Définition d'une pièce de dossier sur plusieurs destinations
La destination d’une pièce de dossier détermine dans quel dossier vous pouvez consulter cette pièce. Vous pouvez sélectionner plusieurs destinations. Si vous choisissez, par exemple, comme destination Employé et Cours, vous pouvez ouvrir la pièce de dossier envoyée à partir du dossier de l'employé et du cours.
Exemple :
Vous souhaitez définir les questions des clients comme pièce de dossier via un workflow. Les questions doivent avoir une destination fixe, afin de pouvoir les retrouver dans le dossier de la destination.
La destination obligatoire de la question de clients est de ce fait l'organisation/la personne dans Profit. Lors de l'envoi de la question, vous êtes ensuite obligé de sélectionner une organisation/personne. Ceci vous permet de toujours retrouver la question dans le dossier de l'organisation/la personne.
Non autorisé est la valeur par défaut pour toutes les destinations du type de pièce de dossier. Cela signifie que vous ne pouvez pas ajouter les pièces de dossier de ce type au dossier de la destination concernée. Vous pouvez définir le paramètre par destination vous-même.
Vous pouvez définir une pièce de dossier sur plusieurs destinations. Pour cela, sélectionnez plusieurs lignes dans un affichage. Il est important de sélectionner le champ Définir séparément par destination.
Envoyer les pièces de dossier pour plusieurs destinations :
Dans cet exemple, nous envoyons une pièce de dossier pour plusieurs projets. Le principe est le même pour toutes les destinations.
- Allez vers : Projets / Projet / Projet.
- Appuyez sur : [Ctrl+S].
- Sélectionnez les projets pour lesquels vous voulez envoyer la pièce de dossier.
- Cliquez sur l'action : Article(s) de dossier.
Un message indique à présent que l'action peut prendre quelques instants.
- Cliquez sur Oui à l'apparition du message lorsque vous voulez exécuter l'action.
- Sélectionnez le type de pièce de dossier..
- Cliquez sur : Suivant.
- Saisissez le sujet.
- Sélectionnez Définir séparément par destination, la pièce de dossier est complétée à l'aide du document avec les données de client incluses. Cela implique qu'un document est sauvegardé dans la base de données pour chaque destination séparément.
Cette option est désactivée par défaut. Dans ce cas, seul le document standard est ajouté, sans les données liées au client. Cela implique qu'un seul fichier est sauvegardé. Si vous supprimez ce document pour une seule destination, vous le supprimez chez tout le monde.
- Saisissez éventuellement une explication.
- Cliquez sur : Suivant.
Vous pouvez maintenant compléter les champs disponibles. Les champs dont il s'agit dépendent de la configuration du type de pièce de dossier.
- Cliquez sur : Suivant.
- Spécifiez la période d’utilisation.
Les champs et onglets dont il s'agit dépendent de la configuration du type de pièce de dossier. Par exemple, vous pouvez dorénavant sélectionner une Pièce jointe ou indiquer une Cible afin de déterminer ce que vous voulez faire avec la pièce de dossier.
- Fermez l’assistant.
Voir aussi :