Aanmaken schorsing ESS (Partena)

In Profit en InSite registreer je schorsingen voor de aanlevering aan Partena. Via InSite kan je een schorsing op verschillende manieren vastleggen:

• Schorsing met rooster (ESS)

  De medewerker maakt de schorsing aan, waarna de personeelsverantwoordelijke deze goedkeurt.

• Schorsing met rooster (MSS)

  De manager of personeelsverantwoordelijke maakt de schorsing aan.

Welke optie je kiest, hangt af van de werking van jouw organisatie. In dit artikel lees je hoe een medewerker een schorsing aanmaakt.

Type profiel

Je gebruikt het type profiel Schorsing met rooster om de schorsing en de bijhorende roostermutatie in één keer bij de medewerker te registreren.

In de schorsing registreer je de begindatum, einddatum, de soort schorsing en de looncode. In het rooster koppel je de schorsing aan specifieke dagen en uren en selecteer je de urensoort van de schorsing.

Profielen

Afhankelijk van welke schorsingen een medewerker mag aanmaken, richt je verschillende profielen in. Je maakt bijvoorbeeld een apart profiel voor ouderschapsverlof, tijdskrediet of gedeeltelijke werkhervatting. Per profiel bepaal je de veldinstellingen. Zo hoeft de medewerker per soort schorsing alleen de relevante velden in te vullen.

Meer uitleg over het inrichten van profielen, vind je in de onderstaande artikelen:

• Profiel
• Profielen aanmaken voor muterende workflows
• Context van profiel wijzigen en koppelen

Schorsingsportaal raadplegen

De medewerker maakt een schorsing aan via het schorsingsportaal op InSite. Daarbij vult hij of zij de gegevens van de schorsing en het rooster in. Vervolgens beoordeelt de leidinggevende of personeelsverantwoordelijke de aanvraag. Aan het schorsingsportaal is de portalpagina Portal medewerker schorsingen gekoppeld.

Schorsingsportaal raadplegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar: Mijn InSite.
3. Open het schorsingsportaal.

   

4. Je ziet de portalpagina van de schorsingen.

   

Schorsing met rooster aanmaken

Via het schorsingsportaal vraagt de medewerker de schorsing aan.

Voorbeeld:

In dit voorbeeld gaat het om tijdskrediet. Met het type profiel Schorsing met rooster leg je in één flow de schorsing en het bijbehorende rooster vast.

Schorsing met rooster toevoegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar: Mijn InSite.
3. Klik op: Schorsingsportaal.
4. Klik op: Aanvraag tijdskrediet.

   De naam van de knop kan afwijken, afhankelijk van de inrichting.

5. Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
6. Selecteer bij Soort schorsing om welke schorsing het gaat:
   • Deeltijds
   • Voltijds
7. Vul de begindatum van het vervangingsloon in.

   De begindatum van het vervangingsloon is de datum vanaf wanneer de werknemer recht heeft op een vervangingsinkomen naar aanleiding van de schorsing of vermindering van de arbeidsprestaties.

8. Als je gekozen hebt voor een deeltijdse schorsing moet je verplicht één van de volgende drie velden invullen:
   • FTE afwezigheid

     De FTE afwezigheid is het deel van een voltijdse tewerkstelling dat de medewerker tijdens de deeltijdse schorsing niet presteert. Bijvoorbeeld: bij een vermindering van de prestaties met 1/5 bedraagt de FTE afwezigheid 0,20.

   • Percentage actueel loon

     Dit veld bevat het loonverminderingspercentage tijdens de afwezigheid.

   • Afhouding loon

     Dit veld bevat de loonvermindering tijdens de afwezigheid.

9. Geef eventueel een bijlage op.
10. De vervolgstappen hangen af van het type rooster:

    Rooster met gelijke weken

    Bij een rooster met gelijke weken (zoals Uren per dag, gelijke weken of Werktijden, gelijke weken) vul je de volgende velden in:

    1. Vul in het rooster de werkuren of werktijden in.
    2. Vul in het rooster de schorsingsuren in.

    Let op:

    Om een schorsing aan te leveren aan het sociaal secretariaat, moet je de Schorsing urensoort vastleggen. In de praktijk weet de medewerker niet welke urensoort bij een schorsing hoort. Je stelt de urensoort achterliggend in met een voorkeurwaarde. Dit doe je in de context die gekoppeld staat aan het profiel.

