Projectprognose

Een projectprognose is een 'snapshot' van de huidige werkbegroting die je periodiek vastlegt. Je krijgt dan dus de stand van de vorige periode als snapshot en die kun je met een standopname op bewakingscode beïnvloeden.

Projectprognoses zijn per project per periode. Van een project moet een werkbegroting bestaan, wil je er een projectprognose van kunnen maken.

Dit gebruik je bijvoorbeeld als je periodiek met je projectteam bespreekt hoe ver het met het project is. Je bekijkt samen de projectprognose en besluit dan om al of niet bij te stellen. Als jullie het eens zijn, sluiten jullie de prognose van een periode af, waarna je een nieuwe toevoegt voor de volgende periode. De opeenvolging van de projectprognoses geeft vervolgens een goed beeld van de projectvoortgang en het te verwachten financiële resultaat.

De perioden voor de projectprognose bepaalt Profit via de periodetabel. Je stelt de periodetabel vast in de projectinstellingen en deze geldt vervolgens voor alle projecten. Mogelijke perioden zijn: week, 4-weken en maand.

Als je projectprognoses wilt gebruiken moet je dit eerst inrichten.

Een projectprognose maak je niet in de lopende maand maar over de voorgaande.

Mis je een project in de projectprognose? Dit kan komen door de peildatum of door de projectstatus.

Raadplegen projectprognoses

Alle projectprognoses raadplegen:

1. Ga naar: Projecten / Projectprognose / Projectprognose.
2. Open de weergave Alle Projectprognoses.
3. Filter op het project.

   Let op:

   Een project is alleen zichtbaar als aan het project een werkbegroting gekoppeld is en de peildatum goed staat. Het project moet ook een begindatum hebben.

4. Sorteer op een logische volgorde indien nodig.

   

   In deze weergave is de projectprognose van november nog niet afgesloten.

   Stel het is nu eind november - hoe staat het project er nu voor?

Velden in de projectprognose

De berekening van de velden in de projectprognose is als volgt:

• Totale aanneemsom

  Profit berekent de som van alle termijnbedragen (in basisvaluta) van alle factuurtermijnen die bij het project of de subprojecten van de werkbegroting horen en die van toepassing zijn (dwz alleen de factuurtermijnen met een Peildatum vóór de einddatum van de periode). Profit neem het veld uit het project als er geen factuurtermijnen zijn.

  Bij de factuurtermijnen is het veld Peildatum beschikbaar waarin automatisch de datum komt waarop de factuurtermijn is toegevoegd. Profit kijkt naar dit veld om te bepalen of een termijn meegenomen moet worden in de projectprognose of niet.

  • Profit neemt een factuurtermijn niet mee in de berekeningen voor de aanneemsom als de peildatum (de datum van toevoegen van de factuurtermijn) ná de einddatum van de periode van de projectprognose ligt.

  Het veld Peildatum kun je zelf in je boekingslay-outs toevoegen. Je kunt het veld ook handmatig wijzigen, bijvoorbeeld naar een datum drie projectprognose-perioden verderop.

• Meer-/minderwerk: Totaal van de factuurtermijnen die van toepassing zijn op grond van het veld Peildatum (de peildatum valt voor de einddatum van de projectprognose-periode), maar dan waarbij het veld Meerwerk aan staat. Profit neem het veld uit het project op het moment dat er geen factuurtermijnen zijn.
• Aanneemsom (zonder meer-/minderwerk): Dit veld werkt hetzelfde als de totale aanneemsom, maar dan voor alle factuurtermijnen waar het vinkje 'Meerwerk' uit staat. Profit neem het veld uit het project op het moment dat er geen factuurtermijnen zijn.
• Financieel Resultaat: Totale aanneemsom excl. btw -/- Prognose einde werk kosten
• Financieel resultaat excl. inkoopres.: Totale aanneemsom -/- Prognose einde werk kosten (excl. inkoopresultaat).
• Meetstaatbedrag (origineel): Alle meetstaatregels met:
  • Soort meetstaatregel = Origineel
  • Verwerkingsmethode = Ongelijk aan Te accorderen (Of = Niet verrekenbaar; Fictief en Verrekenbaar)
• Meetstaatbedrag (meer-/minderwerk): Alle meetstaatregels met:
  • Soort meetstaatregel = Meerwerk
  • Verwerkingsmethode = Ongelijk aan Te accorderen (Of = Niet verrekenbaar; Fictief en Verrekenbaar)
• Totaal meetstaatbedrag: Meetstaatbedrag (meer-/minderwerk) + Meetstaatbedrag (origineel)

