Projectbewaking met werkbegroting

Tijdens de realisatie van het project bewaak je de kosten en houd je de voortgang in de gaten. Dit doe je vanuit de werkbegroting. De werkbegroting bevat velden voor de bewaking van 'binnen inkoop' en 'buiten inkoop'.

Met 'Binnen inkoop' bedoelen we het gedeelte van de werkbegroting dat is ingekocht via een inkooporder.

Met 'Buiten inkoop' bedoelen we het gedeelte van de werkbegroting dat niet is ingekocht via een inkooporder.

Je zult met name sturen op wat 'buiten inkoop' wordt ingekocht.

Je maakt daarbij gebruik van de Bewakingscodes. Op basis van de bewakingscode worden de gegevens uit de verschillende onderdelen binnen Profit bij elkaar gehaald en getotaliseerd, o.a. de werkbegroting, realisatie, inkopen, reserveringen en verplichtingen. De bewakingscode is een onmisbaar gegeven in het volledige bewakingsproces in Profit. Ook Hoofdstukken en Paragrafen kun je gebruiken, als je dit hebt ingericht.

Lees ook meer over:

Berekening velden Werkbegroting/standopname

Begrippen voor de bouw

Buiten inkoop

Werkbegroting ná inlezen CUF-bestand

Bij het inlezen van een calculatie kun je direct een werkbegroting aanmaken.

Als je de werkbegroting raadpleegt na het inlezen zie je dat de velden Origineel en Begroot gevuld zijn.

Zie ook:

• Ingelezen tekst raadplegen

  Je kunt ook tekst uit CUF-bestanden inlezen in Profit.

  Inlezen tekst:

  1. Raadpleeg het CUF-bestand. Bijvoorbeeld:

     

     De tekst bij Begrotingsregel omschrijving is de tekst die Profit opneemt in de werkbegroting. Als de bewakingscode is gevuld, komt de tekst in beide weergaven. Anders alleen in de weergave met subtotalen.

  2. Vul de velden Sorteercode en Waarde in in de wizard voor het inlezen van het CUF-bestand.

  

  Bij het voorbeeld stel je Sorteercode in op 'stk' en Waarde op '.' Dan wordt de omschrijving van de begrotingsregel toegevoegd.

  Bij Sorteercode mag je geen waarde kiezen die al bij de velden erboven gekozen is.

  Tekst raadplegen na het inlezen van de CUF:

  Je kunt de tekst uit de CUF niet aanpassen in de werkbegroting, alleen raadplegen.

  1. Open de werkbegroting.
  2. Open de weergave Totale werkbegroting.

     In deze weergave zie je de bewakingscodes op volgorde.

     De tekstregel moet wel de bewakingscode bevatten om in deze weergave terug te komen.

     De opmerking komt uit een subregel van een bewakingscode naar de totaalregel. Je moet eerst het veld CUF opmerkingen toevoegen aan de weergave.

     • Klik in het veld CUF opmerkingen van de totaalregel (blauwe regel).

       

       Er kunnen ook meerdere tekstregels in het veld zijn opgenomen. Deze komen dan uit verschillende subregels van de bewakingscode.

       Als je wilt zien van welke bewakingscoderegel(s) de tekst in de totaalregel terugkomt, ga je naar de andere weergave Werkbegroting met subtotalen.

  3. Open de weergave Werkbegroting met subtotalen.

     In deze weergave zie je het tekstveld bij de bijbehorende subregel met de bewakingscode. De volgorde is die van het CUF-bestand. Ook als de bewakingscode in de CUF-tekstregel ontbreekt, zie je de tekst in deze weergave terug.

     • Open de weergave.
     • Filter in deze weergave bij Type item op Txt en bij Itemcode op *****.

       

       De tekst staat in het veld Omschrijving.

Werkbegroting ná inlezen CUF-bestand voor Meerwerk

Bij het inlezen van een calculatie voor meerwerk (Type mutatie is dan Meer-/minderwerk).

Als je de werkbegroting raadpleegt na het inlezen van een meerwerk-calculatie zie je dat het veld Meerwerk (MM) gevuld is.

Begroot wordt na inlezen 'Orgineel + Meerwerk'.

