thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Algemene inrichting AFAS Pocket

Dit onderwerp heeft betrekking op aanvullende algemene onderdelen, zoals Zoekweergaven, dossier en Profit Agenda. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit Windows is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Inhoud

Dossier

Gebruikers kunnen dossieritems insturen via AFAS Pocket, als je het onderstaande hebt ingericht.

Als je dit hebt ingericht, hebben gebruikers in AFAS Pocket een menukeuze voor het aanmaken van dossieritems. Als je dit niet hebt ingericht, wordt de menukeuze niet getoond.

Deze functionaliteit is ook beschikbaar als je InSite niet gebruikt. Als je InSite wel gebruikt, werkt de autorisatie op het aanmaken en tonen van dossieritems ook door in AFAS Pocket.

Insturen dossieritems inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Maak een profiel aan voor elk type dossieritem waarvoor dossieritems mogen worden ingestuurd via AFAS Pocket. Je kunt ook bestaande InSite-profielen gebruiken.
  3. Activeer de functionaliteit:
    1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
    2. Selecteer de gebruikersgroep.
    • Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Dossier toevoegen.
  4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  5. Ga naar het tabblad Dossierprofielen.
  6. Koppel de profielen die gebruikt mogen worden voor het insturen van dossieritems via AFAS Pocket. Je kunt hier alleen 'dossierprofielen' selecteren.
  7. De autorisatiefilters op type dossieritem gelden hier ook. Controleer of je deze goed hebt ingericht.

Zie ook:

Insturen via ESS of MSS inrichten:

Bij dossieritems met de bestemming Medewerker bepaal je zelf of de ESS- of MSS-pagina in beeld komt in Pocket.

  • Bij ESS wordt bij de bestemming Medewerker altijd de huidige medewerker (instuurder) ingevuld. De instuurder kan geen andere medewerker selecteren.
  • Bij MSS selecteert de instuurder de medewerker waarop het dossieritem betrekking heeft. Hierdoor kan bijvoorbeeld een manager een dossieritem insturen voor een andere medewerker.

Pocket bepaalt op basis van de onderstaande inrichting welke pagina (ESS of MSS) in beeld moet komen. Mocht dit niet goed gaan, dan kun je de toegekende autorisatie controleren via Algemeen / Beheer / Autorisatie-inzicht / Pagina-autorisatie InSite.

ESS inrichten:

  1. Bij een eigen type dossieritem moet de bestemming Medewerker optioneel of verplicht zijn. Bij negatieve typen kun je dit niet zelf bepalen.

    Ook moet In InSite insturen aangevinkt zijn, je doet dit met de actieknop InSite aan/uit.

  2. De medewerkers die ESS moeten gebruiken, mogen ALLEEN geautoriseerd zijn voor de ESS-aanmaakpagina van het type dossieritem, niet voor andere aanmaakpagina's die gekoppeld zijn aan een aanmaakprofiel.

MSS inrichten:

  1. Bij een eigen type dossieritem moet de bestemming Medewerker optioneel of verplicht zijn. Bij negatieve typen kun je dit niet zelf bepalen.
  2. In de eigenschappen van het type dossieritem, tabblad Instellingen, moet het veld Medewerker gegevensfilter toepassen bij insturen aangevinkt zijn.
  3. De medewerkers die MSS mogen gebruiken, moeten geautoriseerd zijn voor een andere aanmaakpagina dan de ESS-aanmaakpagina. Dit kan een MSS-aanmaakpagina of een algemene aanmaakpagina zijn.
  4. In Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Zoekweergaven, is een weergave gekoppeld in het veld Medewerkers (incl. autorisatie). Door het aanvinken van Medewerker gegevensfilter toepassen bij insturen wordt deze weergave gebruikt in Pocket bij het insturen van een dossieritem via MSS. De instuurder selecteert via deze weergave de medewerker die als bestemming moet worden vastgelegd.Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen
Zoekweergaven instellen

Een gebruiker kan in AFAS Pocket gegevens opzoeken in een zoekweergave. Bij een aantal zoekweergaven kun je de indeling van de weergave zelf bepalen.

