in InSite. Het is mogelijk om een IP-restrictie toe te passen, deze geldt voor de hele site. Dit betekent dat een gebruiker niet van IP-adres kan wisselen tijdens een gebruikerssessie. Gebruikerstelling m.b.t. de Profit-licentie In de licentie maken we onderscheid tussen gebruikers die toegang hebben tot Profit en gebruikers die alleen toegang hebben tot InSite. In de eigenschappen van de omgeving kun je op het tabblad Licentie informatie de aantallen in de licentie controleren. Pagina's activeren zodat deze op de site komen In veel situaties moet je een type pagina activeren, anders, bestaan de pagina's niet in de site en heeft niemand toegang. Veel onderdelen van InSite hebben een eigen activering in Algemeen / In & OutSite / Site , tabblad Typen Pagina . Dit geldt voor allerlei typen pagina's voor specifieke functionaliteit (zoals debiteuren), maar ook voor dossieritems en dashboards. Als je een activering inschakelt, komen de bijbehorende pagina's beschikbaar in InSite en kun je deze autoriseren (voor zover dit niet automatisch gebeurt, omdat de pagina's onderdeel uitmaken van functionaliteiten die automatisch geautoriseerd worden). Documentsjablonen hebben een eigen activering op het tabblad Documentsjablonen . Toegang op basis van functionaliteiten en autorisatierollen Je autoriseert de toegang tot pagina's standaard via functionaliteiten en autorisatierollen. Kijk of je de standaard gebruikersgroepen kunt gebruiken, dan heb je geen omkijken meer naar de autorisatie. Mocht dit niet voldoende zijn, dan kun je pagina's autoriseren op basis van selecties. Pagina's en pagina-onderdelen die je als een geheel wilt autoriseren, bundel je in een functionaliteit. Functionaliteiten bundel je in autorisatierollen, zoals Debiteurenbeheer of Personeelszaken. Per gebruikersgroep (in de Autorisatie tool) bepaal je op welke autorisatierollen men recht heeft. Nadat je autorisatierollen hebt toegevoegd autoriseer je iemand heel eenvoudig door de juiste autorisatierol toe te kennen. Als er een nieuwe medewerker indienst komt voeg je deze toe als gebruiker. Deze gebruiker koppel je vervolgens aan de juiste groep zodat hij geautoriseerd is voor de juiste functionaliteit. Je kunt acties niet apart autoriseren. Wel kun je per overzicht/weergave bepalen of de acties al dan niet getoond worden. Hieronder zie je een uitgebreider schema met een voorbeeld van de autorisatie. Extra mogelijkheden De autorisatie van pagina's en onderdelen loopt via functionaliteiten en autorisatierollen. Wel zijn er enkele extra mogelijkheden en aandachtspunten. Pagina's autoriseren op basis van een selectie Gebruik deze mogelijkheden alleen als de autorisatie via functionaliteiten en autorisatierollen te weinig mogelijkheden biedt. Met een selectie kun je een bepaalde groep gebruikers toegang geven tot een pagina. Gebruik deze mogelijkheid ook voor het autoriseren van een externe pagina (dit is een link naar een externe pagina). Je kunt een link naar een externe pagina niet autoriseren door deze op te nemen in een functionaliteit. Pagina alleen op huidige site Pagina's zijn op alle InSite's van de omgeving te zien, tenzij je in de eigenschappen van een pagina in InSite het veld Alleen in huidige site zichtbaar aanvinkt. Autorisatie van koppen in banners Een knop in een banner kan toegang geven tot een bepaalde pagina. Als een gebruiker toegang heeft tot de pagina op basis van zijn autorisatie, wordt de corresponderende knop in de banner getoond. Heeft de gebruiker geen toegang, dan wordt de knop niet getoond. Autorisatie van actieknoppen in weergavenEen weergave kan actieknoppen hebben, zoals de knop Verwijderen . Deze knoppen worden alleen getoond als het veld Weergaveacties tonen in de eigenschappen van de weergave is aangevinkt. Taalrestrictie op onderdelen van een paginaDit geldt alleen als je sites in verschillende talen publiceert. Met een taalrestrictie bereik je, dat een deel van een pagina alleen voor een specifieke taal getoond wordt. Dit is eigenlijk geen autorisatie, maar de taalrestrictie heeft wel invloed op de pagina-onderdelen die je ziet. Documentsjablonen hebben eigen instellingen t.a.v. de autorisatie van auteurs en lezers. Werkwijze Autorisatie voor beheerders Autorisatie InSite toekennen via gebruikersgroep, rollen en functionaliteiten Gebruikers per autorisatierol raadplegen Autorisatierollen inrichten Functionaliteiten inrichten Overzichtspagina per selectie Sitebeheerder autoriseren Toegangslog van bezochte InSite-pagina's