Werkbegroting na splitsen

Als je regel in een werkbegroting hebt gesplitst met een deel van Arbeid naar Onderaanneming:

Ziet de werkbegroting er na splitsing bijvoorbeeld zo uit:

Je ziet het splitsen o.a. bij de kolom Verschil, BU begroot en bij Type mutatie.

Door het splitsen veranderen de voorcalculatieregels, maar het budget (de totaal kostprijs) blijft gelijk.

Werkbegroting na verplaatsen

Als je een of meerdere regels in een werkbegroting hebt verplaatst van bijvoorbeeld Arbeid naar Onderaanneming, zie je dit in de kolom Verschil.

In dit voorbeeld is een heel aantal regels van 10002 (Arbeid) naar 10004 (Onderaanneming) verplaatst.

Bij verplaatsen van Arbeid naar Onderaanneming wordt het bedrag omgerekend van aantal uren, naar aantal eenheden. Hierbij kunnen afrondingsverschillen ontstaan. Lees daarover hier meer:

Berekeningen bij verplaatsen regel naar ander type projectkosten

Door het verplaatsen veranderen de voorcalculatieregels, maar het budget (de totaal kostprijs) blijft gelijk.

Werkbegroting na inkooporder

Maak een inkooporder aan vanuit de werkbegroting.

Je vindt de inkooporder terug in Ordermanagement (via Ordermanagement / Inkoop / Inkooporder). Ook zie je hem in de werkbegroting via de actie Inkooporder en het nummer zie je in de kolom Ink.nr.

Op moment van inkopen wordt het veld Toegestaan en Opdracht in de werkbegroting gevuld. Je ziet dit bijvoorbeeld goed in de weergave Totale werkbegroting (Sub), als je filtert op de bewakingscode waarvoor je de inkooporder hebt geboekt.

• Toegestaan is de kostprijs van de werkbegrotingsregel die gebruikt is in inkoop.
• Opdracht is het bedrag uit de inkooporder.

Wijkt het bedrag in Opdracht af van Toegestaan dan krijg je o.a. een Resultaat inkoop en gegevens in de 'Buiten inkoop'-velden. Zie: Werkbegroting na inkooporder met prijsverschil en Werkbegroting na inkooporder met termijnschema met prijsverschil.

Als je verder naar rechts scrollt zie je de Prognose-velden:

• Bij Binnen prognose kosten zie je de inkooporder die nog niet betaald is (in bovenstaande afbeelding is dit veld verborgen).
• Bij Nog te verwachten kosten zie je wat aan inkoopordersnog betaald moet worden, zowel binnen als buiten inkoop. Maar in dit geval alleen binnen inkoop dus.
• Prognose en N.t.v. kosten komen in dit geval overeen.

Werkbegroting na meerdere inkooporders

Maak meerdere inkooporders aan vanuit de werkbegroting waarvan de tweede buiten budget is.

Meerdere inkooporders moet je eerst hebben toegestaan op de bewakingscode.

Als je de bewakingscode instelt voor meerdere inkooporders heb je deze instellingen met betrekking tot het inkoopresultaat:

• Toegestaan, direct meetellen in Inkoopresultaat zorgt ervoor dat er direct inkoopresultaat ontstaat bij eerst inkoop.
• Toegestaan, alleen bij overschrijding meetellen in inkoopresultaat: Geen direct resultaat inkoop, maar pas bij overschrijding van budget.
• Toegestaan, inkoop- en uitvoerresultaat terug in begroting Hierbij laat Profit het uitvoerresultaat terugvloeien naar de begroting.

Direct meetellen in inkoopresultaat kan er dan zo uit zien bij een negatief resultaat:

In bovenstaande afbeelding heb je twee inkooporders aangemaakt, één voor het bedrag dat origineel begroot was en één voor een extra bedrag dat niet begroot was. In de bewakingscode staat de instelling op 'Toegestaan, direct meetellen in inkoopresultaat' aan. De inkooporder die voor deze bewakingscode boven de begroting uitgaat vormt een negatief resultaat op je inkoop (Resultaat inkoop).