    Wanneer een soort schorsing meerdere urensoorten toelaat, vult de personeelsverantwoordelijke dit veld in tijdens het beoordelen van de aanvraag.

    Rooster met wisselende weken

    Bij een rooster met wisselende weken (zoals Uren per dag, wisselende weken of Werktijden, wisselende weken) vul je de volgende velden in:

    1. Vul het aantal schorsingsuren per week in bij Schorsing per week.
    2. Vul voor beide weekroosters de werkuren of werktijden in.
    3. Vul voor beide weekroosters de schorsingsuren in.

       Let op:

       Om een schorsing naar het sociaal secretariaat door te sturen, moet de urensoort in het werkrooster vastliggen op de dagen waarop de medewerker een schorsing heeft. In de praktijk kent de medewerker de urensoort die hoort bij de schorsing niet. Omdat de schorsing in het werkrooster kan verschillen van medewerker tot medewerker, vult de personeelsverantwoordelijke de urensoort in tijdens het beoordelen van de aanvraag. In het aanmakenprofiel zet je dit veld op niet zichtbaar en niet verplicht, zo verwar je de medewerker niet.

    Uren per week

    Bij een rooster van het type Uren per week vul je de volgende velden in:

    1. Vul het aantal dagen per week in.
    2. Vul het aantal uren per week in.
    3. Vul het aantal uren schorsing per week in.
    4. Vink de werkdagen aan.
11. Klik op: Aanmaken.

Let op:

Om een schorsing aan Partena te kunnen leveren, moeten alle vereiste velden ingevuld zijn. De medewerker weet echter niet altijd welke gegevens hij of zij moet invullen. Je kunt dit op twee manieren oplossen:

• Stel achterliggend een voorkeurwaarde in het profiel in. Dit is geschikt als de waarde altijd hetzelfde is, bijvoorbeeld bij de looncode voor tijdskrediet.
• Laat het veld leeg tijdens de aanmaakfase en laat de personeelsverantwoordelijke het invullen bij het beoordelen van de aanvraag. Kies hiervoor als er meerdere mogelijke waarden zijn.

  Dit geldt voor de volgende velden:

• Bij de schorsing: Looncode en, indien van toepassing, Begindatum vervangingsloon, FTE afwezigheid, Percentage actueel loon en Afhouding loon.
• Bij het rooster: Schorsing urensoort, Type voltijds en Afdruk C131A/C131B.

Schorsing registreren via workflow

Na het aanmaken van de schorsing beoordeelt de personeelsverantwoordelijke of de leidinggevende de aanvraag via de workflow. Maak je bepaalde velden in het aanmaakprofiel onzichtbaar, omdat de medewerker niet weet wat hij of zij daar moet invullen? Dan vult de personeelsverantwoordelijke deze velden in via het beoordelingsprofiel. Een voorbeeld is de urensoort bij een medewerker met een werkrooster.

In de workflow kan je werken met documenten. De leidinggevende en de medewerker kunnen het document ondertekenen. Na goedkeuring registreert Profit de schorsing en het bijbehorende rooster.

Meer informatie hierover lees je in de volgende artikelen:

• Workflows voor schorsingen
• Workflow
• Workflow inrichten in vogelvlucht

Schorsing raadplegen

Nadat je de schorsing met rooster geregistreerd hebt, kan je als leidinggevende of personeelsverantwoordelijke het rooster en de schorsing raadplegen via InSite.

Schorsing met rooster raadplegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar het menu-item: HRM.
3. Ga naar het overzicht: In dienst.
4. Selecteer de medewerker.

   De stamkaart van de medewerker opent.

5. Ga naar het overzicht: Rooster.

   Je ziet het rooster staan.

