Distribution d'une pièce jointe supplémentaire

Vous pouvez fournir une ou plusieurs pièces jointes supplémentaires du dossier d'une relation à une offre, une commande, une facture, etc. Par exemple, pour joindre un plan à une offre ou une spécification des heures à une facture.

Vous devez d'abord procéder à la configuration.

La pièce jointe supplémentaire doit être reprise dans le dossier de la relation. Si vous souhaitez plusieurs pièces jointes supplémentaires, vous devez les inclure dans la même pièce de dossier. Vous pouvez la reprendre lors de l'ajout de l'offre, de la commande, de la facture, etc., ou vous pouvez la reprendre d'avance dans le dossier de la relation. Si vous voulez toujours envoyer les conditions générales comme pièce jointe supplémentaire, vous pouvez par exemple les ajouter en masse dans le dossier de toutes les relations. De plus, vous pouvez aussi ajouter la pièce jointe via le Profit Communication Center si vous travaillez avec InSite. Vous utilisez dans tous les cas un type de pièce de dossier où le lien d'un fichier est autorisé.

La taille maximale des fichiers que vous pouvez enregistrer via le Centre de communication Profit est de 75 Mo. Les fichiers plus volumineux peuvent être enregistrés dans Profit en soumettant une pièce de dossier dans Profit Windows.La taille maximale des fichiers que vous pouvez envoyer par e-mail est de 30 Mo.

Attention :

Veillez à ce que les boîtes aux lettres du serveur de messagerie soient capables d’envoyer des pièces jointes de cette taille. Et veillez/vérifiez que la partie destinataire peut traiter des pièces jointes de cette taille.

Ajouter manuellement une pièce jointe supplémentaire lors de l'ajout du rapport :

1. Allez vers : 
   • Gestion commerciale / Processus achat / Commande d'achat ou
   • Gestion commerciale / Processus vente / Offre de vente ou Commande vente ou Bon livraison ou Facture ou Facture de comptoir/directe ou Offre d'achat.
   • CRM / Gestion des cours / Facturation / Factures
   • Comptabilité / Facturation / Factures
   • Abonnements / Facturation / Factures
   • Projets / Coût prévisionnel / Coût prévisionnel ou Projets / Facturation / Factures
2. Ouvrez les propriétés de l'offre/commande/facture/etc. active ou ajoutez-en une nouvelle.
3. Accédez à l'onglet : Pièce jointe dans le lay-out de saisie standard.
4. Sélectionnez sous Pièce jointe la pièce de dossier avec la pièce jointe, si vous avez ajouté la pièce jointe supplémentaire à distribuer comme pièce de dossier au dossier de la relation.

   Si vous ne pouvez pas sélectionner la pièce jointe supplémentaire dans le champ Pièce jointe, elle n'est pas encore ajoutée comme pièce de dossier. Ajoutez d'abord la pièce de dossier avec la pièce jointe tel que décrit ci-dessous.

5. Cliquez sur l'action : Ajouter une pièce jointe (ou Pièce jointe) pour ajouter la pièce jointe comme pièce de dossier au dossier de la relation.
   1. Sélectionnez sous Type de pièce de dossier un type de pièce de dossier où une Lier fichier est possible. Par exemple Note.
   2. Sous Sujet, remplissez un texte clair. Ce texte apparaît dans le champ Pièce jointe. Par exemple Dessin définitif 
   3. Cliquez sur : Suivant jusqu'à ce que vous puissiez sélectionner un fichier sous Pièce jointe.

      

   4. Sélectionnez sous Pièce jointe le fichier dans le type de pièce de dossier.
   5. Terminez la pièce de dossier.

   Vous êtes maintenant de retour dans le lay-out de saisie.

   

   Vous voyez alors à l'onglet Pièce jointe sous le champ Pièce jointe la pièce jointe que vous venez d'ajouter avec le libellé de la pièce de dossier (et non le nom du fichier).

6. Cliquez sur l'action : Afficher la pièce jointe si vous voulez voir si vous avez lié le bon fichier.
7. Terminez l'offre/la commande/la facture/etc.

   Vous pouvez à présent distribuer le rapport via e-mail. La pièce jointe supplémentaire ne sera pas imprimée.

Distribuez le rapport avec la pièce jointe supplémentaire via e-mail :

Profit envoie automatiquement un fichier de pièce jointe supplémentaire lors de la distribution du rapport si cela se fait via e-mail et/ou s'il est sauvegardé dans le dossier.

1. Sélectionnez l'offre/la commande/la facture/etc.
2. Cliquez sur l'action : Output. (Envoyer par e-mail est également possible).
3. Remplissez les données et cliquez surSuivant jusqu'à ce que vous arriviez à la liste avec les rapports à distribuer.
4. Sélectionnez le rapport à distribuer avec la pièce jointe supplémentaire.
5. Cliquez sur l'action : Exemple e-mail.

   

   Vous voyez que la pièce jointe supplémentaire a été ajoutée comme pièce(s) jointe(s) standard.

6. Fermez l’assistant. 

Consultation de la pièce jointe supplémentaire dans OutSite :

La pièce jointe supplémentaire avec une commande de vente, un bon de livraison et tous les types de facture, etc., peut être consultée dans le portail client dans OutSite par la relation de vente.

Si l'on facture à une autre relation de vente, Profit ajoute les pièces jointes supplémentaires tant dans le dossier de la relation de vente ordinaire que de la relation de vente 'facturer à'. Ainsi, il devient possible pour les deux relations de vente de consulter le dossier complet avec la facture dans OutSite.

1. Allez vers : le portail client dans OutSite.

   Le portail client peut être configuré différemment chez vous.

2. Allez vers : Mon organisation.
3. Allez vers : Commandes.
4. Allez vers : Commandes de vente, Bons de livraison ou Factures de vente.
5. Ouvrez les propriétés d'une commande de vente, d'un bon de livraison ou d'une facture de vente avec une pièce jointe supplémentaire.

   

Vous voyez maintenant la pièce jointe supplémentaire dans l'élément de page Pièce jointe.

Si vous avez configuré que la pièce jointe doit s'afficher directement, vous voyez ici la pièce jointe sans devoir cliquer.