De volgende velden neemt Profit over uit de werkbegroting en worden dan bevroren. Bij een nieuwe projectprognose-periode neemt Profit de dan geldende waarden over:

• Projectstatus
• Datum gereed planning
• Werkelijke datum gereed

Raadplegen stand van project InSite

Ook InSite biedt belangrijke inzichten:

1. Open InSite.
2. Open de eigenschappen van het project.
3. Raadpleeg het Huidig resultaat en de Totalen facturering.

   

4. Ga naar het tabblad Werkbegroting:

   

   Je ziet hier wat op dit moment het begroot bedrag, het verwacht resultaat en de prognose is.

Projectprognose aanpassen

Je kunt een projectprognose aanpassen door:

• Nacalculatie die nog ontbrak toe te voegen.
• Een standopname toevoegen in Profit of in InSite.

  

  Open hiervoor de projectprognose (je ziet dan een kopie van de werkbegroting), selecteer een bewakingscode en klik op de actie Standopname.

  Je maakt dan een standopname van de huidige (meest recente openstaande) periode.

  Lees hier de uitleg van de velden. In deze afbeelding is de bewakingscode 05321, dit komt overeen met 0532.ma (codes eindigend op 1, 2, 3 of 4 zijn resp. gelijk aan codes op MA, AR, ME, OA en OV).

  Selecteer eventueel een totaalregel en klik op de actie Details om te zien welke inkoopoffertes, -orders, voorcalculaties etc. op de bewakingscode staan.

Toestaan buiten inkoop

Je kunt vanuit de Projectprognose kosten toestaan buiten inkoop.

De actie Toestaan buiten inkoop start met als datum de begindatum van de periode.

Na voltooien van de wizard werkt Profit de projectprognose ook weer bij.

Zie ook:

• Buiten inkoop toestaan

Kansen en risco's

Per Projectprognose kun je kansen en risico's vastleggen per periode.

Zie ook:

• Kansen en risico's in projectprognose
• Dashboard Bouw - Kansen en risico's

Periode actualiseren

Een nog niet afgesloten periode kun je actualiseren. Dit betekent dat bijvoorbeeld na wijziging van nacalculatie, of toevoeging van een standopname, de cijfers van de projectprognose van de openstaande periode bijgewerkt worden.

Let op:

Met het actualiseren van de projectprognose actualiseert Profit alleen de projecten die al aanwezig waren in de betreffende periode. Als projecten nog niet aangemaakt waren zullen deze hiermee ook niet alsnog voor de betreffende periode toegevoegd worden. Dit doe je via de actie Periode aanmaken.

1. Ga naar: Projecten / Projectprognose / Projectprognose.

   

2. Selecteer de prognose en klik op Acties / Actualiseren periode.

   

3. Wijzig eventueel de administratie.
4. Klik op: Voltooien.

   

   In dit geval is door het toevoegen van nacalculatieregels het bedrag bij Besteed omhoog gegaan.

Projectprognose afsluiten

Als de projectprognose besproken en akkoord is bevonden door de betrokken partijen kun je deze afsluiten. Dit betekent dat de projectprognose definitief is; actualiseren kan niet meer.

1. Selecteer de nog niet afgesloten (voorgaande) prognose.
2. Druk op CTRL+S om de regel te kunnen selecteren.
3. Selecteer de regel en klik op de actie: Afsluiten periode.
4. Klik op Ja bij de vraag.

De open prognose is nu uit de weergave met lopende prognoses verdwenen, maar wel te zien in de weergave met alle projectprognoses.

Voordat je een projectprognose voor een nieuwe periode kunt toevoegen, moet je alle prognoses van de voorgaande periode afsluiten.

Periode voor projectprognose aanmaken

Een projectprognose is in principe een kopie van de werkbegroting waarbij de gegevens als inkooporder, nacalculatie, etc. erin zijn opgenomen op basis van de peildatum, namelijk de laatste dag van de geselecteerde periode. Wijzigingen in de werkbegroting hebben na het maken van de projectprognose geen invloed op de projectprognose (tenzij je actualiseert).

1. Ga naar: Projecten / Projectprognose / Projectprognose.

   Voordat je een nieuwe prognose kunt aanmaken, moet je de prognoses van de voorgaande periode afsluiten, als die er zijn.

2. Klik op Acties / Aanmaken periode. Hiermee maak je een nieuwe prognose volgens de periode die is ingesteld.

   

3. Klik op: Voltooien.