   

   Voeg je bij de schorsing een einddatum toe, dan genereert Profit na de tijdelijke schorsing automatisch een nieuwe roosterregel op basis van het eerder vastgelegde rooster.

6. Ga naar het overzicht: Schorsing.

   Je ziet de schorsing van de medewerker staan.

   

Aanlevering SD Worx

Profit stuurt schorsingen en de bijbehorende roostergegevens (kalender) door naar ExpertSalary van Partena. Profit verdeelt deze gegevens over het ERP-bestand, TIME-bestand en het Clock-bestand.

ERP-bestand

Profit levert schorsingen aan via registratie 08 (Schorsing) in het ERP-bestand. Deze registratie bevat de basisgegevens van de schorsing en het aantal schorsingsminuten per dag. Profit vermeldt per schorsingsdag het dagnummer op positie 119–121 en het aantal schorsingsminuten op positie 122–126. Bevat de cyclus op meerdere dagen schorsingsuren? Dan plaatst Profit de gegevens per dag waarop er een schorsing van toepassing is achter elkaar in het bestand.

Partena houdt voor iedere schorsing een historiek bij met een begindatum, en indien van toepassing een einddatum.

Voorbeelden

Voorbeeld 1

De medewerker werkt op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag telkens 7 uur en 36 minuten van 9.00 tot 17.06 uur, met een halfuur pauze. Op woensdag neemt de medewerker een volledige dag tijdskrediet. Profit neemt dit als volgt op in het ERP-bestand:

00012345000002008 0000000020 147002026060120260630100 X00000320260601000000000000002000000 00300456

Bij dag 3 van de week (woensdag) registreert Profit 456 minuten schorsing. Dit komt overeen met 7 uur en 36 minuten en dus met een volledige werkdag volgens het rooster van de medewerker.

Voorbeeld 2

De medewerker werkt op maandag, dinsdag en woensdag telkens 7 uur en 36 minuten van 9.00 tot 17.06 uur, met een halfuur pauze. Op donderdag heeft de medewerker 4 uur schorsing en op vrijdag een volledige dag schorsing van 7 uur en 36 minuten. Profit neemt dit als volgt op in het ERP-bestand:

00012345000002008 0000000025 147002026070120260731100 X00000420260701000000000000003053000 00400240 00500456

Bij dag 4 van de week (donderdag) registreert Profit 240 minuten schorsing, wat overeenkomt met 4 uur. Bij dag 5 van de week (vrijdag) registreert Profit 456 minuten schorsing, wat overeenkomt met 7 uur en 36 minuten.

Wil je weten hoe Profit het volledige ERP-bestand opbouwt? Raadpleeg het helpartikel ERP-bestand.

TIME-bestand (roosterbestand)

Bij zowel weekroosters als medewerkerspecifieke roosters telt Profit de schorsingsuren per dag op bij de gewerkte uren. Profit neemt het totaal aantal uren per dag op in het roosterbestand. Bij standaardroosters kun je geen schorsingen registreren en aan Partena doorsturen.

Wil je weten hoe Profit het volledige TIME-bestand opbouwt? Raadpleeg het helpartikel TIME-bestand.

Clock-bestand (kalender- en loonbestand)

Het kalender- en loonbestand toont per dag hoeveel minuten een medewerker presteert en welke afwezigheden gelden. Profit bouwt dit bestand op met gegevens uit de roosterkalender en de schorsingen van de medewerker.

Het bestand bevat onder andere:

• het dossiernummer
• de medewerker
• de datum
• het prestatietype
• de looncode
• het aantal minuten

Profit maakt voor iedere dag van de maand een kalenderregel aan. Het onderstaande voorbeeld toont de kalenderregels van de eerste week van juni. Op woensdag heeft de medewerker een schorsing voor tijdskrediet met looncode 14700.

Wil je weten hoe Profit het volledige kalenderbestand opbouwt? Raadpleeg het helpartikel Clock-bestand.

Zie ook

• Schorsing
• Schorsing inrichten
• Aanmaken schorsing MSS
• Partena