Als je verder naar rechts scrollt zie je ook de Prognose-velden.

Hieronder zie je hoe 'Toegestaan, inkoop- en uitvoerresultaat terug in begroting' uitwerkt

Een uitvoerresultaat ontstaat door een verschil tussen inkooporder en ontvangst, confrontatie en factuur. Bijvoorbeeld bij afhandelen van de inkooporderregel waarvan nog niet alle aantallen geleverd zijn ontstaat er een uitvoerresultaat. Uitvoerresultaat verlaagt het bedrag toegestaan. Dit verhoogt het bedrag begroot buiten inkoop. Begroot buiten inkoop is vervolgens weer beschikbaar om in te kopen. Mede doordat het uitvoerresultaat terugkomt in begroot buiten inkoop kan de gebruiker een betere inschatting doen van de nog te verwachten kosten met behulp van een bijstelling vanuit de standopname.

• Als de opdracht kleiner of gelijk is aan begroot (minder in inkoop dan in budget):

  Bij een positief resultaat:

  

  In dit voorbeeld heb je op de inkooporder 00125 een ontvangst gehad van 3 stuks in plaats van 4. Het resterende aantal (1 á 500 Euro) heb je afgehandeld want het bleek niet meer nodig. Dit is dus een positief resultaat. Hiermee wordt het Toegestaan binnen inkoop bedrag verlaagd (dit was 2000 en is nu 1500), waardoor het uitvoerresultaat terug komt in Begroot buiten inkoop (dit was 72 en is nu 572), en niet intelt op het verwacht resultaat.

  Als het uitvoerresultaat negatief is (normaal gesproken is dit verlies), dan wordt het uitvoerresultaat van het begroot buiten inkoop gehaald voor het bedrag waar nog budget voor is. Bijvoorbeeld: Begroot = 1000, Opdracht = 950, Uitvoerresultaat = -80 -> extra budget = -50, Begroot buiten inkoop = 0, Verwacht resultaat = -30.

• Als de opdracht groter is dan begroot (meer in inkoop dan in het budget):

  Als het uitvoerresultaat positief is (normaal gesproken winst), dan kan dit alleen terug naar begroot buiten inkoop voor het gedeelte dat niet in het negatieve inkoopresultaat zit. Bijvoorbeeld: Begroot = 1000, Opdracht = 1050, Uitvoerresultaat = 80 -> extra budget = 30, Begroot buiten inkoop = 30, Verwacht resultaat = 0.

  Als het uitvoerresultaat negatief is (normaal gesproken verlies), dan kan dit niet van het budget worden afgehaald (want er is geen budget meer). Bijvoorbeeld: Begroot = 1000, Opdracht = 1050, Uitvoerresultaat = -80 -> extra budget = 0, Begroot buiten inkoop = 0, Verwacht resultaat = -130.

Reservering

Vanuit de inkooporder kan een reservering aangemaakt worden. Dit zien we als een reservering op de kosten. Hiermee wordt het inkoop resultaat verlaagd.

Reservering bijvoorbeeld:

Resulteert in:

Resultaat uitvoer

Een uitvoerresultaat zorgt ervoor dat de prognose van kosten lager wordt. Ook heeft het uitvoerresultaat invloed op je verwacht resultaat.

Je kunt nagaan welke boekingen van invloed zijn geweest op je uitvoerresultaat per bewakingscode via de details van de bewakingscode, tabblad Inkooporder.

Resultaat uitvoer (inkoop)

Resultaat uitvoer (inkoop) ontstaat wanneer:

• De prijs in de Ontvangst wordt aangepast. Blijkbaar vallen de kosten toch lager/hoger uit dan ingekocht.
• De inkooporder(regel) wordt afgehandeld. Blijkbaar wordt de inkooporderregel niet meer ontvangen. Hierdoor ontstaat ook een positief voordeel.
• Confrontatie: Er wordt meer geconfronteerd op een ontvangstregel dan is toegestaan.
• Verplichting: Er wordt meer geboekt op verplichting dan is toegestaan.

In dit voorbeeld is een ontvangst toegevoegd, waarbij het bedrag is gewijzigd van Euro 1500 naar 1000.