Let op:

Dit geldt alleen voor zoekweergaven op basis van een profiel, bijvoorbeeld bij declaraties op basis van declaratieprofielen.

Je maakt de weergave voor Pocket eerst in de functie waarin je de weergave normaal gesproken onderhoud. Vervolgens kop

el je de weergave in de instellingen van AFAS Pocket.

Weergaven onderhouden:

  1. Ga naar: Algemeen / Pocket App / Instellingen, tabblad Zoekweergaven.
  2. Klik op Toon en voeg eventueel een nieuwe weergave toe. Houdt er rekening mee dat Pocket de velden onder elkaar zet, gebruik dus niet teveel velden.

    Je kunt de zoekweergave op projecten in Pocket alleen gebruiken als je geen gebruik maakt van geldigheidscombinaties. Deze zoekweergave gebruik je bij vastleggen van een dossieritem of een declaratie waarbij het veld Project is opgenomen.

Agenda

Gebruikers kunnen afspraken in Profit Agenda raadplegen via Pocket.

Profit Agenda autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden toegang mogen hebben tot Profit Agenda.
  3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Agenda.

Profit Agenda gebruiken:

Let op de instellingen in Pocket Agenda voor het tonen van Profit-afspraken en andere afspraken. Ook instellingen op je smartphone kunnen van invloed zijn op het tonen van privé afspraken.

Tik in Pocket Agenda op de drie puntjes rechtsboven om de instellingen aan te passen.

Dat_Agenda in Pocket

Bericht/chat versturen

Je kunt handmatig een bericht opstellen en verzenden aan Pocket-gebruikers. Handig voor belangrijke incidentele mededelingen. Dit kan op twee manieren:

  • De beheerder verzendt een bericht via Profit Windows.
  • Een medewerker verzendt een bericht naar een andere medewerker of naar alle medewerkers van een organisatorische eenheid.

Het is ook mogelijk om bepaalde notificaties/push-berichten automatisch te verzenden.

Voorbereiding:

Voor beide manieren moet eerst het Berichtencentrum autoriseren.

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de groep die je wilt autoriseren voor deze functionaliteit.
  3. Ga naar het tabblad: Pocket en autoriseer het onderdeel Berichtencentrum. Hierdoor krijgen Pocket-gebruikers toegang tot het tabblad Berichtencentrum.

Manier 1: bericht verzenden vanuit Profit Windows (beheerder):

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers.
  2. Ga naar het tabblad Chat.
  3. Je kunt het bericht personaliseren met tags.

  4. Vink vervolgens de gewenste gebruikers aan en verstuur de notificatie.

Manier 2: bericht verzenden via AFAS Pocket (gebruikers):

  1. Open Pocket en open Berichten.
  2. Maak een nieuw bericht aan.
  3. Vink Verstuur aan team aan om een bericht te sturen aan de medewerkers van een organisatorische eenheid.

    Je ziet alleen de organisatorische eenheden waar je volgens het bezettingsoverzicht rechten op hebt. Dit zijn de organisatorische eenheden op de volgende InSite-pagina's: Medewerker bezettingsoverzicht ESS (verlof aanvragen) en Medewerker bezettingsoverzicht MSS (verlof beoordelen). Zie verder Bezettingsoverzicht verlof InSite inrichten.

Direct naar

  1. AFAS Pocket gebruiken
  2. Kostensoort toevoegen voor kilometerregistratie (reiskosten)
  3. Basisinrichting
  4. Inrichting algemene onderdelen, zoals dossier en zoekweergaven
  5. Inrichting Financieel
  6. Inrichting HRM
  7. Inrichting Projecten
  8. Inrichting Flex
  9. Inrichting Bouw
  10. Gebruikersaccounts (tokens) beheren
  11. Notificatie verzenden aan AFAS Pocket-gebruikers

Process

Instelling

Work area

Pocket