Ajout d'un type de pièce de dossier
Les pièces de dossier que vous définissez dans les dossiers se classent par type. Le type de pièce de dossier constitue la base du paramétrage du workflow. Vous pouvez ajouter vous-même des types de pièce de dossier.
Attention:
Vous pouvez utiliser un maximum de 40 types de pièces de dossier avec champs libres.
Ajouter un type de pièce de dossier :
- Allez vers : CRM / Dossier / Configuration / Type de pièce de dossier.
- Cliquez sur : Nouveau.
- Saisissez le libellé .
- Dans Dossier, sélectionnez les options que vous voulez utiliser pour ce type de pièce de dossier :
- Sélectionnez la case à cocher Numéroter pièces dossier si vous voulez numéroter les pièces de dossier.
- Dans Dernier numéro utilisé, saisissez le dernier numéro utilisé. Profit recommence la numérotation des pièces à partir de là. Lorsque vous ajoutez un type de pièce de dossier, le dernier numéro utilisé est probablement le 0. La première pièce de dossier de ce type reçoit le numéro 1.
- Sélectionnez éventuellement les champs Date début et/ou Date fin si vous voulez les définir dans la pièce de dossier.
- Sélectionnez la case à cocher Occasion si vous voulez choisir une pièce envoyée auparavant comme sujet.
- Sélectionnez la case à cocher Type action si, lors de l'ajout de la pièce de dossier au dossier, vous voulez exécuter une action sur l'organisation, la personne ou l'employé. Vous pouvez ajouter vous-même des types d'action.
- Sélectionnez éventuellement les champs Priorité et/ou Source si vous voulez les utiliser pour la pièce de dossier.
- Sélectionnez la case à cocher Responsable si vous souhaitez lier un responsable (utilisateur) à la pièce de dossier.
Vous pouvez ainsi créer un aperçu de toutes les pièces de dossier d'un responsable sous forme de liste ou d'analyse. Ouvrez l'affichage Employé si vous voulez sélectionner un employé qui n'est pas un utilisateur.
- Dans Responsable, sélectionnez éventuellement les champs L'expéditeur de préférence auprès du responsable et Le responsable doit obligatoirement.
Ces champs s'appliquent uniquement à ce type de pièce de dossier. (Le paramètre de champ Obligatoire n'est pas toujours pratique car il s'applique à TOUS les types de pièce de dossier, alors que vous pouvez en avoir besoin uniquement pour les types de pièce de dossier d'un workflow).
- Sous Rapport, sélectionnez le rapport que vous voulez afficher si vous cliquez sur l'action Imprimer dans le workflow.
Vous pouvez par exemple sélectionner une fiche signalétique comme rapport. Ainsi, vous pouvez par exemple consulter les propriétés d'une organisation directement dans le workflow.
Vous pouvez uniquement sélectionner des rapports qui sont basés sur le type de rapport Pièce de dossier.
- Sélectionnez la case à cocher Explication si vous voulez saisir un texte d'accompagnement (mémo). Cela ne s'applique pas si vous sélectionnez ultérieurement Générer lettre type.
- Sélectionnez la case à cocher Lier fichier lorsque vous liez à l'article un fichier tel qu'un document scanné, une illustration ou une photo d'un quelconque format de fichier.
- Sélectionnez la case à cocher Générer lettre type si vous voulez fusionner un document. Sélectionnez la mise en page de document lors de l'envoi de la pièce de dossier. Le document fusionné est sauvegardé dans le dossier. Cela vaut également pour l'e-mail.
Attention:
Il est impossible d'activer Générer lettre type et Lier fichier simultanément. Vous ne pouvez utiliser qu'une seule des deux possibilités pour un type de pièce de dossier défini.
L'une des conditions nécessaires à l'intégration d'un document fusionné dans le dossier est que le champ Générer lettre type soit sélectionné.
- Sélectionnez la case à cocher Ouvrir automatiquement l'annexe de la pièce de dossier si vous voulez que la pièce jointe correspondante s'ouvre immédiatement à l'ouverture des propriétés d'une pièce de dossier. Un utilisateur possédant des droits de traitement peut la traiter directement.