Resultaat uitvoer (besteed)

Dit ontstaat wanneer:

• De inkoopfactuur wordt gematcht met een inkooporder middels confrontatie of verplichting. Daarnaast wordt een restantbedrag van de inkoopfactuur op een losse journaalpostregel geboekt, met een projectboeking.

In het voorbeeld: De ontvangst is van 1000 euro. De inkoopfactuur is 1150. Er wordt dan maar 1000 euro geconfronteerd. De overige 150 euro wordt op een aparte journaalpostregel geboekt.

Besteed binnen inkoop

• Besteed binnen inkoop = de inkoopfacturen die via de confrontatie of verplichting gematcht zijn met een inkooporder van de werkbegroting.

Een inkoopfactuur is in zijn geheel Besteed binnen inkoop óf in zijn geheel Besteed buiten inkoop. Een combinatie is niet mogelijk.

Prognose kosten binnen inkoop

De prognose kosten inkoop is een gevolg van bovenstaande scenario’s.

opdracht + reservering – totaal uitvoer resultaat.

Werkbegroting na nacalculatie geboekte uren

Je boekt uren nacalculatie waarbij je de bewakingscode registreert.

In de kolom Besteed# zie je het aantal uur geboekte nacalculatie terug.

Selecteer de details van de regel, tabblad Nacalculatie om de bij de regel horende nacalculatie te raadplegen.

Een bewakingscode met Arbeid staat altijd ook in de kolom Buiten begroot, omdat daarvoor geen inkooporders worden gemaakt. Een nacalculatie in de vorm van geboekte uren, arbeid dus, vermindert óók BU begroot én het Verwacht Resultaat.

Logisch gevolg van een negatief Verwacht resultaat als gevolg van arbeid is dat een Standopname wordt gemaakt. Dit betreft dan vooral het % Gereed (en niet zozeer bijstelling).

Werkbegroting na projectboeking

Maak een inkoopfactuur aan zonder koppeling vanuit de werkbegroting als projectboeking, maar wel op het project en de bewakingscode. Je ziet dat deze gegevens als 'Buiten inkoop' worden geregistreerd.

Werkbegroting na inkooporder met prijsverschil

Maak een inkooporder aan vanuit de werkbegroting en wijzig de inkoopprijs naar een hoger bedrag. Je ziet vervolgens in de werkbegroting dat een Resultaat inkoop ontstaan is door het verschil in budget versus inkoopprijs.

Op moment van inkopen wordt het veld Toegestaan en Opdracht in de werkbegroting gevuld. Wijkt het bedrag in Opdracht af van Toegestaan dan krijg je een Resultaat inkoop. Resultaat inkoop is ook gelijk Verwacht resultaat.

Als je verder naar rechts scrollt zie je ook de Prognose-velden. In bovenstaande afbeelding:

• Bij Binnen prognose kosten zie je de inkooporder die nog niet betaald is.
• Bij BU progn. kosten zie je wat er nog te verwachten valt aan inkooporders behalve de inkooporder, ten opzichte van wat is begroot.
• Bij Nog te verwachten kosten zie je wat aan inkooporders nog betaald moet worden - in dit geval dus BU progn. kosten + totale nog niet betaalde inkooporders.
• Prognose en N.t.v. kosten komen in dit geval overeen.

Werkbegroting na inkooporder met termijnschema met prijsverschil

Maak een inkooporder met een termijnschema aan vanuit de werkbegroting en wijzig de inkoopprijs naar een lager bedrag. Je ziet vervolgens in de werkbegroting dat een Resultaat inkoop ontstaan is door het verschil in budget versus inkoopprijs.

• Het Resultaat inkoop kan bij termijnen alleen op de bewakingscode-regel getoond worden. Er is namelijk geen verdeling bekend over de regels.
• Resultaat inkoop betekent ook direct Verwacht resultaat.

En in de werkbegroting:

Zie ook

• Werkbegroting met ingelezen calculatie in voorcalculatie raadplegen
• Huidige versus initiële werkbegroting, op basis van bewakingscode in de weergave Werkbegroting met groepering op bewakingscode.
• Standopname versus resultaat in werkbegroting
• Projectprognose