- Sélectionnez éventuellement la case à cocher Disponible pour formulaires si vous souhaitez lier des formulaires de saisie au type de pièce de dossier (seulement si vous disposez de OutSite).
Attention:
Si vous sélectionnez ce champ, aucune destination ne peut avoir la valeur Obligatoire ou Un de ceux-ci obligatoire.
- Sous Traitement, vous pouvez éventuellement configurer les paramètres suivants :
- Sélectionnez la case à cocher Traité si vous voulez indiquer qu'une pièce de dossier a été traitée.
- Sélectionnez la case à cocher Date traité si vous voulez préciser la date de traitement. C'est possible uniquement si vous avez précisé que vous voulez faire traiter les pièces de dossier.
- Dans Modifier, indiquez si une pièce de dossier doit pouvoir être traitée après son envoi. Vous disposez des possibilités suivantes :
W : Traitement en dehors du workflow toujours possible
A : Traitement en dehors du workflow si pas encore traité
N : Traitement en dehors du workflow pas possiblePour pouvoir modifier une pièce de dossier envoyée dans un workflow, votre utilisateur doit être le propriétaire de la tâche (voir la configuration du workflow). Vous pouvez alors modifier la pièce de dossier, mais uniquement dans InSite. La modification de ce type de pièces dossier est donc impossible dans Profit Windows. Si une pièce de dossier du workflow ne s'y trouve plus, c'est la valeur du champ "Modifier" au niveau du type de pièce de dossier qui s'applique.
- Cliquez sur : Suivant.
- Sélectionnez la case à cocher Utiliser des champs libres si vous voulez également utiliser des champs libres et onglets pour les pièces de dossier de ce type.
Si vous ajoutez des champs et onglets à un type de pièce de dossier, vous devez d'abord sélectionner le type de pièce de dossier dans un écran séparé de l'assistant de création.
Il est également possible d'ajouter une pièce de dossier pour laquelle vous n'utilisez que des champs et onglets par défaut. Dans ce cas, ne sélectionnez pas ce champ.
- Cliquez sur : Terminer.
Définir les caractéristiques des paramètres :
- Ouvrez les propriétés de la pièce de dossier.
- Accédez à l'onglet : Paramètres.
- Sélectionnez la case à cocher Utiliser caractéristiques.
- Sélectionnez éventuellement la case à cocher Pièces sans caractéristiques autorisées.
- Précisez si des Caractéristiques doivent être utilisées pour les pièces de dossier de ce type. Si vous ne souhaitez envoyer qu'une simple pièce de dossier, par exemple une note, vous n'avez pas besoin d'utiliser les caractéristiques et de cocher cette case. Si vous voulez utiliser des caractéristiques, par exemple parce que vous voulez démarrer plusieurs workflows avec ce type de pièce de dossier, alors sélectionnez l'option.
Vous pouvez compléter les paramètres suivants pour les caractéristiques :
- Sélectionnez la case à cocher Autoriser uniquement combinaisons existantes si les seules combinaisons de caractéristiques existantes sont autorisées. Si vous ne cochez pas ce champ, les combinaisons peuvent être choisies librement.
- Sélectionnez la case à cocher Pièces sans caractéristiques autorisées si les pièces de dossier sans caractéristique sont également autorisées. Lorsque chaque pièce de dossier doit obligatoirement recevoir une caractéristique, ne sélectionnez pas ce champ.
Attention:
Si vous voulez rendre l'utilisation des caractéristiques obligatoire lors de l'envoi d'une pièce de dossier, ne sélectionnez pas la case à cocher Pièces sans caractéristiques autorisées. Ne sélectionnez cette case à cocher que si vous autorisez l'envoi d'une pièce de dossier avec ou sans caractéristique.
- Sélectionnez la case à cocher Appliquer filtre de données employé lors de l'envoi lorsque vous utilisez l'autorisation de filtre. Vous évitez ainsi que les employés non autorisés à envoyer ce type de pièce de dossier puissent voir le type de pièce de dossier concerné.
- Cliquez sur : OK.
Une fois le type de pièce de dossier ajouté, vous devez configurer les destinations pour lesquelles vous voulez utiliser celui-ci.
Voir aussi
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